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Herramientas para gestionar equipos de trabajo
Actualmente podemos encontrar diversas herramientas para gestionar equipos de trabajo. Estas permitirán ahorrarte muchos dolores de cabeza.
¿Necesitas ayuda?
Sara González
HR Consultant
6 de agosto, 2024
En la actualidad existen diversas programas y aplicaciones que nos permiten gestionar equipos de trabajo. Esto, en colaboración de diferentes perfiles profesionales dentro de un mismo proyecto. Como director, emprendedor o compañero, es relevante que conozcas las herramientas que pueden optimizar el trabajo y, por tanto, multiplicar la productividad y el rendimiento. Algo que, sin duda alguna, es muy conveniente para todo tipo de empresa.
La gestión de equipos de trabajo es una de las competencias más críticas en el entorno empresarial actual. Con la diversidad de tareas, ubicaciones y dinámicas de grupo, contar con herramientas adecuadas para la gestión de equipos es esencial para mantener la productividad, la cohesión y el bienestar de los empleados.
Bajo este mismo sentido, Sesame se posiciona como un software de rrhh más eficientes y completos. Gracias a sus múltiples funcionalidades, el departamento de recursos humanos podrá optimizar un sinfín procesos empresariales. A continuación, en este artículo, mencionaremos cuáles son las herramientas que te permiten gestionar equipos de trabajo. Continúa leyendo.
¿Cómo gestionar a los equipos de trabajo?
Lograr que tu equipo consiga buenos resultados está relacionado directamente con su bienestar dentro de la organización. Si quieres que tu equipo funcione y produzca, estás buscando el éxito empresarial, y esto está genial. A continuación, veremos algunos consejos que debes considerar al momento de establecer la organización de los colaboradores.
Gestión dentro de los valores empresariales
Para desarrollar un ambiente positivo dentro de la compañía, todo proceso que guarde relación al employee journey map, debes considerar los valores organizacionales. El employee journey map es el recorrido que realiza un trabajador desde que ingresa hasta que sale de la compañía. En otras palabras, desde su primera entrevista de trabajo, hasta el fin de su relación con la empresa.
Comunicación interna
Implementar una comunicación fluida y transparente debe formar parte de la filosofía de la empresa. Los directivos de recursos humanos deben poner en marcha un buen plan de comunicación interna. Dentro de dicho plan, suelen detallar acciones de cohesión de equipo, de organización y de motivación. Como parte de la comunicación interna, muchas veces suelen existir rumores; estos hay que evitarlos en todo momento. Los rumores son capaces de crear conflictos y desvanecer el buen ambiente laboral.
Motivación y satisfacción del equipo
Esto es un punto que siempre debemos tener en cuenta. Algo muy aconsejable es que organices actividades de construcción de equipo (team building). Por ejemplo:
- Organizar rutas.
- Realizar comidas empresariales.
- Celebrar el cumpleaños de los empleados con un desayuno.
- Salir del trabajo y reunirse con el equipo un fin de semana en una casa rural.
Roles y responsabilidades claros
Asignar roles y responsabilidades claras a cada miembro del equipo ayuda a evitar confusiones y duplicación de esfuerzos. Cada persona debe entender su papel y cómo contribuye al objetivo general del equipo.
Feedback constante
Proporcionar feedback constructivo de manera regular ayuda a los miembros del equipo a mejorar continuamente. El feedback debe ser específico, oportuno y enfocado en el comportamiento y resultados, no en la persona.
¿Cómo actuar frente a situaciones de crisis o conflictos?
Anteriormente mencionábamos a los rumores y decíamos que estos forman parte de la comunicación informal dentro de la compañía. Ante un escenario de conflicto potencial, los altos cargo de la compañía deberán contar con un documento que especifique el protocolo de actuación. De esta manera, se minimizan las sorpresas y sobresaltos.
Resumidamente, podemos decir que los pasos a seguir para gestionar el conflicto en una empresa son los siguientes:
- Evaluación permanente del clima laboral e implementación frecuente de encuestas de satisfacción laboral.
