Control de gastos
Gestión de tickets de gastos: ¿cómo se lleva a cabo en la empresa?
¿Quieres mejorar la gestión de los tickets de tu empresa? Sigue nuestros consejos, y respáldate con ayuda digital para conseguirlo. ¡Léenos!
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Sara González
HR Consultant
13 de marzo, 2025
La gestión de tickets y facturas en una empresa puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Si se quieren evitar futuros problemas, es conveniente tener un sistema de gestión de tickets de gastos de calidad.
En la actualidad, cada vez más entidades llevan a cabo una digitalización, para una buena control de gastos. Para mejorar esta tarea, toma nota de todo lo que te contamos en este artículo. ¡No te lo pierdas!
¿Qué es un sistema de gestión de tickets de gastos en la empresa y para qué sirve?
Un sistema de gestión de tickets de gastos es una herramienta diseñada para registrar, procesar y supervisar las solicitudes de reembolso de gastos realizadas por empleados dentro de una empresa. Este sistema permite a los empleados reportar sus gastos, ya sea por viajes, compras o cualquier otro desembolso relacionado con actividades laborales, de manera estructurada y eficiente.
Las funciones principales de un sistema de gestión de tickets de gastos son:
- Registro de gastos: los empleados pueden ingresar detalles de sus gastos, adjuntar recibos y especificar categorías correspondientes, facilitando una documentación precisa y organizada.
- Automatización del proceso de aprobación: las solicitudes de reembolso se envían automáticamente a los supervisores o departamentos correspondientes para su revisión y aprobación, agilizando el flujo de trabajo y reduciendo retrasos.
- Integración contable: estos sistemas suelen integrarse con el software de contabilidad de la empresa, permitiendo una actualización en tiempo real de los registros financieros y asegurando la coherencia de la información.
- Cumplimiento fiscal: al digitalizar y almacenar electrónicamente los recibos y documentos relacionados, se facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y se simplifica el proceso de auditoría.
Los tickets de gastos en las empresas
En las compañías se suelen emplear dos conceptos similares como son el de ticket de gasto y el de factura ordinaria. No obstante, es recomendable diferenciar ambos términos. Así pues:
- Las facturas ordinarias son documentos que se expiden en establecimientos comerciales por parte de las empresas. Con ellas se gestionan las operaciones cotidianas para registrar la venta de productos y servicios. En ellas, aparecen datos básicos del negocio o cliente, así como las cifras de venta y los impuestos.
- Los tickets de gastos, por su parte, son documentos que sirven como comprobante de una transacción, pero no sustituyen a la factura. Estos están vinculados a los términos de factura simplificada, usándose en aquellas operaciones de menos de 400 €.
Lo normal, es que los costes de movilidad no superen los 400 euros y, por lo tanto, se usan tickets en los que se expresa lo que consume un empleado estando fuera por motivos laborales. Estas también se pueden expedir cuando se trata de facturas rectificativas.
Entre los gastos que se engloban en los mismos están:
- Transporte de personas y equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración, como bares, restaurantes o similares.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Peajes de autopistas.
¿Cómo llevar a cabo una buena gestión de tickets de gastos?
Para una correcta gestión de tickets para empresas es necesario seguir una serie de normas con las que evitar posibles problemas. Entre los pasos para contar con un sistema de gestión de tickets correcto están:
Concienciar a tu plantilla
Lo primero que se debe hacer es concienciar a los empleados de que dichos documentos justifican una inversión que se ha realizado para cumplir con ciertos objetivos para la compañía. Por eso, dichos gastos deben ser proporcionales.
Esto quiere decir que se tiene que asegurar el derecho de los trabajadores al bienestar cuando trabajan fuera de la oficina, pero no deben afectar a la rentabilidad de la compañía.
Establecer reportes diarios de tickets
Lo más recomendable para una correcta gestión de tickets de gastos es realizar un reporte diario de los mismos, con el objetivo de agilizar la gestión administrativa y contable de los mismos, además de justificarlo a Hacienda.
En estos casos, ciertos softwares como el de Sesame HR permiten automatizar procesos, agilizándolos y llevando un mayor control.
Exigir facturas cuando se considere necesario
En caso de que falten datos o información esencial, se debe solicitar una factura ordinaria. Eso puede deberse, por ejemplo, a una necesidad de contar con un documento legal en el que quede especificado el desglose de impuestos.
Estos ayudan a mejorar la gestión de tickets y comprobar si existe algún tipo de fraude, por falta de fechas o cuantías, así como posibles duplicidades.
Establecer la moneda en la que deben aparecer
Esto puede parecer obvio, pero en caso de viajar fuera de países de la Unión Europea, habrá que recordar que estos tickets y las transacciones deben estar realizados en euros. Asimismo, estos en España solo pueden emitirse en euros.
Digitalizar dichos documentos
Contar con un sistema de gestión de tickets profesional es necesario para la optimización de cuentas y gastos. En la actualidad, la mayoría de software de RRHH permite digitalizarlos, categorizarlos y almacenarlos en una nube, evitando que se extravíen.
Para ello, se puede contar con hojas de gastos organizadas en las que supervisarlos. Así, para establecer una gestión de tickets en empresas se deben seguir los siguientes pasos:
- Almacenar los tickets relacionados con cada una de las áreas (dietas, transporte, alojamiento, etc.), con ayuda de un gestor documental que simplifique este proceso. De esta manera, se evita acumular papel.
