8 de octubre, 2024

En la era digital, las aplicaciones para fichar en el trabajo se han convertido en una herramienta fundamental para la gestión eficiente del tiempo y la asistencia de los empleados. Desde el departamento de Recursos Humanos, se debe enseñar un correcto uso de las mismas.

Como gestor de Recursos Humanos o manager de equipo, sabes que en la actualidad, fichar en el trabajo es una obligación legal en España. Desde que se implementó el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a llevar un control exhaustivo de las horas trabajadas por sus empleados.

Para cumplir con esta normativa de manera eficiente, las empresas han recurrido a las aplicaciones para fichar en el trabajo, herramientas que permiten registrar la jornada laboral de forma digital, evitando errores y optimizando procesos.

En este artículo te presentamos el top 5 de aplicaciones para fichar en el trabajo o control horario disponibles en España, y te ayudamos a elegir la mejor opción según las necesidades de tu empresa.

Top 5 aplicaciones para fichar en el trabajo

1. Sesame HR

Sesame HR es una de las aplicaciones para fichar en el trabajo más completas del mercado. Ofrece una solución integral para el control horario, permitiendo a los empleados fichar desde cualquier dispositivo móvil o desde un ordenador. Además, incluye funciones adicionales como la gestión de vacaciones, ausencias, y turnos de trabajo, facilitando una visión global de la jornada laboral de cada empleado.

Entre sus características principales se destacan:

Fichaje en tiempo real desde cualquier lugar.
Gestión de turnos y horarios flexible.
Registro de vacaciones, bajas y permisos.
Informes detallados y personalizados.
Compatible con la normativa laboral vigente en España.

Esta aplicación es ideal para empresas de cualquier tamaño que buscan una solución completa y fácil de usar.

2. Woffu

Es otra de las aplicaciones más populares para el control horario en España. Su interfaz intuitiva y fácil de usar permite registrar las entradas y salidas de los empleados de manera sencilla. También permite generar informes de las horas trabajadas y gestionar la jornada de trabajo de forma eficiente.

3. Bizneo HR

Es una solución de recursos humanos que incluye un módulo de control de presencia. Además de permitir a los empleados fichar en el trabajo desde sus dispositivos, Bizneo ofrece un sistema de notificaciones para mantener al equipo de recursos humanos al tanto de cualquier irregularidad en los registros.

4. Factor5

Esta destaca por su simplicidad y eficiencia. Se adapta a las necesidades de empresas pequeñas o medianas que necesitan una herramienta económica pero funcional. Permite el fichaje mediante dispositivos móviles, ordenadores y terminales físicos de control.

5. Nivimu

Esta es una plataforma que combina el control horario con la gestión de ausencias y vacaciones. Es especialmente popular entre empresas que valoran la transparencia y la comunicación interna, ya que permite a los empleados solicitar permisos y gestionar sus días libres de forma autónoma.

¿Cuál aplicación para fichar en el trabajo escoger?

La elección de la mejor aplicación para fichar en el trabajo dependerá del tamaño de la empresa, sus necesidades específicas y el presupuesto disponible. A continuación, te ofrecemos algunas recomendaciones:

Empresas pequeñas: Si buscas una solución sencilla y asequible, Factor5 es una buena opción, ya que ofrece lo esencial para cumplir con la normativa de fichaje sin grandes complicaciones.
Empresas medianas: Si necesitas gestionar turnos, vacaciones y tener una visión global del rendimiento de tus empleados, Sesame HR o Woffu pueden ser ideales.
Empresas grandes: Para empresas con más de 50 empleados que requieren una solución avanzada, con opciones de personalización y análisis detallados, Sesame HR ofrece un sistema robusto para controlar todos los aspectos del fichaje y más.

De todas maneras, si lo que buscas es una aplicación que combine funcionalidad avanzada, facilidad de uso y una excelente relación calidad-precio, Sesame HR se presenta como la mejor opción. No solo cumple con la normativa vigente, sino que también ofrece una gama completa de herramientas de gestión de RRHH, lo que la convierte en una solución integral para cualquier tipo de empresa.

En un entorno laboral donde el cumplimiento normativo y la optimización de recursos humanos son esenciales, contar con una aplicación para fichar en el trabajo es indispensable. Después de analizar las mejores opciones del mercado en España, Sesame HR se posiciona como la aplicación más completa gracias a su versatilidad, funcionalidades avanzadas y facilidad de uso.

Si estás buscando una solución que no solo te ayude a cumplir con la ley, sino que también impulse la gestión eficiente de tu equipo, te invito a probar Sesame HR.

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¿Cómo puede enseñar RRHH a usar las aplicaciones para fichar en el trabajo?

Seguro que alguna vez te has preguntado cómo sacarle todo el partido a las aplicaciones para fichar en el trabajo. Para conseguirlo, es primordial que toda la plantilla sepa cómo usarlas correctamente. Toma nota de todas las claves que te dejamos a continuación:

Comunicar de forma clara y concisa

La comunicación interna es la piedra angular de cualquier implementación exitosa. Desde el equipo de Recursos Humanos habrá que asegurarse de proporcionar información clara y concisa sobre la introducción de nuevas aplicaciones para fichar en el trabajo.