- En el caso de hallar un posible punto caliente, reunir a las personas o a los departamentos implicados.
- Delegar el asunto a una persona que sea imparcial frente al conflicto en cuestión. Alguien que no muestre preferencias por alguno de los implicados. Se recomienda que dicha persona tenga un puesto o nivel superior.
- Establecer y proponer soluciones para resolver el problema.
- Aplicar la solución y colocar en una balanza si el conocimiento de la situación debe expresarse al resto del equipo.
- Proporcionar apoyo, como asesoramiento psicológico o coaching, puede ser crucial para ayudar a los empleados a manejar el estrés y la tensión derivados de la crisis o conflicto.
- Después de resolver una crisis o conflicto, evaluar el proceso y los resultados para identificar áreas de mejora. Esto ayuda a estar mejor preparados para futuras situaciones similares.
Herramientas para gestionar equipos de trabajo
Para optimizar y potenciar la comunicación entre compañeros, es importante colocar en marcha diversos canales de comunicación. Esto, al mismo tiempo que se haga uso de herramientas de organización eficientes. Entre estas, podemos mencionar a Sesame; se trata de un software con un listado de funcionalidades que te permitirán optimizar muchos procesos. A continuación, detallaremos algunos:
- Gestor de tareas y proyectos. Con esta funcionalidad, podrás asignar proyectos a empleados por clientes. Medirás de una manera sencilla el coste y la rentabilidad de cada trabajo y la productividad laboral del empleado que lo desarrolle.
- Encuestas laborales. Con este software, podrás realizar encuestas de clima laboral, la cual te permitirá medir la satisfacción de tu capital humano. Recibe respuestas en tiempo real y toma decisiones correctas y eficientes para la compañía.
- Gestor de vacaciones y ausencias. Controla y administra las vacaciones de tus trabajadores y las ausencias laborales. De esta forma, no tendrás más problemas para coordinar cuándo un empleado deba irse y cuándo deba volver. Todo podrá observarlo de una manera gráfica y entendible.
Existen numerosas herramientas digitales diseñadas para facilitar la gestión de equipos de trabajo, mejorando la comunicación, la colaboración y la productividad. A continuación, se presentan algunas de las herramientas más efectivas:
- Trello: una plataforma de gestión de proyectos basada en tableros que permite organizar tareas, asignar responsables y seguir el progreso. Ideal para equipos que prefieren una visualización clara de sus proyectos.
- Slack: una herramienta de comunicación en tiempo real que facilita la colaboración a través de canales de equipo, mensajería directa y llamadas. Es excelente para mantener a todos los miembros del equipo conectados y bien informados.
- Microsoft teams: una plataforma integral que combina videoconferencias, chat, almacenamiento de archivos y colaboración en documentos. Es ideal para equipos que utilizan otras herramientas de Microsoft 365.
- Asana: una herramienta de gestión de proyectos que permite planificar, organizar y gestionar tareas y proyectos de manera eficiente. Ofrece vistas de lista, tablero y calendario para adaptarse a diferentes estilos de trabajo.
- Zoom: herramienta de videoconferencias ampliamente utilizada para reuniones virtuales, webinars y sesiones de formación. Su facilidad de uso y calidad de video la hacen muy popular.
- Google Workspace: un conjunto de herramientas de productividad que incluye Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets y Meet. Es ideal para equipos que necesitan colaborar en documentos y archivos en tiempo real.
- Basecamp: una plataforma de gestión de proyectos que centraliza la comunicación, los archivos y las tareas del equipo en un solo lugar. Es conocida por su simplicidad y efectividad.
En definitiva, gestionar equipos de trabajo con este tipo de herramientas digitales te permite tener una ventaja mucho mayor frente a tu competencia. La aplicación de la tecnología en los diversos procesos empresariales te ayudará a ahorrar una buena cantidad de tiempo, de esta forma, podrás invertirlo en responsabilidades mucho más importantes.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
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Soy Miguel Ángel Díaz, consultor de
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