- Es recomendable que cada empleado pueda subir desde la plataforma y hacer una gestión de los tickets de gastos. Así se puede controlar cuánto se debe a cada uno y pagarlo directamente de forma más sencilla.
- Contar con una política de gastos y tickets definida para discernir aquellos que la empresa quiere asumir y cuáles no. Muchas veces esta información se encuentra en los convenios colectivos.
- Conocer las actualizaciones de la legislación al respecto, estando al día de las novedades.
- Evitar duplicar conceptos y registrar un ticket dos veces, pudiendo comprobar si ya está contabilizado o no y ahorrar tiempo.
Si se siguen todos estos pasos, se obtendrá una correcta gestión de tickets de gastos de forma sencilla.
Ventajas de tener un sistema de gestión de tickets para empresas
Contar con un sistema de gestión de tickets para empresas tiene múltiples ventajas para la empresa. Algunos de estos beneficios son los siguientes:
- Tener un sistema de emisión de tickets bien estructurado conduce a una mejor organización y disminuye el tiempo de trabajo.
- Optimiza el proceso de clasificación, reduciendo la pérdida de información. Así se pueden priorizar tickets, estableciendo categorías y evaluándolos. Esto lleva a una mejor organización interna.
- Permite una resolución de conflictos y problemas más rápida.
- Mejoran la comunicación y colaboración con los miembros del equipo. En el software actual se pueden agregar notas y actualizaciones, facilitando la colaboración y el intercambio de información relevante.
- Aumenta la productividad laboral, al acortar los tiempos de respuesta y perfeccionar los flujos de trabajo.
- Se obtiene un mayor control de las solicitudes desde la apertura hasta el cierre, obteniendo un historial de interacciones. Además, aporta un seguimiento detallado de cada ticket, con comentarios y actualizaciones de cada uno de ellos. Así, se puede llevar una mejor gestión de tickets de gasto.
- Fomenta la transparencia en la comunicación con clientes y el resto de la compañía.
- Reducen costes, al optimizar procesos y maximizar la eficiencia. Así se puede lograr un ahorro significativo y aumentar la rentabilidad.
¿Qué características debe tener un buen sistema de gestión de tickets de gastos?
Las características esenciales que un buen sistema de gestión de tickets de gastos para la empresa debe tener son:
- Digitalización y automatización: la capacidad de digitalizar recibos y automatizar procesos reduce errores manuales y agiliza la gestión de gastos. Estas facilitan la recuperación del IVA y mejoran la eficiencia financiera.
- Integración con sistemas contables: un sistema efectivo debe integrarse con el software de contabilidad existente, permitiendo una actualización en tiempo real de los registros financieros y asegurando la coherencia de la información.
- Cumplimiento normativo: es crucial que el sistema garantice el cumplimiento de las normativas fiscales y de auditoría, proporcionando transparencia y trazabilidad en todas las transacciones.
- Acceso móvil y multicanal: permitir a los empleados registrar y gestionar sus gastos desde dispositivos móviles o diferentes plataformas facilita la adopción del sistema y mejora la eficiencia operativa.
- Análisis y reportes en tiempo real: la generación de informes detallados y análisis en tiempo real ayuda a identificar patrones de gasto, áreas de mejora y oportunidades de ahorro, apoyando la toma de decisiones estratégicas.
Sesame HR: la mejor herramienta para la gestión de tickets en la empresa
Sesame HR se destaca como una solución integral para la gestión de gastos en las empresas, ofreciendo funcionalidades que optimizan y simplifican este proceso. A continuación, se detallan las principales razones por las cuales Sesame HR es una excelente elección para la gestión de gastos corporativos:
Centralización y automatización del registro de gastos
La plataforma permite a los empleados registrar sus gastos de manera inmediata y sencilla, simplemente subiendo fotografías de los recibos a la aplicación. Esta funcionalidad automatiza la creación de notas de gasto, reduciendo errores y agilizando el proceso de documentación.
Seguimiento en tiempo real y aprobación eficiente
Los gestores pueden visualizar todos los gastos en tiempo real, lo que les permite aceptar, rechazar o solicitar información adicional de manera ágil. Esta transparencia mejora la eficiencia en la gestión y garantiza un control financiero más efectivo.
Integración con tarjetas corporativas
Sesame HR ofrece tarjetas físicas y virtuales para que los empleados realicen pagos corporativos. Estas tarjetas están integradas en la plataforma, facilitando el registro automático de gastos y reduciendo la necesidad de reembolsos en nómina.
Configuración personalizada y compatibilidad contable
La herramienta permite personalizar categorías de gastos y asignar códigos contables específicos, lo que facilita la integración con sistemas contables existentes y simplifica la contabilidad de la empresa.
Almacenamiento seguro y cumplimiento legal
Sesame HR está certificado por la Agencia Tributaria, lo que permite la digitalización y almacenamiento seguro de los recibos, eliminando la necesidad de conservar documentos en papel y asegurando el cumplimiento de las normativas fiscales.
El software de Sesame HR ofrece una solución completa y eficiente para la gestión de gastos empresariales, combinando automatización, transparencia y personalización para optimizar los procesos financieros de las organizaciones. ¿Quieres optimizar la gestión de tickets de tu empresa de forma sencilla? Regístrate y obtén una prueba gratis de Sesame HR por 14 días.
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