Gestión de equipos
Automatización en RRHH: ¿por qué es más importante que nunca?
La automatización de recursos humanos es esencial para poder dedicar recursos a otras tareas de gestión de personal que aporten valor a la empresa.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
26 de febrero, 2025
En plena era de la digitalización, la automatización de procesos está a la orden del día. Es la mejor forma de sacar el máximo partido a los recursos de que dispone la empresa. Y entre los procesos que se pueden automatizar, tenemos la automatización de RRHH como requisito indispensable para seguir siendo competitivos.
Automatizar los procedimientos de recursos humanos es más importante que nunca. Muchas de las tareas que se realizan en este departamento son muy repetitivas.
Poder automatizar los procesos de RRHH nos permite ahorrar tiempo, trabajo y esfuerzo. Así, el equipo se centra en las funciones que aportan valor a la empresa.
¿Qué es la automatización de RRHH?
Para entender por qué es tan importante automatizar este departamento, habrá que comprender qué es la automatización de recursos humanos.
Se trata de utilizar la tecnología para acelerar la realización de tareas repetitivas. Así, ahorramos tiempo y prevenimos los errores humanos. Se reducen al mínimo.
De este modo, logramos mejorar la eficiencia y productividad de recursos humanos.
El hecho de reducir al máximo el margen de error también nos ahorra invertir tiempo y recursos -humanos, pero también económicos- en solucionarlos. La empresa tiene unos recursos limitados, y siempre es preferible invertirlos en lo que aporta valor.
Uno de los recursos determinantes en el procesos del talento humano es el uso de un software de recursos humanos como Sesame HR.
Este tipo de herramientas automatiza procesos de recursos humanos de forma eficaz. Son realmente fáciles de usar, y marcan la diferencia automatizando los diferentes procedimientos.
¿Cómo ayuda la automatización a RRHH?
Podemos identificar hasta seis poderosas razones para automatizar nuestros procesos de RRHH. La primera, la mejora de la eficiencia.
Ya hemos dicho que nos permite ahorrar tiempo y evitar los procedimientos repetitivos . También hemos mencionado que permite reducir y eliminar errores humanos.
Obtenemos una visión general de los datos de procesos del talento humano. Seguramente esta sea la principal razón para apostar por la automatización de RRHH, identificar tendencias y patrones.
A ello se le suma el refuerzo de la comunicación interna, pues mejora el trabajo en equipo y el conocimiento del trabajador.
La suma de todo ello redunda en una mejor experiencia del empleado. Mejora el ambiente de trabajo, los empleados saben qué esperamos de ellos y podemos ayudarles a crecer.
Incluso cuando es descartado, mejora la experiencia del candidato. Por último, la automatización de procesos implica un menor coste en procesamiento de papel.
¿Qué actividades del departamento de RRHH se podrían automatizar?
Un aspecto clave en la automatización de RRHH es saber qué procesos de recursos humanos de puedes automatizar.
Como bien sabrás, la gestión del talento y la fuerza laboral es la suma de varios procesos. Y prácticamente todos ellos pueden optimizarse gracias a la automatización:
- Reclutamiento y selección: la automatización permite filtrar candidaturas y descartar aquellos candidatos que no cumplen con lo que se busca. Facilitan el contacto y seguimiento de los candidatos. También ayuda a informarles sobre el resultado de su candidatura.
- Control horario: legalmente, estamos obligados a llevar el registro del control horario y guardar los datos. Un software de RRHH nos permite automatizar este control a partir del fichaje. Además, facilita su seguimiento tanto en el teletrabajo como cuando hay un horario flexible.
- Vacaciones, días libres y ausencias: la automatización de RRHH nos permite gestionar estas cuestiones de forma más eficiente. Con un click, los empleados pueden solicitar un día libre o las vacaciones. También aportar justificantes de ausencia. RRHH solo tiene que revisar y validar estas solicitudes.
- Gestión de nóminas: es uno de los procesos más complejos de RRHH. Podemos recopilar la información personal de cada trabajador, automatizar el envío, etc. Además, tenemos en cuenta las horas extra realizadas o las ausencias.
- Onboarding: el proceso de incorporación es fundamental para una buena experiencia. Incluye muchas tareas repetitivas, automatizarlas nos ayudará. Lo mismo pasa con el offboarding.
- Evaluación del empleado: permite analizar el rendimiento de los trabajadores. A través de las encuestas y evaluaciones obtenemos información de lo más interesante.
