Expedientes digitales de empleados, ¿cómo se diseñan?

2 de julio, 2024

El expediente de tus empleados, es algo que el equipo de Recursos Humanos debe realizar y conservar para cada una de las personas de la empresa. Por eso, tienes que aprender cómo diseñar un expediente en RRHH para guardar todos los documentos necesarios.

Asimismo, conocer cómo hacer expedientes digitales permite tener la base de datos de empleados más accesible y agilizar ciertos procesos.

Para ayudarte a realizar esta tarea en este artículo te informamos de cómo crear expedientes digitales y todas las herramientas necesarias para ello. ¡Continúa leyendo!

Qué son los expedientes digitales en una empresa

Lo primero que se debe conocer a la hora de diseñar un expediente en RRHH es saber de qué se trata. La documentación digital de los empleados son una serie de registros electrónicos, los cuales contienen la información y los documentos de cada persona de nuestra plantilla.

Dicha documentación debe mostrar el historial laboral de cada trabajador en nuestra compañía. Esto permite tener la información a mano y nos sirve para demostrar que tanto la contratación como la relación laboral es legal.

En otras palabras, conocer cómo diseñar un expediente en RRHH ayuda a la toma de decisiones, así como a evitar posibles sanciones administrativas.

Para ello, estarán ordenados de forma cronológica, disponiendo tanto de documentos que se poseen antes de que entre en la empresa (CV, formación, etc.) como al contratarlo (alta Seguridad Social, contrato, etc.). La información de estos archivos se puede dividir en:

• Datos personales del trabajador: nombre, fecha de nacimiento, número de Seguridad Social, etc.
• Toda la relacionada con la información laboral: como el contrato de trabajo o evaluaciones de desempeño, ausencias o vacaciones.
• Documentación legal que se requiere: permisos laborales o formularios de la Seguridad Social.
• Archivos sobre formación: cursos, certificaciones, etc.

¿Qué documentos debe tener el expediente?

Antiguamente, se almacenaba físicamente, pero gracias a la tecnología, como el software de Sesame HR, el departamento de RRHH puede diseñar un expediente de RRHH digital.

Estos programas permiten un acceso y almacenamiento más cómodos, así como una mejor gestión de los archivos. 

El expediente digital de un empleado debe contener varios tipos de documentos esenciales para garantizar una gestión completa y eficiente. Entre los documentos más importantes se incluyen:

• Datos de las personas de contacto en caso de emergencias.
• Documentos de identidad (DNI, pasaporte o cualquier documento oficial de identificación).
• Currículum.
• Notas de la entrevista y referencias.
• Número de la Seguridad Social.
• Certificación de alta en la Seguridad Social.
• Cartas de recomendación.
• Contrato individual de trabajo (todas las versiones del contrato, incluidas las modificaciones).
• Titulaciones profesionales.
• Pequeña descripción del puesto que cubre, tareas y responsabilidades.
• Certificado de incapacidades médicas, relacionados con bajas laborales o requisitos médicos específicos.
• Exámenes de admisión.
• Acreditación de la formación o capacitación previa.
• Nóminas e incidencias en nóminas.
• Historial laboral (evaluaciones de desempeño, promociones, sanciones y otros registros).
• Permisos y licencias (vacaciones, bajas por enfermedad, permisos especiales, etc.).
• Carta de renuncia.
• Carta de despido.
• Finiquito.

Cómo diseñar expedientes de RRHH digitales

A la hora de diseñar expedientes digitales de RRHH es necesario tener en cuenta que el contenido recogido debe ser útil para la compañía y estar actualizado en todo momento. Requiere de una planificación cuidadosa y la implementación de las mejores prácticas para asegurar su efectividad y cumplimiento legal.

Para conocer cómo hacer expedientes digitales, aquí te dejamos algunos pasos que tu departamento de RRHH debe seguir.

Definir qué estructura tendrá el expediente

Para ello, deberemos conocer qué contenido se debe incluir, según lo que las leyes de trabajo y las regulaciones de protección de datos digan. El objetivo es disponer de la información necesaria, siempre respetando la privacidad, seguridad y confidencialidad de la misma.

Para crear la estructura de la ficha del personal se pueden escoger entre diferentes formas o técnicas para facilitar la búsqueda y recuperación de la documentación. Una estructura común podría dividirse en secciones como:

• Información personal.
• Contratos y documentos laborales.
• Formación y desarrollo.
• Evaluaciones y desempeño.
• Documentos fiscales y seguridad social.

