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8 Pasos para diseñar un plan de formación para empleados
¿Quieres apostar por el desarrollo profesional de tu plantilla? Toma nota de cómo hacer un plan de formación para empresas en 8 pasos.
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Mireya Ruiz
HR Consultant
27 de noviembre, 2024
¿Quieres contar con un equipo competitivo dentro del sector de tu empresa? Entonces, además de contar con talento humano de calidad, tienes que apostar por planes de formación continuados. De esta forma puedes potenciar el desarrollo profesional, la innovación y el reciclaje de los trabajadores. A continuación, te contamos cómo hacer un plan de formación de éxito.
Conoce además como una buena gestión de formación con tu equipo de trabajo beneficia a la motivación y a la productividad de tus empleados.
¿Qué es un plan de formación para empleados?
Un plan de formación para empleados, básicamente, es una estrategia de capacitación empresarial. Dicha estrategia describe con precisión las actividades, técnicas, objetivos entregables y los estudios que se utilizarán para capacitar a los trabajadores de la organización. Por otro lado, cabe destacar que se trata de la continuidad de la estrategia de la compañía y está incluido en el plan de recursos humanos.
Todo parte, inicialmente, de las personas que constituyen la empresa y las que contratamos. Para nadie es un secreto que los procesos de selección cuestan mucho dinero; la clave es poder hallar ese talento. Una vez que lo encontramos, debemos aprovecharlo en cada momento.
Además de poder contar con grandes profesionales y talento humano de calidad, debemos apostar por planes de formación continuados. En otras palabras, debemos tener planes de formación cada año según sea la estrategia de formación establecida.
Cómo hacer un plan de formación interna en la empresa
Saber cómo hacer un plan de formación supone preparar una serie de acciones de aprendizaje mediante las cuales los trabajadores de un mismo perfil profesional pueden ampliar sus habilidades y competencias laborales para tener un crecimiento profesional constante y no quedarse obsoleto.
Desde el departamento de recursos humanos se deben de diseñar programas de formación y cursos formativos para desarrollar mayores habilidades y competencias laborales. En este sentido, se deben desarrollar planes y formación a medida de cada puesto de trabajo, una tarea que no es nada sencilla.
Sin embargo, si sigues estos pasos, puedes configurar los planes de formación de la empresa a medida y conseguir tener un equipo muy competitivo, presta especial atención:
1. Analiza la situación actual
El primer paso para saber cómo hacer un plan de formación es repasar las oportunidades, debilidades y fortalezas de tu equipo. Este análisis debe incluir:
- Identificación de necesidades formativas: determina las áreas en las que los empleados necesitan mejorar o adquirir nuevas habilidades.
- Evaluación del desempeño: analiza los resultados de las evaluaciones de desempeño para identificar lagunas en las habilidades.
- Revisión de la misión y objetivos de la empresa: asegúrate de que el plan de formación esté alineado con la visión y los objetivos estratégicos de la empresa.
- Análisis de la competencia: observa las prácticas de formación de empresas competidoras para identificar oportunidades y amenazas.
A través de una evaluación por competencias, se puede investigar en qué aspectos puede crecer tu equipo. Es decir, que en función de las necesidades se pueden determinar los cursos de formación.
2. Escoge un público objetivo
Identifica qué equipos o individuos se beneficiarían más de la formación y el desarrollo de habilidades. Tal vez sean los nuevos empleados, los representantes de atención al cliente o los directivos. Este paso implica:
En base al perfil profesional que quieras potenciar, delimita una serie de profesionales que pueden aprovechar al 100% el programa formativo de la empresa. Así como aplicar los conocimientos a su día a día dentro de la jornada laboral.
3. Redacta los objetivos concretos del plan
Prioriza las áreas de formación y establece una serie de objetivos a corto y largo plazo para que tu plantilla se aproveche de los cursos formativos. Algunos aspectos a considerar son:
- Definición de objetivos SMART: asegúrate de que los objetivos sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo determinado.
- Resultados esperados: define claramente qué se espera lograr con la formación, como mejorar la productividad, reducir errores o aumentar la satisfacción del cliente.
- Indicadores de éxito: establece indicadores clave de rendimiento (KPI) que permitan medir el éxito de la formación.
Si no sabes cómo hacer un plan de formación ni por dónde empezar a redactar, las nuevas tecnologías pueden ayudarte a diseñar tu plan. Descubre como en nuestra guía de inteligencia artificial en Recursos Humanos.
4. Diseña el temario y el contenido de los cursos
Define el plan, así como el temario y los objetivos que deben cumplirse. En ese aspecto, es muy importante tener claro de qué punto se parte y hasta dónde se quiere llegar.
- Selección de temas: elige los temas que sean más relevantes para alcanzar los objetivos definidos.
- Estructura del curso: organiza el contenido en módulos o unidades que faciliten el aprendizaje.
