29 de enero, 2025

A partir la época de la pandemia, hay una tendencia marcada en empresas grandes o coworking. Contar con un sistema de reserva de salas está siendo una de las grandes características que cada vez solicitan más las empresas. ¿Conoces las ventajas de estas aplicaciones de reserva de espacios?

Hoy por hoy podemos encontrar diversos programas de reserva de salas para su uso, pero, sin duda alguno, Sesame HR destaca entre la competencia. Básicamente es un software para Recursos Humanos muy completo; contiene múltiples funcionalidades y entre ellas, está el sistema de reserva de salas. Conoce más a continuación.

¿Qué debe tener un sistema de reserva de salas de reuniones y espacios?

A estas alturas, muchas empresas ya utilizan alguna herramienta de Groupware para convocar reuniones, como, por ejemplo: Google Suite, Microsoft Exchange o Lotus Note. La integración permite que, en el mismo proceso de convocatoria, se pueda también invitar a personas, reservar las salas y los recursos que se necesitarán. De esta manera, se podrán establecer prioridades tales como: el tamaño de la sala, la ubicación física o los medios tecnológicos requeridos.

El sistema display, señalización o cartelería que ofrezcamos en la sala, si bien puede tratarse de algo opcional, ayudará al usuario a hallar la sala pautada en la convocatoria. Esto le aportará información relevante sobre la reunión: hora de inicio y fin de la reunión, puntos a tratar y persona que convoca, entre otras.

También se pueden disponer de displays de mayor formato en zonas comunes: recepciones, halls, salidas de ascensores, etcétera. Todo esto con información tipo ‘Wayfinder’ sobre la ubicación de las salas y/o reuniones para permitirnos ubicar fácilmente la que cumple con nuestros requisitos.

Cuando el coste sea una barrera para utilizar estos displays en cada una de las salas, también podremos implementar otras soluciones. Un ejemplo claro puede ser el uso de etiquetas con códigos QR en la entrada de las salas y una app que nos dará información y funcionalidad sobre la reunión.

Constantemente las reuniones necesitarán la presencia de usuarios en ubicaciones remotas y necesitaremos utilizar videoconferencia. nos será de gran ayuda, por ejemplo, que los usuarios encuentren en el dispositivo de videoconferencia una tecla para ingresar a la reunión de la convocatoria.

Algunos instrumentos nos ayudan a solicitar servicios añadidos que estén disponibles en la sala: solicitar soporte técnico, servicio de catering, etcétera.

Beneficios de implementar un programa de reservas

Proceso de reserva centralizado

La razón principal por la que es conveniente implementar el uso de una aplicación de reserva de salas, es que le permite centralizar todo el proceso de reserva. Esto facilita mucho la gestión del espacio de trabajo. Dependiendo de los diversos grados de permiso que tengan los usuarios, pueden usar las salas de videoconferencias en consecuencia. Dichos usuarios pueden comprobar si las salas de conferencias están disponibles o no en función de la capacidad y disponibilidad.

Fácil de utilizar

Estos sistemas, mayormente, tienen un diseño muy intuitivo; tal es el caso de Sesame. Este sistema ayuda a optimizar la reserva de espacios en su totalidad, especialmente a los empleados. Esto les permite llevar sus reuniones de una manera muy eficiente y productiva.

Elimina por completo el riesgo de conflictos

Una de las razones principales por las que se creó esta tecnología, fue eliminar el riesgo de todos los conflictos potenciales. Un programa de reserva de salas garantiza que todos los espacios que ya están reservados se vuelvan a apartar.

Soporte de trabajo idóneo

Existen múltiples sistemas de estos en el mercado. Cada uno posee un grupo de características diferentes. Sin embargo, es imperativo que escojas los servicios que viene con un soporte de trabajo idóneo. Las empresas quieren, mayormente, que estos sistemas brinden un nivel de flexibilidad de soporte de trabajo aún mayor.

Múltiples modos de reserva

Estos softwares son versátiles cuando se trata de brindar diversas vías para reservar salas. Estos sistemas simplifican todo el proceso de búsqueda de salas de conferencias. Dicho servicio también se puede proporcionar a través de una app o una plataforma de navegador.

