19 de octubre, 2021

Sea cual sea el motivo, en ocasiones una empresa tiene que transmitir a sus empleados un mensaje específico para informar de una situación, de una nueva decisión o medida que afectará positiva o negativamente al trabajo del día a día. Hablamos de los comunicados en la empresa y de cómo fortalecer la comunicación interna, facilitar o mejorar dichos procesos comunicativos para que reine la transparencia y que con los mensajes enviados se pueda obtener el resultado esperado por parte de los equipos de trabajo.

Sin embargo, para emitir un comunicado interno se requieren unas pautas, un información básica e imprescindible. Hablamos de cuidar cada detalle, desde los canales o herramientas de comunicación empresarial como tal hasta la asertividad con la que nos dirigimos a las personas. Saber cómo emplear el lenguaje a un nivel corporativo es la clave de todo. Construir un mensaje eficaz, claro, que no de lugar a dudas, que no genere inseguridad, que sea conciso. Esto quiere decir, cuidar a la perfección el envío del mensaje en cuanto a dejar claro quienes son los receptores, a quién y cómo afecta, el departamento en cuestión o por contra a toda la empresa en general.

Estos datos son importantes porque sencillamente es importante saber comunicarse de manera correcta con los equipos de trabajo. Por ello, valorando los métodos para comunicarse en la empresa encontramos ciertos errores y aciertos que conviene vigilar de cerca.

Cómo fortalecer la comunicación interna

Para aumentar la eficiencia y la eficacia de la comunicación interna en la empresa, en las siguientes líneas nos detenemos en algunos de los consejos cuya respuesta puede ser más positiva para lograr la cohesión completa del equipo y ante todo que la información sea accesible para todos.

1. Si comunicamos, mejor en positivo

En otras palabras, para que fluya la comunicación interna de la empresa es mejor apostar por un lenguaje positivo. Ecitar expresiones de índole negativa como podría ser el característico «estás equivocado/a». Este mensaje si hay algo que puede atraer son sensaciones negativas. Es preferible apostar por aquello en lo que hay unión, por aquel lenguaje corporativo y asertivo con el que la persona que nos está escuchando se sienta cómoda, logrando otra respuesta positiva por su parte.

2. El poder de lo breve

Lo breve, lo conciso. Un mismo mensaje transmitido con varias palabras pero con una misma idea acaba por tener un calado mucho más fuerte en los destinatarios a base de la repetición. Además, los mensajes breves facilitan la comunicación interna de la empresa porque evitan las contradicciones y cualquier tipo de mensajes que sean confusos.

3. Qué, cómo, cuándo, dónde, quién, por qué

O lo que es lo mismo, las 5 W, que nos ayudan a emitir comunicados internos sin dejarnos nada importante por decir. Esto es la esencuia de las noticias y en parte nos ayuda a determinar cómo de importante es cada información y cómo debe ser transmitida correctamente. Al mismo tiempo, se genera un proceso de narración estructurado, haciendo que todo tenga mayor sentido y despejando cualquier tipo de duda que pueda surgir.

4. El poder de las relaciones mediante el #teambuilding

Y así se refuerza el sentimiento de pertenencia, se aumenta la motivación de los trabajadores, se favorece la confianza y los equipos permanecen más comunicados. Son acciones más bien relacionadas con el ocio dentro del seno empresarial.

De forma más tradicional, no nos olvidamos tampoco de las reuniones de equipo, a nivel de departamentos o de la empresa en su conjunto, para compartir las experiencias, el trabajo de los próximos días, las tareas, los resultados, los logros. Las reuniones de tipo periódico en este sentido son perfectas para compartir y contagiar la pasión por el trabajo que se hace.

5. Establecer protocolos de comunicación en crisis

Una mala situación económica, una crisis social, una crisis ambiental. Se trata de factores externos e internos que repercuten en la actividad habitual de una empresa sin embargo, ¿se les da la importancia que se requiere? En la mayoría de los casos no, por eso es tan importante crear un manual o una guía de comunicación interna en la empresa, en la que se puedan proporcionar soluciones ante ciertas circunstancias o adelantarse a ciertos escenarios para tenerlo todo bajo control.