- Indicadores de RRHH: podemos aprovechar los datos recopilados para obtener informes e información sobre recursos humanos. La generación de informes automáticos nos ayudará con los indicadores de RRHH.
Otros procesos de automatización de RRHH
Estos que hemos visto son los principales procesos de recursos humanos que se puede automatizar.
Sin embargo, hay otros aspectos que no deberíamos perder de vista. Por ejemplo, la formación de empleados y capacitación de empleados. La automatización facilita a los empleado el acceso a dichos procesos.
La formación es una de las demandas de la plantilla. Es una forma de crecer, de desarrollarse en un puesto de trabajo. En consecuencia, nos ayuda a retener talento y reforzar el compromiso con la empresa. Sin la automatización, estos procesos no serían igual de eficientes.
También el control de gastos se puede gestionar mediante la automatización.
Otro aspecto del que nos podemos beneficiar es la firma electrónica o digital. Nos ofrece la posibilidad de firmar documentos de forma rápida y 100% segura. Esto incluye la firma de contratos o nóminas sin necesidad de estar presentes.
Aunque cueste de creer, la automatización de RRHH contribuye a construir la cultura de empresa. Nos ayuda a potenciar la comunicación interna, haciendo que sea más transparente. Debe ser un recurso para romper las barreras que hay entre los empleados y sus superiores.
Facilitar el contacto entre compañeros, ya sea en horizontal o en vertical, es esencial para el éxito. La automatización de RRHH mediante soluciones como Sesame HR nos ayuda a integrar estas funciones. Comunicarse sobre cualquier tema será mucho más fácil que antes de la automatización.
Auditoría y control de recursos humanos
Otra de las razones para apostar por la automatización de RRHH es que contribuye a una auditoría y control de recursos humanos más eficiente.
Sin ir más lejos, podemos ejercer el control de gasto. O analizar el tiempo que invierte la plantilla en completar las tareas encomendadas.
En este proceso de auditoría y control de RRHH se incluye la evaluación de recursos humanos y su gestión. Son aspectos clave a la hora de retener talento. ¿El equipo de Recursos Humanos está trabajando correctamente? ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del mismo? Información sensible que tu empresa necesita.
Por ejemplo, automatizando el proceso de onboarding sabremos por qué los trabajadores nos eligen para trabajar. Y automatizando el offboarding, podremos detectar patrones que revelen por qué se fuga el talento.
Sin la automatización de RRHH sería mucho más difícil completar este objetivo.
Evaluación de recursos humanos
Vamos a detenernos en una función esencial para el equipo de recursos humanos. Evaluar y gestionar el talento es clave si queremos que la empresa prospere.
Realizar evaluaciones de desempeño periódicamente solo es el primer paso. Recurrir a people analytics marcará la diferencia con nuestros competidores.
No nos cansaremos de repetir que la automatización de recursos humanos permite identificar las tendencias y comportamientos en nuestra plantilla.
Pero también identificar las carencias de la misma o sus fortalezas. Por eso, contar con una ayuda de este tipo nos permite tomar las mejores decisiones con el respaldo de los datos y la mejor información.
Por último, conviene volver a remarcar que la automatización de RRHH nos ayuda a potenciar la cultura corporativa. Seguro que tus principales competidores han apostado por ella.
Automatización en RRHH y competitividad
Decíamos al principio que automatizar los recursos humanos es sinónimo de agilidad y optimización de recursos. Pero también nos ayudará a ser más competitivos. Si miras a tu alrededor, verás que tus competidores más destacados ya han dado el paso. ¿Te quieres quedar rezagado o prefieres estar a su altura?
Basta con comparar los procesos de RRHH tradicionales con los automatizados para darnos cuenta de la importancia de la automatización de RRHH.
El fin de los procesos tediosos y repetitivos también supone un alivio para el personal. Y no solo para quienes trabajan en el equipo de recursos humanos.
La automatización nos permite potenciar los aspectos más destacados de la empresa. Sin pasar por alto el ahorro en recursos, ya sea en tiempo, esfuerzo o incluso recursos económicos.
En consecuencia, consolidamos nuestra cultura corporativa. El rendimiento es mayor, reforzando la comunicación interna y la confianza.
No podemos olvidar que la automatización de RRHH nos facilita el acceso a la información de forma global.
Nos resultará más fácil detectar posibles fallos, y los procesos de mejora serán más fáciles de implantar. Todo esto redundará en una mayor competitividad de todos los departamentos de la empresa.