Funcionalidad de los sistemas de reserva de salas

Estos sistemas están teniendo un auge evidente debido a la escasez de salas de reuniones que constantemente se presenta en las oficinas. Por esto, en los nuevos espacios de oficinas cada vez existen más espacios destinado a las salas. Como complemento a esto, los software de reserva de salas ayudan a sacar el máximo rendimiento a las salas existentes.

¿Ir hasta el sitio a reservar la sala o reservar la sala antes de ir al sitio?

Hoy en día, cada vez más se va entendiendo que no todos los trabajadores de una compañía tienen que estar todo el tiempo en la oficina. Existen diversos mecanismos de trabajo flexible, los cuales tienen muchos beneficios para los trabajadores y para las organizaciones.

Dentro de este esquema, el hecho de reunirse es uno de los motivos más comunes para dirigirse hacia la oficina. Lo lógico sería ir hacia la oficina a la hora en la que se tenga reservada la sala, para lo cual es necesario tener la posibilidad de reservar donde se esté.

Mediante el uso de un sistema de reservas podrás acceder remotamente, sin importar el lugar donde te encuentres y realizar una reserva. Es decir, podrás hacerlo remotamente.

Los días en los que tenías que ir hasta la empresa para anotarte en una lista y reservar el espacio, han pasado. Ahora, mediante el uso de un sistema de reserva de salas como el software de Recursos Humanos de Sesame HR, podrás optimizar procesos que antes te quitaban mucho tiempo y esfuerzo.

¿Qué problemas resuelve la reserva de salas de reuniones de Sesame?

Los problemas en la gestión de la reserva de salas de reuniones son múltiples y la confusión que genera, es de variados tipos. Aquí te listamos algunos con los que seguro habrás sufrido en alguna ocasión:

Una sala vacía no implica siempre una sala libre por lo que ocupar una sala sin reserva previa puede suponer que los trabajadores sean interrumpidos cuando ya han comenzado la reunión y se vean obligados a encontrar un lugar alternativo.
Tener que caminar por el edificio en busca de un lugar para trabajar disponible, perdiendo una enorme cantidad de tiempo cada día.
Las reservas se hacen en papel y no están visibles para todos y, cuando una reunión se cancela, la sala no se libera para otros.
Algunas salas por su determinada localización, pueden resultar inadvertidas por los trabajadores, lo que supone una falta de aprovechamiento de los espacios de la empresa.

Es por ello, que para eliminar las fricciones del día a día en relación a la gestión de salas de reuniones y facilitar la localización y reserva de espacios disponibles de trabajo colaborativo, Sesame pone a tu disposición su útil y sencilla funcionalidad de reserva de salas.

Con el software de RRHH y gestión de espacios de trabajo de Sesame HR, los usuarios pueden reservar el espacio en el panel de empleado de la web, o mediante su aplicación móvil, ¡hay una opción adecuada para todos!

Cómo funciona la reserva de salas de reuniones de Sesame

Para reservar una sala en la aplicación para gestión de espacios corporativos de Sesame HR, el empleado simplemente debe acceder a su panel de empleado a través de la página web o de su app móvil y seleccionar la pestaña «Reserva de salas» en el menú vertical izquierdo.

Tras esto accederá a la pantalla de Reserva de Salas, donde deberá hacer click en el botón «Crear nueva reserva» y cumplimentar los siguientes datos:

Título o nombre de la reserva
Descripción de la reserva
Seleccionar la sala que se desea en el desplegable de salas
Fecha, hora de inicio y de fin de la reserva.

Finalmente, haciendo click en el botón «Crear», la reserva quedará guardada en el gestor de reservas.

Cómo ves, con unos sencillos pasos, la tarea de gestionar y reservar salas de reuniones en el trabajo se convierte en algo realmente sencillo que ahorrará mucho tiempo y quebraderos de cabeza a tus empleados, pudiendo aumentar el tiempo que dedican a tareas con aporte de valor para el negocio.

¿Quieres testearlo por ti mismx? Regístrate, obtén una prueba gratis por 14 días y optimiza la gestión de tu equipo y de sus espacios gracias a Sesame HR.

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Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

Cómo funciona un sistema de reserva de salas de reuniones

¿Qué debe tener un sistema de reserva de salas de reuniones y espacios?