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Alternativas para enviar las nóminas a los empleados
El envío de nóminas a los empleados es una tarea que puede realizarse mediante diversas alternativas digitales. ¿Te animas a probarlas?
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
14 de junio, 2024
Todos los meses se repite la misma escena: un desfile de trabajadores frente a administración en busca de sus nóminas. La normativa legal obliga a entregar mes a mes, o según la periodicidad de los pagos, este documento a todos los asalariados que trabajan en la empresa. Por ello se deben tener diferentes alternativas de envío de nóminas.
Sin embargo, cada vez hay más posibilidades a la hora de afrontar este envío y preparación de nóminas a empleados. Conocer las diferentes alternativas puede ayudar a que la organización optimice un proceso a menudo tedioso.
Un software de nómina y recursos humanos
El primer paso para agilizar el proceso de envío de nóminas a empleados es contar con un ERP para nóminas. No deja de ser un software de nómina y recursos humanos que permite armar las nóminas mucho más rápido, de forma automatizada, con la seguridad de que no nos dejamos ningún campo por completar. Estas son las principales ventajas del ERP para nóminas:
- Reduce tiempos y costes: la automatización a la hora de calcular la nómina permite redactarla antes, entregando la nómina siempre a tiempo. Además, los cálculos se hacen sin margen de error así que se reducen las pérdidas por pagos de más o por incumplir las obligaciones fiscales.
- Menos errores: otra ventaja de la automatización es que el software reduce considerablemente el número de errores en el cálculo de las nóminas. Se pueden introducir los cambios necesarios sin temor a que se descuadre la nómina.
- La información, siempre a mano: un programa para la confección y envío de nóminas de empleados ayuda a generar una base de datos con las nóminas de cada empleado. En ella constan el horario, sueldo o prestaciones de todos ellos, con acceso inmediato en caso de necesidad.
- Automatización del proceso: reduce el esfuerzo manual en la generación y envío de nóminas, minimizando errores humanos.
- Cumplimiento legal: ayuda a cumplir con las normativas laborales y fiscales, manteniendo registros precisos y actualizados.
El resultado de utilizar un software para enviar nóminas de pago es un control mayor y más efectivo. El departamento de recursos humanos podrá ejercer un seguimiento continuo, incluido un registro de los diferentes movimientos generados.
👉 En el caso de programas como Sesame HR puede estar unido a la herramienta de control horario, imprescindible para el cálculo de las nóminas, lo que facilita todavía más la gestión y confección de las nóminas de los trabajadores. También puede ser el punto de partida de informes, estudios o análisis económicos de la empresa. ¿Te animas a probarlo?
Como enviar las nóminas
Contar con un software de nómina y recursos humanos también facilita el envío del documento a los trabajadores. La legislación establece que hay que entregarla en el momento del pago, pero no es obligatorio entregarlas en mano.
Lógicamente, el correo electrónico es la principal alternativa al envío de nóminas de empleados en mano, pero hay que tener en cuenta las diferentes cuestiones relacionadas con la protección de datos del empleado.
Alternativas de envío de nóminas
Envío de nóminas de empleados por correo electrónico
La situación es ligeramente diferente según si la empresa provee a sus empleados de una cuenta de correo electrónico corporativa o si estos utilizan su propia dirección personal. En el caso de las cuentas corporativas, se presupone que el propio proveedor es el que se encarga de aplicar todas las medidas de seguridad.
Cuando se envía al correo personal de los empleados, estos deben dar su consentimiento para recibir las nóminas por e-mail, y la empresa debe proponer una alternativa.
Conviene recordar que si la empresa decide enviar las nóminas por correo electrónico en vez de entregarlas en mano, la compañía deberá proporcionar los medios a los trabajadores para descargarlas.
No puede obligarlo a tener una conexión a internet para ello, aunque a día de hoy casi todo el mundo la tenga. Un último aspecto a señalar es que los correos deberían ser encriptados para evitar cualquier fuga de datos personales.
Ventajas:
- Rapidez: las nóminas se entregan inmediatamente.
- Accesibilidad: los empleados pueden acceder a sus nóminas en cualquier momento.
- Reducción de costes: Ahorra en costos de papel, impresión y envío físico.
Desventajas:
- Seguridad: necesita medidas robustas para proteger la información sensible.
- Dependencia de la tecnología: requiere acceso a internet y dispositivos adecuados.
👉 Si quieres ir un paso más allá, puedes realizar el envío de nóminas con la ayuda de un software de RRHH como Sesame HR. ¿Te animas a probarlo?
Envío de nóminas de empleados por correo desde una plataforma
Muchas grandes empresas cuentan con esta alternativa de envío de nóminas, a través de una plataforma propia donde los trabajadores tienen acceso a su calendario laboral, a los turnos, al convenio… y a las nóminas.
¿Es lícito colgar las nóminas en estas plataformas para que cada usuario las descargue? Sí, pero cumpliendo ciertos requisitos. De nuevo, la empresa debe facilitar al empleado el acceso a esta plataforma incluso si no cuenta con conexión a internet, y debe hacerlo dentro de su horario laboral. Este acceso se hará mediante las claves personales de cada trabajador.
Si el servidor es propio, la empresa deberá ocuparse también de la encriptación de datos, límite de accesos no autorizados, copias de seguridad o cortafuegos, entre otras medidas se seguridad.
En el caso de contratar la plataforma a un tercero, el proveedor es el responsable de que se cumplan estos requisitos de seguridad digital. Si no se toman estas medidas, existe el riesgo de que se produzca una fuga de datos personales.
👉 El uso de un ERP para nóminas suele ser compatible con las plataformas y el envío de nóminas de empleados por correo electrónico. No olvides que es obligatorio enviar las nóminas a todos los trabajadores de la empresa en el momento de su pago.
Si las entregas en mano para su firma, está la opción de incluir un software de firma digital para facilitar el proceso de firma y poder almacenar las nóminas sin necesidad de digitalizarlas de nuevo tras la firma del empleado.
Utilizar una plataforma de gestión de nóminas para enviar las nóminas puede ser una solución integral que combina generación, envío y acceso en una sola herramienta.
Ventajas:
- Automatización: facilita el proceso desde la generación hasta el envío.
- Acceso online: los empleados pueden acceder a sus nóminas en cualquier momento.
Desventajas:
- Coste: puede implicar una inversión significativa en software y mantenimiento.
- Formación: los empleados pueden necesitar capacitación para usar la plataforma.
👉 Por tanto una de las alternativas de envío de nóminas es el software de rrhh de Sesame HR, con él puedes enviar este tipo de documentos a los empleados para que tengan un fácil acceso a él. ¿Te animas a probarlo? ¡Pide una demo gratis ya!
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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Soy Sara González, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