- Materiales de apoyo: desarrolla materiales de apoyo como manuales, presentaciones, vídeos y ejercicios prácticos.
- Métodos de enseñanza: decide los métodos de enseñanza más efectivos, como sesiones presenciales, e-learning, talleres o seminarios.
Además, en este paso para diseñar el plan puedes elegir el método a seguir: clases online, clases magistrales, outdoor training, casos prácticos… La estructura del plan de formación interna tiene que quedar clara en este punto.
5. Selecciona a los formadores más comunicativos
Otro de los pasos para saber cómo hacer un plan de formación, es contar con un perfil cualificado de la empresa a nivel interno que puede encargarse de impartir las clases o bien contratar a alguien externo si se trata de una materia completamente nueva para el equipo. Algunos criterios para seleccionar a los formadores son:
- Experiencia y conocimientos: elige formadores con experiencia y conocimientos profundos en los temas a tratar.
- Habilidades de comunicación interna: asegúrate de que los formadores tengan buenas habilidades de comunicación y puedan transmitir el contenido de manera clara y efectiva.
- Capacidad de motivación: los formadores deben ser capaces de motivar y involucrar a los empleados en el proceso de aprendizaje.
- Adaptabilidad: elige formadores que puedan adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje y necesidades de los empleados.
Los formadores eficaces deben ser capaces de explicar conceptos e ideas con claridad. Deben utilizar términos sencillos y evitar la jerga confusa. Unas buenas dotes de comunicación les permitirán conectar con los empleados y asegurarse de que se entiende el mensaje.
6. Establece un sistema para evaluar los resultados
¿Cuáles son los resultados obtenidos? ¿Se han cumplido los objetivos? Revisa y evalúa los resultados tanto cualitativos como cuantitativos. En este sentido, se tienen que tener en cuenta la satisfacción laboral, la motivación en el trabajo y la utilidad. Algunas herramientas y métodos de evaluación incluyen:
- Encuestas de clima laboral y cuestionarios: realiza encuestas antes y después de la formación para medir cambios en el conocimiento y habilidades de los empleados.
- Evaluaciones prácticas: utiliza pruebas prácticas para evaluar la aplicación de los conocimientos adquiridos en situaciones reales de trabajo.
- Feedback continuo: recoge feedback de los participantes y de sus supervisores para identificar áreas de mejora.
- Análisis de rendimiento: compara los indicadores de rendimiento antes y después de la formación para medir su impacto.
Es vital que aprendas más sobre este campo si no sabes cómo hacer un plan de formación efectivo.
7. Programa la formación interna en la empresa
¿Los cursos formativos se realizarán en horario laboral? ¿Se pueden hacer desde las instalaciones de la empresa o es necesario desplazarse presencialmente? ¿Cuántas horas dura el curso?
Planificar la logística de la formación es fundamental para garantizar que se lleve a cabo de manera efectiva. Esto incluye:
- Calendario de formación: establece un calendario detallado con fechas y horarios de las sesiones de formación.
- Reservas de espacios y recursos: asegúrate de que los espacios y recursos necesarios estén disponibles y reservados.
- Comunicación a los empleados: informa a los empleados sobre el plan de formación, incluyendo fechas, horarios, objetivos y expectativas.
- Registro de asistencia: lleva un registro de la asistencia para asegurarte de que todos los empleados participen en la formación.
Si la formación se debe computar dentro del horario laboral es imprescindible poder fichar y registrar las horas de formación, con el software de Recursos Humanos de Sesame HR todo ello es muy fácil con unos pocos clics. Tus trabajadores podrán fichar desde cualquier lugar y en cualquier momento, así como añadir en el gestor de tareas el tiempo exacto que destina al curso formativo.
8. Analiza los resultados y reorienta si es necesario
Una vez concluido el programa formativo en la empresa, es importante analizar los resultados para determinar qué ha funcionado y qué puede mejorarse. Evaluar la formación ayuda a garantizar la máxima eficacia en futuros programas.
Esto implica:
- Revisión de los objetivos: evalúa si se han alcanzado los objetivos definidos inicialmente.
- Análisis de feedback: revisa el feedback recibido de los participantes y formadores para identificar áreas de mejora.
- Ajustes en el contenido y métodos: realiza ajustes en el contenido y métodos de enseñanza en función de los resultados y feedback obtenidos.
- Planificación de futuras formaciones: utiliza los aprendizajes obtenidos para mejorar la planificación de futuras sesiones de formación.
Realiza un seguimiento para ver si los resultados de la formación y el aprendizaje son los esperados y si es rentable seguir impartiendo dicha formación o mejorarla.
Con todo lo comentado anteriormente, saber cómo hacer un plan de formación en la empresa es fácil y sencillo. Con ello conseguiremos que todos los trabajadores puedan manejarse con total libertad y seguir creciendo profesionalmente dentro de la empresa.