Mientras escribimos estas líneas nos encontramos en sumergidos en plena crisis por el COVID-19, conocido como el coronavirus. Por este motivo, desde las empresas, establecer un patrón de actuación mediante un comunicado, puede ser la medida más eficaz para transmitir tranquilidad, próximos pasos, medidas de actuación, de ayuda. Para cada tipo de crisis cuando especialmente es de tipo externa, una empresa también se ve obligada a pronunciarse y a ejercer su responsabilidad.

6. Elegir el canal adecuado

La elección del canal mediante el cual se va a realizar el comunicado de empresa es muy importante. Se ha de tener en cuenta el uso que le dan los empleados y el nivel de importancia / profesionalidad. Una comunicación de equipo sin mucha relevancia puede comunicarse, por ejemplo, por Skype, pero cambios empresariales es mejor que se utilicen vías como el correo electrónico o incluso las cartas o documentos circulares.

En Sesame contamos con una función de alertas y aprobaciones. Esta permite recibir y enviar las notificaciones que se necesiten. Avisos de los empleados, excesos de jornada, peticiones de ausencia u horas extra, olvidos de fichaje… ¡Lo que se necesite!

Lo que NO facilita la comunicación en la empresa

En el lado opuesto, nos encontramos con otras actitudes que no favorecen la comunicación interna de una empresa, y están estrechamente relacionadas con la transparencia y la escucha. ¡Toma nota!

1. Subestimar el poder de la comunicación

Por sencillo que parezca, un error de comunicación habitual en las empresas es restarle importancia a este asunto. A menudo se subestima el poder que tiene la comunicación, y caer en este fallo aumenta por ejemplo la desconfianza por parte de las personas que componen los equipos de trabajo. Llevar a cabo procesos de comunicación formales e informales mediante un panel del empleado tiene más beneficios de los que imaginamos para toda una empresa, especialmente porque favorece la integración, compromiso, confianza y satisfacción global.

2. No recurrir a las redes sociales

Y te preguntarás, ¿qué tienen que ver las redes sociales con la comunicación interna de la empresa? La respuesta es muy sencilla, ya que no deja de ser otro canal bastante conciso y atractivo para los empleados, donde se puede fomentar tanto el compromiso como la comprensión. Si bien es cierto que muchas de estas redes sociales son de carácter externo, existen otras redes sociales de tipo empresarial que favorecen la comunicación privada en el seno de una institución, como es el caso de Yammer. Estas redes sociales, fomentan a la par el sentimiento de pertenencia al grupo, ya que al mismo tiempo que se comparten resultados, conocemos más el trabajo que otros hacen, aprendemos a escuchar.

3. No apostar por la comunicación face to face

¿Has escuchado en alguna ocasión de «las cosas a la cara» pues eso es lo que quiere decir este consejo. Todo lo que decimos desde la perspectiva empresarial tiene una respuesta en el emisor, y cuanta menos distorsión haya en los canales, mejor. El lenguaje corporal siempre será poderoso. Y a veces no hay nada como sentarse, hablar y expresarse correctamente evitando los mal entendidos que pueden ocasionarse a través de las pantallas, es decir, a través de un simple correo electrónico o un software para enviar mensajes.

4. Cuando no escuchamos

Venimos hablando en líneas anteriores de la escucha activa, de la comprensión, de la asertividad. Esto lo que hace es evitar las confusiones, los malentendidos, los juicios. Así también se pueden evitar las emociones negativas que dificultan la convivencia en los equipos de trabajo.

5. No dejar espacio para el diálogo

Por último y no menos importante, hablamos repetidamente de cómo enviar mensajes desde el seno de una empresa a los trabajadores pero, ¿y nosotros? ¿Dejamos espacio de palabra para el resto de personas? Esto es muy importante, porque se posibilita la integración de todos los elementos que forman parte del proceso de comunicación. Darle el espacio que merece a todo el personal es una medida excelente no solo para la comunicación, sino para conseguir unas relaciones laborales correctas, que fomenten el compromiso y deriven en una mayor productividad que beneficia a todas las partes.

Ya lo sabemos, saber cómo fortalecer la comunicación interna de una empresa es esencial, y no sólo debemos recurrir a ella en momentos de crisis o en meros comunicados, sino que se debe fomentar día a día.

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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