Ley de protección de datos: su importancia para las empresas

3 de diciembre, 2024

La ley de protección de datos se ha convertido en un tema central en la era digital, especialmente para las empresas que manejan información personal de empleados, clientes y proveedores. No solo es una obligación legal, sino también un aspecto clave para garantizar la confianza y la seguridad.

¿Quieres saber todo sobre la ley de protección de datos en la gestión de RRHH y la base de datos de empleados? Te detallamos todo al respecto en este artículo. ¡Sigue leyendo!

¿Qué dice la ley de protección de datos?

Cuando se habla de ley de protección de datos se hace referencia a un conjunto de normativas que regulan cómo las empresas, organizaciones y entidades deben recopilar, almacenar, procesar y proteger la información personal de individuos.

En la Unión Europea, la normativa clave es el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés), que entró en vigor en mayo de 2018 estableciendo estrictas pautas sobre el uso de los datos personales.

La ley de protección de datos define los datos personales como cualquier información que pueda identificar directa o indirectamente a una persona, como nombres, direcciones, números de teléfono, correos electrónicos, información bancaria o datos de salud entre otros. Las entidades que manejan estos datos deben asegurarse de que se cumplan principios como:

Licitud, lealtad y transparencia: los datos deben ser procesados de manera legal y transparente, informando a los trabajadores y usuarios sobre cómo y por qué se recopilan.
Limitación de la finalidad: se deben recoger para fines específicos, explícitos y legítimos.
Minimización de datos: solo se pueden recopilar los necesarios para el propósito que se persigue.
Precisión: la información debe ser exacta y actualizada.
Limitación del almacenamiento: no deben mantenerse durante más tiempo del necesario.
Integridad y confidencialidad: estos deben ser tratados de manera segura para evitar el acceso no autorizado y la pérdida.

Las compañías deben implementar políticas y procedimientos que respalden estos principios y garantizar que todos los empleados reciban formación sobre su importancia.

¿Qué prohíbe la ley de protección de datos?

La ley de protección de datos no solo establece qué se puede hacer con la información, sino que también señala lo que está prohibido. Algunas de las prácticas prohibidas y aspectos clave a evitar son:

Recopilación de datos sin consentimiento: las compañías no pueden recopilar ni procesar datos personales sin el consentimiento explícito de la persona. Debe hacerse de forma clara y específica, y la persona debe tener la posibilidad de retirar su consentimiento en cualquier momento.
Uso de datos para fines diferentes a los declarados: deben utilizarse sólo para los fines especificados en el momento de la recopilación. No se pueden usar para otros propósitos sin obtener un nuevo consentimiento.
Acceso no autorizado: la información debe protegerse adecuadamente para evitar accesos no autorizados. El uso de contraseñas débiles, sistemas de seguridad obsoletos y la falta de control de acceso pueden poner en riesgo la integridad de los datos.
Falta de medidas de seguridad: las compañías deben implementar medidas de seguridad tanto físicas como digitales para proteger los datos. La falta de medidas de seguridad adecuadas puede dar lugar a sanciones y poner en peligro la reputación de la empresa.
Almacenamiento de datos innecesarios: conservar información que ya no es relevante o necesaria es una violación de la ley. Las compañías deben establecer políticas de retención de datos para evitar este problema.

El incumplimiento de la ley de protección de datos puede acarrear graves consecuencias, como sanciones económicas y daños a la imagen corporativa.

Importancia de la ley de protección de datos para los RRHH de las empresas

La gestión de RRHH es una de las áreas más sensibles en términos de recopilación y procesamiento de datos personales. Estos departamentos manejan información altamente confidencial, como datos de identificación, historial laboral, detalles de remuneración, información médica, y otros datos sensibles de los empleados.

Cumplir con la ley de protección de datos es vital para protegerlos y garantizar la confianza de los trabajadores en la compañía. Algunos de los motivos por los que es importante para la gestión de Recursos Humanos son:

Protección de la privacidad de los empleados

Los trabajadores tienen derecho a que sus datos personales se manejen de manera segura y respetuosa. La ley de protección de datos obliga a las entidades a establecer políticas de privacidad que aseguren la confidencialidad de la información personal. Esto contribuye a crear un entorno laboral en el que los empleados se sientan valorados y seguros.

Cumplimiento y responsabilidad legal

Las organizaciones deben asegurarse de que sus procesos y políticas de manejo de datos cumplan con la ley de protección de datos. Esto implica la creación de protocolos internos, la asignación de un responsable y la implementación de auditorías periódicas para revisar el cumplimiento.

Minimización del riesgo de sanciones

No cumplir con las normativas de protección de datos puede dar lugar a sanciones económicas importantes. Además, la falta de cumplimiento puede afectar a la imagen de la compañía y su relación con clientes y trabajadores. Tener políticas adecuadas y realizar una correcta gestión de RRHH evita estos riesgos.

Mejora en la gestión de RRHH y optimización de procesos

La implementación de medidas para cumplir con la ley de protección de datos no solo ayuda a evitar sanciones, sino que también optimiza la gestión de RRHH. Al tener un control claro sobre qué datos se recogen, cómo se procesan y cómo se almacenan, las empresas pueden mejorar la organización interna, hacer un uso más eficiente de los recursos y fortalecer la gestión de los datos de la plantilla.

Fomento de la cultura de transparencia y confianza

Las entidades que cumplen con la ley de protección de datos demuestran un compromiso con la ética y la privacidad. Esto crea un entorno en el que la plantilla se sienta respetada y confiada en que sus datos están protegidos. A largo plazo, esto puede mejorar la moral y la productividad de los empleados, ya que confían en que la entidad se preocupe por su bienestar.

Cumplir con la ley de protección de datos puede ser sencillo, solo se debe contar con un software de RRHH y su sistema de base de datos digital y seguro como el de Sesame HR. ¡Regístrate y obtén una prueba gratuita de 14 días y observa los resultados!

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.