Objetivos de un plan de formación en la empresa
El objetivo de un plan de formación interna es optimizar el desarrollo profesional, la innovación y el nivel de reciclaje de los empleados que constituyen la plantilla. A través de todo esto, se espera mejorar el crecimiento profesional y personal de los trabajadores de la empresa. Ahora bien, a continuación, mencionaremos los objetivos detalladamente:
Todas las organizaciones necesitan de innovación y esta misma implica tener más conocimientos, en general, esto genera una mayor necesidad de formación.
Por otro lado, la formación te permite diferenciarte de la competencia y agrega un valor añadido a la actividad dentro de un mercado tan competitivo.
La compañía, finalmente, sale beneficiada al generar empleados ideales para cada puesto de trabajo. Esto, debido a que tiene la oportunidad de diseñar el plan de formación a la medida de sus exigencias.
Beneficios de implementar un plan de formación
- Incrementa los niveles de satisfacción laboral: a través de la formación laboral, los empleados se sentirán mejor capacitados para cubrir su puesto de trabajo.
- Impulsa el talento interno: en otras palabras, tendremos la oportunidad de formar gente que ya tenemos preparada dentro de la compañía.
- Mejora la imagen empresarial y de marca: un plan de formación es un beneficio social para los trabajadores y habla mucho de que la empresa cuida a su personal.
- Ayudan a encontrar tareas obsoletas que restan productividad: porque siempre que se haga algo de una manera no tiene por qué tratarse de la más productiva. A través de dicho plan, podemos fijarnos en estas debilidades y mejorar.
- Permite el desarrollo de perfiles interdisciplinares: en teoría, no especialistas. Podemos encontrar talento interno que podría moverse y encajar en diversos puestos de trabajo o departamentos. En este caso específico, si un puesto desaparece a futuro, nos permite recolocarlo.
- Incrementa el rendimiento global de la compañía: incrementa el rendimiento general de la empresa. Personas mejores formadas es igual a incrementar los niveles de productividad y, en resumen, incrementa la rentabilidad.
Ejemplo de plan de formación en la empresa
Hay varios ejemplos de plan de formación en la empresa que puedes implementar entre tus empleados si no sabes cómo hacer un plan de formación. Eso sí, deberás establecer cuál es el más adecuado según sus necesidades.
Formación de onboarding
La formación de onboarding de empresa es clave para integrar a los nuevos empleados en la cultura y valores de la empresa. Esta capacitación inicial les presenta información esencial para desempeñar su trabajo.
¿Cómo hacer un plan de formación de onboarding? El contenido de un programa de onboarding debe incluir:
- Información sobre la historia, misión y visión de la compañía.
- Descripción del puesto de trabajo, responsabilidades y expectativas.
- Información sobre políticas, procesos y procedimientos internos.
- Presentación del equipo y compañeros.
Formación de riesgos laborales
La formación de riesgos laborales es fundamental para cualquier empresa. Debes asegurarte de que tus empleados conozcan los peligros de su puesto de trabajo y cómo prevenir accidentes o enfermedades profesionales.
El contenido de este tipo de formación de empleados debe incluir información sobre los riesgos específicos de cada puesto. También es importante incluir medidas preventivas, primeros auxilios y planes de emergencia.
Formación de productos y servicios
La formación de productos y servicios es clave para que tus empleados puedan vender y atender mejor a los clientes.
Deben conocer a fondo las características, ventajas y beneficios de cada producto y servicio. Es decir, los empleados deben conocer el catálogo de la empresa y las novedades que surjan con el tiempo.
Si no sabes cómo hacer un plan de formación de producto, ponte en contacto con los responsables de esta área para asentar la base del curso.
Formación técnica
La formación técnica es fundamental para el crecimiento de los empleados. Brinda conocimientos específicos sobre procesos, herramientas y tareas que se realizan en el puesto de trabajo.
Los contenidos técnicos incluyen información sobre el manejo de maquinaria, sistemas informáticos y habilidades manuales. Por ejemplo, un curso de Excel, atención al cliente o de cierre de ventas.
Esta formación permite a los empleados mejorar su productividad laboral.
Formación en habilidades blandas
Las habilidades interpersonales son esenciales para el éxito profesional, por lo que es fundamental ofrecer formación en este ámbito.
Concéntrate en habilidades como la comunicación, el pensamiento crítico y la resolución de conflictos. Estas aptitudes son útiles en todos los puestos y departamentos.
Así que ya sabes cómo hacer un plan de formación interna efectivo. Y no es tan complicado como parece. Sigue estos ocho pasos y elige un tema relevante para tu empresa. Verás cómo los empleados mejoran sus habilidades y se sienten más comprometidos.
Si quieres saber más, sigue leyendo en nuestro blog. Recuerda, somos tu software de RRHH de referencia.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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