Para ello, se debe explicar a la plantilla los beneficios clave de la misma o cómo usar la aplicación para fichar en el trabajo y responder a preguntas frecuentes. La transparencia debe ser el pilar clave desde el principio, para sí reducir la resistencia al cambio.

Algunos consejos para comunicar de forma exitosa la información sobre la aplicación para fichar en el trabajo son los siguientes:

Empezar con los conceptos básicos, como por ejemplo cómo se debe crear una cuenta, iniciar sesión y registrar sus fichajes.
Ser paciente, ya que es posible que algunos de los empleados necesiten algo más de tiempo para acostumbrarse a la nueva aplicación para fichar en el trabajo.
Ofrecer apoyo al equipo, para que sus miembros sepan dónde pueden obtener ayuda si tienen problemas.

Realizar formaciones y sesiones de capacitación

Otra forma de enseñar a la plantilla a usar las aplicaciones para fichar en el trabajo es organizar sesiones de formación. Estas sesiones pueden ser impartidas por RRHH o por un proveedor externo, realizándose tanto de forma presencial como virtual.

La idea de organizar sesiones de capacitación interactivas para los miembros de la plantilla es que estas sean lo más prácticas posibles, con el objetivo de demostrar cómo es el proceso de fichaje en tiempo real, destacando las características clave y resolviendo cualquier pregunta que los trabajadores puedan tener.

Es aconsejable que las sesiones de formación sean interactivas y participativas para que los empleados puedan aprender a usar la aplicación de forma práctica. Para ello se puede elaborar un plan de formación, con diferentes puntos o sesiones. Un ejemplo del mismo sería:

Sesión 1: Introducción a la aplicación
- Qué es una aplicación de fichaje
- Cómo crear una cuenta
- Cómo iniciar sesión
- Cómo registrar sus fichajes
Sesión 2: Funciones avanzadas
- Cómo registrar ausencias
- Cómo ver sus informes de fichaje
- Cómo configurar notificaciones
Sesión 3: Preguntas más frecuentes y respuestas

No obstante, cada entidad puede dividir dicho plan y las sesiones dependiendo de las necesidades y el funcionamiento de dichas aplicaciones

Elaborar una guía del usuario

Más allá de las formaciones, el equipo puede tener dudas con el paso del tiempo. Por ello, una forma útil de hacerlo es proporcionar una guía de usuario clara y concisa que explique cómo funciona dicha aplicación para fichar en el trabajo.

Esta guía debe incluir imágenes o vídeos para ayudar a los empleados a comprender los conceptos básicos.

Ofrecer material de referencia

No solo la guía puede servir de referencia, RRHH también puede proporcionar a los empleados acceso a recursos en línea. Entre ellos se encuentran cualquier tipo de documento, manual detallado, tutorial en vídeo o infografías que resuelvan ciertas dudas o describan cómo actuar ante ciertos problemas.

De esta manera, se facilita el aprendizaje continuo y sirve como recordatorio acerca de las formas de usar las aplicaciones para fichar en el trabajo. Los recursos en línea pueden ser una buena manera para que los empleados repasen lo que han aprendido o para aprender sobre nuevas funciones de la aplicación.

Fomentar el uso responsable de dicha aplicación

Recursos Humanos debe demostrar la importancia de un uso responsable de las aplicaciones para el control del tiempo de trabajo. Para ello, se pueden explorar diferentes prácticas recomendadas, como el registro puntual y la verificación regular de los registros.

De igual forma, es recomendable destacar a la plantilla cómo el uso correcto de las aplicaciones para fichar en el trabajo contribuye a una gestión eficiente del tiempo y al cumplimiento de políticas internas.

Apoyo continuo

Es aconsejable también ofrecer un soporte continuo para resolver problemas y responder posibles preguntas que surjan. Para ello se debe establecer un sistema de soporte eficiente, ya sea a través de un equipo de soporte técnico o proporcionando puntos de contacto en el departamento de Recursos Humanos.

La disponibilidad de ayuda refuerza la idea de que el equipo de RRHH estará allí para respaldar a los trabajadores en la transición y el aprendizaje de estas aplicaciones para fichar en el trabajo.

Feedback continuo

Es recomendable que el equipo de Recursos Humanos reciba feedback por parte de las personas que usan dichas aplicaciones para fichar en el trabajo. Esto no solo brinda información sobre el funcionamiento de la misma, también permite detectar las áreas de mejora.

Por otro lado, demuestra un compromiso con la satisfacción del empleado, al considerar la posibilidad de ajustar la capacitación en función de los comentarios recibidos para optimizar la experiencia de aprendizaje.

Dicho feedback se puede obtener a través de diferentes formas como:

Envío de encuestas a los empleados.
Entrevistas individuales.
Reuniones en grupo.

Así, se podrá obtener una visión completa del funcionamiento de la aplicación para fichar en el trabajo.

Enseñar desde RRHH el uso de aplicaciones para fichar en el trabajo es fundamental para maximizar su eficacia y aceptación. La clave está en hacer que el proceso de aprendizaje sea lo más claro y accesible posible, facilitando la comprensión de las mismas.

¿Sencillo, verdad? Para descubrir más acerca de estas aplicaciones para fichar en el trabajo y otras de RRHH no dudes en visitar el blog de Sesame HR. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Aplicaciones para fichar en el trabajo: top 5 y cuál escoger