Reunión One on One: paso a paso de cómo hacerla eficazmente

4 de diciembre, 2024

¿Aún no conoces qué es la reunión “one on one”? Te explicamos su estructura y cómo realizarlas de forma efectiva a continuación. ¡No te lo pierdas!

Las reuniones “one on one” han ganado popularidad en el mundo de la gestión de equipos y el desarrollo del liderazgo. No son solo una tendencia, sino una herramienta esencial para mejorar la comunicación interna, fomentar la confianza y potenciar el rendimiento.

¿Qué es una reunión «one on one»?

Una reunión “one on one” se da de forma individual entre un líder o gerente y un miembro de su equipo. A diferencia de las grupales, este tipo de encuentros se enfocan exclusivamente en una conversación entre dos personas, lo que permite una comunicación más abierta y personalizada.

Así pues, las reuniones “one on one” son una oportunidad para que el empleado comparta sus preocupaciones, discuta sus objetivos y reciba retroalimentación. Por otro lado, el líder puede ofrecer apoyo, alineamiento y dirección.

Estas reuniones se han convertido en un pilar fundamental de la gestión de equipos moderna porque promueven un ambiente de confianza y fomentan una relación más cercana entre líderes y su plantilla. Además, ayudan a identificar y resolver problemas de manera temprana, a mejorar el rendimiento aumentando la satisfacción y la motivación de los equipos.

¿Cuál es la estructura de una reunión «one on one»?

Una reunión “one on one” debe seguir una estructura clara para que sea efectiva. Aquí te explicamos los principales elementos que deben incluirse en su planificación y desarrollo:

Preparación previa: tanto el gerente como el empleado deben tener tiempo para reflexionar sobre los temas a tratar. Esto incluye preparar una agenda, recopilar datos relevantes y tener en mente los puntos clave a discutir. Para ello, es útil enviar un recordatorio con antelación para que ambos puedan preparar ideas para la reunión.
Inicio: comenzar la reunión “one on one” de forma amigable y relajada. Se puede hacer con una pequeña charla para romper el hielo y ayudar a que ambos se sientan cómodos. Esto también da la oportunidad de establecer un ambiente de confianza que fomente una conversación abierta.
Revisión de temas importantes: abordar los temas principales de la agenda. Aquí se pueden discutir proyectos en curso, objetivos a corto y largo plazo, dificultades encontradas y progresos. El líder debe permitir que el empleado hable sobre sus pensamientos y preocupaciones.
Feedback y retroalimentación: la retroalimentación debe ser constructiva, específica y orientada a la solución. Esto ayuda a que el trabajador comprenda qué aspectos está haciendo bien y en qué áreas puede mejorar.
Establecimiento de acciones y próximos pasos: al finalizarla, es crucial definir claramente los próximos pasos y las acciones a seguir. Esto ayudará a mantener la motivación y el enfoque en los objetivos que se han establecido.
Cierre: terminar la reunión agradeciendo el tiempo y el esfuerzo del miembro del equipo. Para ello se recapitulan los puntos clave tratados y se reitera el apoyo recibido. Esto fortalece la relación y deja a ambos con una impresión positiva.

Paso a paso para hacer una reunión «one on one» efectiva

Algunos de los pasos a seguir en una reunión “one o one” son los siguientes:

1. Planificación y agenda

Una de las claves para tener una reunión “one on one” efectiva es la planificación. Antes de la reunión, el gerente debe definir claramente los temas que se van a tratar, pero también debe permitir que el trabajador proponga puntos de discusión. El uso de una agenda compartida es una excelente manera de garantizar que ambos estén preparados y puedan abordar los temas importantes de manera organizada.

2. Escucha activa y empatía

Durante la reunión, la escucha activa es fundamental. El gerente o manager debe escuchar atentamente lo que el empleado tiene para decir, mostrar empatía y hacer preguntas abiertas que fomenten la participación. Este tipo de comunicación ayuda a comprender mejor la perspectiva del empleado y muestra un interés genuino en su bienestar y desarrollo.

3. Crear un ambiente de confianza

Para que la reunión “one on one” sea productiva, el ambiente debe ser de confianza y respeto mutuo. Esto significa evitar juicios y enfocarse en crear un espacio en el que el empleado se sienta seguro de compartir sus pensamientos y preocupaciones.

La confidencialidad y el respeto por la privacidad del trabajador son aspectos clave para construir una relación de confianza.

4. Enfocarse en el desarrollo y no solo en el rendimiento

Mientras que es importante discutir el rendimiento y los proyectos actuales, las reuniones “one on one” también deben centrarse en el desarrollo profesional del empleado. Esto puede incluir planes de capacitación, oportunidades de crecimiento y metas de desarrollo personal.

Preguntarle por sus aspiraciones y explicar cómo el gerente puede ayudarle a alcanzarlas es un excelente método para mantenerlos motivados.

5. Realizar seguimiento

Al terminar, habrá que hacer un seguimiento de los acuerdos y acciones que se discutieron. El gerente puede enviar un resumen de la reunión por correo electrónico y establecer recordatorios para los puntos de acción.

Este seguimiento refuerza la responsabilidad y muestra al empleado que la reunión “one on one” tuvo un propósito real.

¿Qué preguntar en un «one on one»?

Las preguntas que se hacen en una reunión “one on one” pueden variar según los objetivos de la conversación, pero aquí hay algunas sugerencias de preguntas que pueden ser muy útiles :

Proyectos y rendimiento:

¿Cómo te has sentido con tu carga de trabajo últimamente?
¿Hay algún proyecto en el que estés teniendo dificultades?
¿Qué logros has tenido recientemente de los que te sientas orgulloso?

Desarrollo profesional:

¿Hay nuevas habilidades que te gustaría aprender?
¿Qué tipo de proyectos te gustaría tener más oportunidades de liderar?
¿Cómo puedo apoyarte para que alcances tus objetivos de desarrollo?

Gestión de equipos:

¿Cómo ves la colaboración dentro del equipo? ¿Hay áreas de mejora?
¿Hay algo que te gustaría cambiar en cómo se gestionan las tareas en el equipo?
¿Sientes que el equipo tiene la dirección adecuada para alcanzar sus metas?

Preguntas sobre bienestar y motivación:

¿Cómo te sientes en tu trabajo en general? ¿Algo te preocupa?
¿Hay algo fuera del trabajo que esté afectando tu rendimiento?
¿Qué aspectos de tu trabajo te motivan más y cuáles te resultan menos atractivos?

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

Reunión One on One: paso a paso de cómo hacerla de forma efectiva

¿Qué es una reunión «one on one»?

¿Cuál es la estructura de una reunión «one on one»?