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Pago delegado: ¿en qué consiste y cómo gestionarlo correctamente?
Te explicamos qué es el pago delegado y cómo se gestiona cuando un trabajador sufre una baja por accidente o enfermedad laboral.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
15 de enero, 2025
En el mundo de la gestión de personal, el pago delegado es un tema relevante y esencial para garantizar una correcta gestión de Recursos Humanos y el cumplimiento de las normativas laborales.
Si eres un responsable de RRHH o un empresario que busca entender mejor cómo implementar el pago delegado, estás en el lugar correcto. ¡Sigue leyendo para descubrir todo al respecto!
¿Qué es un pago delegado?
El pago delegado es un mecanismo que permite que una empresa delegue el pago de una determinada prestación económica o social a una entidad externa, normalmente una aseguradora o una mutua, cuando el trabajador se encuentra en una situación de incapacidad temporal o baja médica.
Este tipo de pago es frecuente en situaciones como accidentes de trabajo o enfermedades profesionales, en las que el empleado no puede acudir a su puesto de trabajo pero sigue teniendo derecho a recibir una compensación económica.
En lugar de que la compañía realice directamente el pago del salario al empleado durante su baja, la responsabilidad se transfiere a la entidad encargada de la gestión de la incapacidad temporal (como una mutua). Ésta le abonará el pago en función de su base reguladora y de los términos acordados.
De esta forma, la empresa reduce su carga administrativa y se asegura de que el trabajador recibe la compensación correcta. Además el pago delegado está regulado por la Seguridad Social y tiene un papel fundamental en la gestión de personal. En lugar de que los recursos humanos se encarguen de todo el proceso relacionado con las bajas, distribuye responsabilidades.
¿Cuánto se cobra por pago delegado?
La cantidad que un empleado recibe bajo el régimen de pago delegado depende de diversos factores, como el tipo de baja, la base de cotización y la duración de la incapacidad temporal.
En general, el pago delegado se realiza en base a un porcentaje de la base reguladora del salario del trabajador. Algunos aspectos que se deben conocer son:
Base reguladora
Se calcula a partir de la base de cotización por contingencias comunes, que está incluida en el recibo de salario mensual del trabajador. Dependiendo del tipo de baja, se puede aplicar un porcentaje diferente.
Porcentaje de la base reguladora
En el caso de una baja por enfermedad común, el trabajador recibe el 60% de su base reguladora durante los primeros 20 días de la baja, y un 75% a partir del día 21. Si se trata de un accidente laboral o enfermedad profesional, el porcentaje puede ser más alto, alcanzando hasta el 75% desde el primer día.
Duración de la incapacidad temporal
La duración del pago delegado depende del tiempo que el trabajador se mantenga en situación de baja. Por lo general, se paga durante el tiempo que el trabajador no pueda ejercer su trabajo debido a la incapacidad, pero siempre sujeto a los plazos establecidos por la normativa vigente.
¿Cuándo se inicia el pago delegado?
El pago delegado comienza cuando se produce la incapacidad temporal del trabajador y se certifica la baja médica. Para que se active, deben cumplirse ciertos requisitos y formalidades.
La empresa tiene que notificar a la mutua o entidad encargada de gestionar la baja de forma oportuna para que el proceso de pago pueda iniciarse lo antes posible. Para el inicio del pago se necesita:
- Certificación de la baja médica: para que se active el pago delegado, el trabajador debe contar con un parte médico que certifique su situación de incapacidad. Este parte debe especificar la duración de la baja y el tipo de incapacidad (enfermedad común, accidente laboral, etc.).
- Notificación a la mutua: una vez que el empleado presenta el parte médico, la organización debe notificar a la mutua o aseguradora que se encargará de gestionar la incapacidad temporal. Esta comunicación es esencial para que se active el pago delegado y la mutua pueda hacerse cargo de la compensación económica.
- Inicio de la compensación económica: en cuanto la mutua recibe la notificación y valida la baja médica, comienza el proceso de compensación económica al empleado. La empresa dejará de ser responsable del pago directo y será la mutua quien realice los pagos conforme a los plazos establecidos.
El pago delegado se efectúa a partir del cuarto día de la baja, ya que los tres primeros días de incapacidad son considerados «carencia» y no se pagan (salvo en caso de accidente de trabajo, en que el pago empieza desde el primer día).
Por ello, la organización y la mutua deben gestionar la información con rapidez, para evitar retrasos en el inicio del pago delegado.
¿Cómo gestionar el pago delegado en tu empresa?
La gestión de pago delegado puede ser un proceso complejo, pero con una adecuada organización y una comunicación fluida entre las partes este proceso puede llevarse a cabo de manera eficiente.
Aquí te dejamos algunos consejos para una correcta gestión de pagos delegados:
- Mantener una comunicación clara con la mutua o aseguradora encargada de gestionar la incapacidad temporal. Para ello, se debe tener toda la documentación requerida a tiempo y seguir los plazos establecidos para evitar posibles complicaciones.
- Automatizar la gestión del pago delegado: si la entidad tiene un volumen significativo en la plantilla, se considera implementar una herramienta de gestión de personal que permita automatizar los procesos relacionados con el mismo. Esto no solo ahorra tiempo, también reduce errores en el proceso administrativo.
- Informar adecuadamente a los trabajadores: es fundamental que los trabajadores estén bien informados sobre cómo funciona el pago delegado, qué deben hacer en caso de una baja y cuándo pueden esperar recibir los pagos correspondientes. La comunicación y la transparencia son clave para evitar malentendidos.
- Revisa y cumple con las normativas laborales: habrá que asegurarse de que la compañía cumpla con las normativas legales relacionadas con el pago delegado. Los cambios en la legislación laboral pueden afectar al proceso de gestión de los mismos, por lo que es importante estar actualizado en cuanto a las leyes y regulaciones vigentes.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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Soy Ronny Navarrete, consultor de
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