29 de noviembre, 2024

En gran parte, la comunicación interna es responsabilidad de Recursos Humanos. Este equipo es el que velará por el cumplimiento de la estrategia comunicativa. También el encargado de fomentar las acciones de comunicación interna en la organización. Una responsabilidad clave y estratégica.

Precisamente establecer una comunicación interna eficaz y eficiente será uno de sus retos. Hará que la información fluya correctamente, a la vez que mejora el clima laboral. Vamos a descubrir los mejores ejemplos de comunicación interna, las acciones clave que podemos implementar.

Antes de nada, recuerda que las acciones de comunicación interna solo funcionarán si la empresa escucha a sus trabajadores. El primer paso será escuchar a la plantilla. Crear un entorno donde los empleados puedan expresarse libremente, sabedores de que sus propuestas serán atendidas.

Concepto de comunicación interna en la empresa

La comunicación interna de una empresa es un fragmento de la comunicación integrada que enfoca sus acciones en los empleados de la organización. Sus metas principales son la distribución de información importante y estratégica dentro de un ambiente de labores empresariales. Este intercambio de discursos y mensajes puede ser desarrollado de las siguientes formas:

Comunicación horizontal: esta se produce entre empleados que poseen el mismo nivel jerárquico.
Comunicación vertical: es realizada entre líderes- liderados y viceversa.

Todo claro hasta este momento, sin embargo ¿de qué trata esa información? Bueno, esto es una cuestión bastante flexible. El mensaje puede ser más amplio, como la difusión de las misiones, visiones, los valores y objetivos empresariales. O también, puede ser más segmentado a un equipo en específico, como las metas del departamento o la retroalimentación del mismo.

Cabe destacar que el objetivo principal de la comunicación interna es mantener a los colaboradores bien alineados con las causas y aspiraciones de la empresa. De esa forma, se definen y estimulan conductas que se conectan a lo que expresa la organización en general. Para que esto ocurra, la relación con los profesionales de la empresa deberá ser transparente en todo momento, también sencilla, comprensiva y constante.

Ventajas de la comunicación interna

Incrementa la productividad empresarial

A partir del momento en el que los empleados se sienten a gusto con los objetivos de la compañía, es habitual que se esfuercen más. Cada colaborador comienza a entender mejor su papel dentro de la empresa, su relevancia y el impacto que su trabajo genera en los objetivos alcanzados.

Todo esto sumado hace que los profesionales conozcan cuánto ellos y sus equipos necesitan producir para que la empresa se beneficie de forma global.

Mejora el clima organizacional

Si ya has trabajado en una compañía, debes tener noción de lo fastidioso que resulta un ambiente laboral en el que las personas no interactúen. A través de la comunicación interna, los colaboradores son fomentados a desarrollar relaciones interpersonales. Sin duda alguna, esto permite crear un mejor clima laboral en todos los sentidos. Gracias a esto, la distancia entre departamentos disminuye y así las personas pueden comenzar a trabajar en armonía.

Disminuye la tasa de rotación

Las nociones de productividad en la empresa contribuyen a un mayor tiempo de permanencia de los trabajadores. Por otro lado, los empleados que se sientan retribuidos y felices en sus trabajos, tienen menos razones para tratar de salir de una empresa. Se tendrá menos en cuenta un cambio de aires cuando la calidad del ambiente laboral indique que merece la pena continuar en el equipo.

Facilita la adaptación de nuevos empleados

Un profesional recién contratado que entra conociendo la historia de la empresa y sus funciones, tiende a integrarse de forma sencilla. Como la comunicación interna de una empresa estimula la existencia del clima laboral dinámico y amigable, es importante que los nuevos empleados no estén aislados. Esto permitirá que se adapten de una forma rápida y sencilla.

Acciones de comunicación interna imprescindibles

Desarrollar un plan de comunicación interna

Sin lugar a dudas, el primer paso para gestionar esta cuestión es diseñar un plan de comunicación interna. Cualquier acción estratégica debe estar medida al milímetro, y esta no es una excepción. El plan nos ofrecerá unas pautas para gestionar la comunicación dentro de una empresa. Brindará herramientas y recursos.

Este documento debería tener la misma relevancia que los planes estratégico o económico. Si aún no existe, llegáis tarde. Definirá la comunicación entre empleados, departamentos y/o equipos de trabajo. También con la dirección de la organización.

En caso de contar con un plan de comunicación interna, ¿está funcionando? ¿Se ha implantado de forma exitosa? No podemos limitarnos a desarrollarlo, hay que hacer un seguimiento y aplicar mejoras. Encontrarás un ejemplo de plan de comunicación interna, de cómo hacerlo, en nuestra guía sobre este tema.