¿Cuándo se deben automatizar los procesos en RRHH?
La automatización de procesos en Recursos Humanos implica el uso de tecnologías para optimizar tareas repetitivas y administrativas, permitiendo al personal enfocarse en actividades estratégicas y de mayor valor añadido. Implementar esta automatización en el momento adecuado es crucial para maximizar sus beneficios.
A continuación, detallo las situaciones y señales que indican cuándo es oportuno automatizar los procesos en RRHH:
Alta carga de tareas manuales y repetitivas
Si el equipo de RRHH dedica una cantidad significativa de tiempo a tareas administrativas como la gestión de nóminas, seguimiento de asistencia o actualización de registros de empleados, es indicativo de la necesidad de automatización. La implementación de sistemas automatizados puede reducir errores y liberar tiempo para actividades más estratégicas.
Crecimiento de la organización
A medida que la empresa expande su plantilla, los procesos manuales de RRHH pueden volverse ineficientes y propensos a errores. La automatización facilita la escalabilidad, gestionando eficazmente un mayor volumen de datos y procesos relacionados con los empleados.
Necesidad de cumplimiento normativo
Las regulaciones laborales y fiscales suelen ser complejas y cambiantes. Automatizar procesos como el registro de horas trabajadas o la generación de informes de cumplimiento ayuda a garantizar que la empresa se adhiera a las normativas vigentes, minimizando el riesgo de sanciones.
Demanda de análisis y reportes precisos
Cuando la organización requiere informes detallados y en tiempo real sobre métricas de RRHH, como rotación de personal, ausentismo o desempeño, la automatización proporciona herramientas analíticas que facilitan la toma de decisiones informadas.
Experiencia del empleado mejorable
Si se detecta que los empleados enfrentan dificultades con procesos como la solicitud de permisos, acceso a información personal o inscripción en beneficios, la automatización puede simplificar estas interacciones, mejorando la satisfacción y el compromiso del personal.
Integración de sistemas dispares
Empresas que operan con múltiples plataformas y herramientas para diferentes funciones de RRHH pueden enfrentar desafíos de coherencia y eficiencia. La automatización permite la integración de estos sistemas, creando un flujo de trabajo más cohesionado y eficiente.
Automatiza los procesos de RRHH con Sesame HR
Automatizar procesos de Recursos Humanos con Sesame HR ofrece múltiples beneficios que mejoran la eficiencia y productividad de las organizaciones. A continuación, se detallan las principales ventajas de implementar esta plataforma:
Centralización de la información
Sesame HR permite unificar todos los datos relacionados con los empleados en una única plataforma accesible desde cualquier lugar. Esto facilita la gestión eficiente de la información y mejora la toma de decisiones informadas sobre el capital humano.
Automatización de tareas administrativas
La plataforma automatiza procesos repetitivos como la gestión de nóminas, control de asistencia y administración de vacaciones. Esto libera tiempo al departamento de RRHH para enfocarse en actividades estratégicas de mayor valor añadido.
Mejora en la toma de decisiones
Sesame HR recopila y analiza datos en tiempo real sobre indicadores clave como rotación, absentismo y productividad. Esta información es vital para identificar tendencias, detectar áreas de mejora y evaluar el impacto de las políticas de recursos humanos en el rendimiento general de la empresa.
Incremento de la eficiencia operativa
Al digitalizar y optimizar los procesos de RRHH, se reducen los errores humanos y se agilizan los trámites administrativos. Esto contribuye a una mayor eficiencia operativa y a la reducción de costos asociados a la gestión del personal.
Mejora de la experiencia del empleado
Sesame HR ofrece herramientas de auto-gestión que permiten a los empleados acceder y actualizar su información personal, solicitar permisos y vacaciones, y participar en evaluaciones de desempeño. Esta autonomía mejora la satisfacción y el compromiso del personal.
Cumplimiento normativo y seguridad de datos
La plataforma garantiza que todos los procesos de RRHH cumplan con la legislación vigente en materia de protección de datos y otras normativas laborales, asegurando la confidencialidad y seguridad de la información.
Implementar Sesame HR para centralizar y optimizar los procesos de RRHH transforma el departamento en una unidad más eficiente, estratégica y centrada en las personas, aportando un valor significativo a la organización en su conjunto. ¿Quieres comprobar estas ventajas por ti mismo/a? Regístrate y obtén una prueba gratis por 14 días de la herramienta.
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