Qué es la firma digital y su uso en la empresa

14 de diciembre, 2021

La firma digital se puede decir que es el tipo de firma electrónica más segura que existe en la actualidad. Con ella se pueden cumplir con total garantía los más exigentes requisitos legales y normativos. La firma digital nos va a ofrecer la máxima seguridad respecto a la identidad de la persona firmante. También la autenticidad de los documentos firmados; todo esto, por encima de cualquier otro tipo o sistema de firma ya sea manual o electrónico. Es por ello que es conveniente apostar por la firma electrónica en tu empresa.

Todos sabemos que la transformación digital sigue avanzando y no tiene ánimos de detenerse. La invención de las firmas electrónicas acerca a las empresas a dar un giro totalmente innovador dentro de los avances que ofrece la tecnología. Sin duda alguna, se trata de una herramienta muy utilizada actualmente gracias a que no es necesario estar presente físicamente en un espacio para firmal algún documento. Esto es un punto muy importante debido a la situación que estamos atravesando y a todas las limitaciones que refiere el distanciamiento social.

¿Qué es la firma digital?

La firma electrónica en comparación con la firma digital posee las características más avanzadas y el nivel de seguridad más alto en la actualidad. La identidad del firmante y la autenticidad de los documentos estarán siempre seguros tras este tipo de firma plasmada en ellos.

La firma digital implementa un ID digital que se fundamenta en un certificado que emite una autoridad de certificación acreditada o, por otro lado, un proveedor de servicios de confianza. De esta manera, cuando se estampa la firma en un documento de forma digital, la identidad de la firma acaba relacionada a la persona firmante de manera exclusiva. La firma se asocia al documento a través de un cifrado y todo puede comprobarse con la tecnología conocida como ‘infraestructura de clave pública’. En otras palabras, un sistema que permite la ejecución de operaciones criptográficas como es el caso de la firma digital.

Antes del desarrollo de las firmas electrónicas, el sector público emplea un papel esencial. Lo hace regulando el sector y garantizando tanto los métodos de identificación de la información como la propia estandarización del proceso.

Principales beneficios de la firma digital

En este punto, debemos mencionar que son diversos los beneficios que giran en torno a la firma digital; tanto en el ámbito personal como profesional. Esencialmente, los beneficios de la firma digital se notan en la seguridad jurídica de las transacciones y el ahorro de costes, pero existen otros también interesantes:

• Mayor transparencia en los procesos. La firma digital ayuda a optimizar la transparencia en los procesos por la seguridad implícita que posee.
• Ahorro de tiempo. Toda persona, ya sea el representante de una empresa o de manera personal, pueden firmar los documentos desde su Tablet, móvil u ordenador en un momento específico. Esto también demuestra un ahorro de tiempo, tanto de espera como de desplazamientos.
• Mas sostenibilidad. Este método de autenticación colabora evidentemente con el ahorro dela electricidad y del papel de forma considerable. Esto, gracias a que ya no es necesario escanear ni imprimir documentos.
• Agilidad y eficacia. Todo este ahorro de tiempos y mejor transparencia mencionados anteriormente, acaba repercutiendo en una mayor eficacia y agilidad de los procesos. Favoreciendo directamente el vínculo con los clientes y proveedores.
• Mayor control. En cuanto a las organizaciones, todos los documentos están centralizados en la plataforma del proveedor escogido y/o en la nube. Esto facilita el acceso a los departamentos que los utilizan: finanzas, recursos humanos, marketing, etcétera.
• Mayor garantía. Este beneficio lo brinda al momento de impedir utilizar un documento firmado de manera ilícita o impedir también la falsificación de este.
• Brinda mayor flexibilidad. Gracias a que permite trabajar y firmar desde cualquier lugar donde te encuentres.

¿Qué trámites puedo realizar con este tipo de firma?

El notable valor legal de la firma digital hace que sea aplicable en los más variados documentos como seguros, planes de salud, contratos de compraventa y alquiler, entre otros. Entre los usos más comunes que podemos encontrar se encuentran:

• Solicitudes en los registros electrónicos administrativos, solicitud de la vida laboral.
• Recepción de notificaciones electrónicas.
• Realización de la Declaración de la Renta y pago de impuestos.
• Firma de facturas electrónicas y correos electrónicos.
• Firma de documentos y formularios oficiales.
• Consulta de los puntos del carné de conducir y las multas de circulación.
• Trámites relacionas con el padrón municipal.
• Presentar recursos y reclamaciones.
• Cumplimentar y consultar el censo.
• Dar validez a documentos en formato Word o PDF.
• Tramitar subvenciones.

La realización de trámites utilizando la firma digital es posible tanto en la Administración Central, como en las demás administraciones autonómicas y las entidades locales. En conclusión, podemos decir que la firma digital es un instrumento muy útil en la era en la que estamos viviendo y que, mientras más pasen los años, más utilizada será.

Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

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