Comunicar en positivo

El lenguaje corporativo debe ser positivo. El uso de palabras o tonos negativos, incluso violentos, hace que los trabajadores se sientan ofendidos o menospreciados.

La comunicación interna busca todo lo contrario, fomentar el vínculo empresa-trabajador. No podemos crear conflictos o generar malestar interno por no saber comunicarnos.

Todo el mundo está más cómodo cuando se habla en positivo. Además, nos resultará más fácil lograr el objetivo si lo afrontamos desde una perspectiva positiva. Ofreceremos un buen feedback, la crítica será constructiva. No podemos limitarnos a criticar sin razón y sin ofrecer soluciones.

Brevedad y transparencia

Cuanto más breve sea la comunicación, más efectiva será. Muchas veces tendemos a darle vueltas al asunto, a llenar los mensajes de paja. Sin embargo, los mensajes largos y complejos pueden dar pie a malentendidos. O acabar difuminando el mensaje principal en su envoltorio. Lógicamente, no lograremos el objetivo comunicativo.

Una comunicación breve tendrá más impacto que una larga. Nos resultará más fácil hacer llegar el mensaje, conseguir que cale entre los receptores. De este modo, cumpliremos el objetivo. Pero más allá de ser breves y claros, tenemos que ser transparentes a nivel interno.

Los trabajadores deberían estar al día de las novedades de la empresa. También de las negativas. Es la mejor forma de cultivar su confianza. Además, nos ayudará a prevenir rumores o chismes que acaban empeorando el ambiente de trabajo. Si hay una mala noticia, mejor que se enteren por la propia empresa.

Utilizar las diferentes herramientas de comunicación interna

No son pocos los casos de comunicación interna en empresas ineficiente por no utilizar los canales adecuados. La transformación digital ha llegado también a la comunicación interna.

Y es una carta que la empresa debe saber aprovechar a su favor para ser más eficiente. Estas son algunas opciones:

Reuniones
Newsletters
Circulares
Revista corporativa
Tablón de anuncios
Buzón de sugerencias
Intranet corporativa
Redes sociales corporativas
Comidas, desayunos o cenas de empresa
Otros eventos o actos empresariales
Círculos de calidad
Grupos de Whatsapp o Telegram

Cada canal de comunicación tiene su momento adecuado. Realizaremos las acciones de comunicación interna en función de sus características o importancia.

Según las circunstancias, la mejor opción puede ser el chat interno, el correo electrónico, las circulares… Incluso las comunicaciones informales pueden ser una excelente herramienta de comunicación interna.

Encuestas de clima laboral

Una de las acciones de comunicación interna más interesantes son las encuestas de clima laboral. Nos permiten conocer la realidad de la empresa, una realidad de la que muchas veces no somos conscientes al 100%. Muchas veces, los resultados obtenidos en estas encuestas son sorprendentes.

Herramientas de comunicación como Sesame HR nos permiten configurar los cuestionarios y procesar las respuestas. En las encuestas, hay que preguntar a los trabajadores por la situación diaria en la empresa. Puedes combinar preguntas de respuesta cerrada con dos o tres donde puedan explicarse tranquilamente.

El anonimato en las encuestas hará que sean más sinceros al contestar. Y a partir de sus respuestas podrás llegar conclusiones que quizá no esperabas. Problemas regulares, fallos de liderazgo, una comunicación interna poco efectiva.

Crear un portal del empleado

Más allá de desarrollar encuestas laborales, un software de recursos humanos como Sesame HR nos permite desarrollar el portal del empleado.

Debe ser un espacio que facilite la comunicación entre la empresa y sus colaboradores. Por ejemplo, a la hora de compartir documentos como nóminas o justificantes de baja.

Unificar la comunicación interna, lograr que todo el mundo navegue en la misma dirección, es una de las tareas más complicadas. El portal del empleado juega un rol decisivo en este sentido.

Desarrollar el manual del empleado

Otra de las acciones de comunicación interna que podemos poner en práctica son los manuales para los trabajadores. En cierto modo, son una versión del libro de instrucciones de la empresa. En este documento quedarán reflejada la filosofía, cultura o principios de la organización. La forma de trabajar.

Su importancia es especialmente importante a la hora de integrar a los nuevos trabajadores. En este documento no pueden faltar los protocolos de comunicación en crisis. Cómo actuar ante un problema, qué hacer -y qué no hacer-, con quién contactar.

¿Quieres optimizar las acciones de comunicación interna en tu empresa? Con Sesame HR puedes lograrlo con unos pocos clics. Descubre todas las ventajas que este software de RRHH tiene con su funcionalidad de comunicación interna y muchas más. Regístrate y obtén la prueba gratuita por 14 días.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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