Cada sección debe estar claramente etiquetada y organizada para que el personal de RRHH pueda encontrar fácilmente los documentos necesarios.

Seleccionar un sistema de gestión de documentos

Uno de los primeros pasos para diseñar un expediente en RRHH es disponer de un software de gestión documental que facilite la tarea. Este sistema debe ser intuitivo, seguro y cumplir con las regulaciones legales vigentes.

Al seleccionar un sistema, considera aspectos como:

• Seguridad de los datos: cumplimiento con la LOPDGDD y medidas de protección contra accesos no autorizados.
• Facilidad de uso: interfaz amigable y facilidad para buscar y recuperar documentos.
• Integración con otros sistemas: capacidad para integrarse con el software de nómina, recursos humanos y otros sistemas empresariales.

Digitalizar los documentos

Cuando los expedientes ya están en papel habrá que digitalizar la gestión documental. Si no se dispone del expediente, se le pedirá al empleado aquellos documentos necesarios.

Así, además de escanear los documentos, cuando se diseña un expediente en RRHH se deben emplear herramientas que sirvan para acreditar que dichos documentos digitales tienen la misma validez que los físicos.

El proceso para digitalizar se puede realizar de esta manera:

• Se obtiene el expediente o los archivos necesarios y se quitan todo tipo de grapas o elementos que puedan obstaculizar el escaneo.
• Se dispondrá de una herramienta OCR con la que convertir la imagen del escáner en documento de texto. Cuando se diseña un expediente en RRHH, los datos almacenados deben ser accesibles para quien tenga que trabajar con ellos.
• Una vez se han digitalizado todos los documentos se recomienda realizar una copia de seguridad de los mismos.
• Proceder a la eliminación controlada y segura de los archivos en papel. No obstante, la compañía, si así lo precisa, puede decidir guardar algunos de ellos.

Mantener actualizados los datos del expediente

Para llevar a cabo esta parte del proceso para diseñar expedientes digitales, RRHH puede optar por formularios en línea, que permitan ser rellenados por los empleados. Estos serán almacenados directamente en el expediente de cada uno de ellos.

Sin embargo, se pueden mantener actualizados los expedientes de muchas maneras. Por ejemplo:

• Actualización periódica: revisar y actualizar los datos regularmente.
• Registro de cambios: mantener un historial de todas las modificaciones realizadas en el expediente.
• Verificación de documentos: asegurarse de que todos los documentos sean válidos y estén vigentes.

Capacitar al personal de Recursos Humanos

Es esencial que el personal que se ocupa de dichos archivos sepa cómo hacer expedientes digitales. Cuando se dispone de un programa o software concreto habrá que enseñar a la plantilla cómo se debe usar. La formación debe incluir:

• Uso del sistema de gestión de documentos: cómo navegar, buscar y actualizar documentos.
• Normativas legales: conocimientos sobre la LOPDGDD y otras regulaciones relevantes.
• Buenas prácticas de seguridad: cómo proteger los datos sensibles y prevenir brechas de seguridad.

Ventajas de diseñar expedientes de RRHH digitales

¿Por qué es tan importante para RRHH diseñar un expediente digital de sus empleados? Esto puede ofrecer grandes ventajas, algunas de las cuales se nombran a continuación:

• Reducción del espacio físico necesario para almacenamiento de archivos.
• Sostenibilidad: contribuye a la reducción del uso de papel, alineándose con políticas de responsabilidad social corporativa y sostenibilidad ambiental.
• Acceso rápido y fácil a la información: mayor facilidad para buscar y acceder a la información. Esto ayuda a la recuperación de toda la documentación necesaria.
• Mejora de la eficiencia: reduce el tiempo y los recursos necesarios para gestionar, buscar y actualizar la información.
• Mejora de la seguridad y confidencialidad de los datos gracias a procesos de encriptación. Además, se establecen controles de acceso para que solo puedan acceder las personas autorizadas.
• Reducen el riesgo de pérdida, robo o daño de los documentos.
• Cumplimiento legal: facilita el cumplimiento de las normativas legales sobre protección de datos y retención de documentos.

Sencillo, ¿verdad? Ahora que ya conoces cómo hacer expedientes digitales, solo tienes que empezar a aplicarlo en tu empresa.

Si te ha interesado esta información sobre cómo diseñar un expediente en RRHH y quieres conocer aprovechar nuestro software de RRHH, no te pierdas nuestros artículos del blog.

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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