Ley de fichaje digital obligatorio: en qué consiste y cómo aplicarla

12 de noviembre, 2024

La ley de fichaje digital obligatorio en España, implementada en 2019, trajo consigo la obligación de que todas las empresas registren de manera precisa las horas de trabajo de sus empleados. Ahora, con el anteproyecto de ley de 2024, se busca reforzar y modernizar aún más esta normativa, promoviendo que el fichaje se realice de manera digital, segura y accesible para ambas partes.

Esta actualización tiene como objetivo adaptar el sistema de control horario a las nuevas tecnologías y facilitar la supervisión del cumplimiento de la jornada laboral, promoviendo transparencia y equidad en todos los sectores.

¿Qué dice el anteproyecto de ley laboral de 2024?

El anteproyecto de ley laboral de 2024 en España introduce una serie de cambios en la regulación de la jornada laboral y las condiciones de empleo. Entre las principales propuestas se encuentra la reducción de la jornada laboral semanal, que pasará a 37,5 horas en 2025 sin reducción de salario.

Este cambio busca mejorar el equilibrio entre la vida personal y profesional de los trabajadores y fortalecer su bienestar general. Además, el anteproyecto incluye sanciones para las empresas que no cumplan con las nuevas normativas, con multas que pueden alcanzar los 10.000 euros por trabajador en caso de incumplimiento de la reducción o el registro de jornada

Otro aspecto relevante del anteproyecto es la implementación del fichaje digital obligatorio, diseñado para asegurar que las empresas cumplan con la jornada reducida. Este registro será accesible para trabajadores, representantes sindicales y la Inspección de Trabajo, con la exigencia de mantener los registros durante cuatro años.

Asimismo, se contemplan ajustes para los contratos a tiempo parcial, garantizando aumentos salariales proporcionales y, en algunos casos, una conversión automática a contratos a tiempo completo si se cumplen determinadas condiciones de horas trabajadas

Este proyecto de ley refuerza además la necesidad de diálogo social, con el objetivo de adaptar las normativas a las particularidades de cada sector y evaluar los efectos de la reducción de jornada en la productividad y el empleo.

Fichaje digital obligatorio: un pilar fundamental

Uno de los cambios más significativos introducidos por el anteproyecto es la obligatoriedad de implementar sistemas de fichaje digital en todas las empresas. Esta medida busca garantizar un registro preciso y transparente de la jornada laboral, facilitando el control y la inspección por parte de las autoridades laborales.

Entre los aspectos clave del fichaje digital obligatorio encontramos que se prohíbe de manera expresa el registro de la jornada laboral en soportes físicos como hojas de papel o tarjetas.

Además, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrá acceder de forma telemática a los registros de jornada, lo que agiliza los procesos de control y verificación.

Las empresas deberán conservar los registros de jornada durante un período mínimo de cuatro años, para poder facilitar su consulta en caso de inspección. Es muy importante que los sistemas de fichaje digital garanticen la seguridad y confidencialidad de los datos personales de los trabajadores.

Características del Real Decreto-Ley 8/2019

El Real Decreto-Ley 8/2019 supuso un punto de inflexión en la regulación laboral española, introduciendo medidas cruciales para combatir la precariedad laboral y mejorar las condiciones de trabajo.

Registro obligatorio de la jornada: una de las medidas más destacadas es la obligatoriedad de registrar la jornada de trabajo diariamente de todos los empleados. Esto permite un control más preciso de las horas trabajadas y evita prácticas como la prolongación injustificada de la jornada o el trabajo no declarado.
Lucha contra la falsa autonomía: se establecieron criterios más claros para diferenciar entre trabajadores por cuenta propia y falsos autónomos, con el objetivo de proteger los derechos laborales de aquellos que realizan una actividad económica bajo una apariencia de autonomía que no se corresponde con la realidad.
Protección de los trabajadores a tiempo parcial: se reforzaron los derechos de los trabajadores a tiempo parcial, garantizando la igualdad de trato con respecto a los trabajadores a tiempo completo en aspectos como la formación o la promoción profesional.
Subsidio por desempleo para mayores de 52 años: se ampliaron los derechos de los trabajadores mayores de 52 años al desempleo, facilitando su reincorporación al mercado laboral.
Bonificaciones a la contratación: se establecieron bonificaciones a la contratación de determinados colectivos, como los desempleados de larga duración o los jóvenes, para fomentar la creación de empleo estable.

La entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019 ha supuesto un avance significativo en la protección de los derechos laborales en España. Sin embargo, su implementación ha planteado algunos desafíos, como la necesidad de adaptar los sistemas de gestión de Recursos Humanos de las empresas y la interpretación de algunos de sus preceptos.

¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?

La propuesta de nueva ley sobre el fichaje digital obligatorio en España, se tenía planteado, en un primero momento, comenzar a implementarse a finales de 2024. A día de hoy, no hay fecha exacta de su entrada en vigor.

Aunque se ha avanzado significativamente en esta dirección, y se espera que la medida se implemente a lo largo de este año, aún hay ciertos detalles que se están negociando y ajustando.

Si te preguntas por qué no hay una fecha concreta, aquí te contamos los factores por las que no se ha decidido:

Negociaciones en curso: los agentes sociales (sindicatos y empresarios) continúan negociando los términos exactos de la implementación, como las excepciones, las sanciones por incumplimiento y las medidas de acompañamiento para las empresas.
Adaptación de las empresas: muchas empresas necesitan tiempo para adaptarse a los nuevos sistemas y tecnologías de control horario digital.
Desarrollo de infraestructuras: en algunos casos, puede ser necesario desarrollar infraestructuras tecnológicas adecuadas para garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas de registro.

Esta normativa, que forma parte de una propuesta más amplia de reforma laboral, exige que todas las empresas adopten sistemas de registro horario digital, reemplazando completamente el fichaje en papel.

El objetivo es proporcionar mayor transparencia y un control más riguroso sobre las horas de trabajo, además de facilitar la accesibilidad de estos registros tanto para empleados como para organismos de inspección laboral.

¿Estará prohibido el registro de control horario en papel?

La respuesta es sí. Estará prohibido registrar el control horario de los empleados en papel. Según el anteproyecto de ley laboral que se espera entre en vigor en 2025, el registro de la jornada laboral se deberá realizar exclusivamente a través de medios digitales y será obligatorio para todas las empresas en España, eliminando la posibilidad de utilizar métodos en papel para cumplir con la normativa de control horario.

Esta medida pretende asegurar una mayor transparencia y facilitar las inspecciones laborales, de modo que los datos de las horas trabajadas sean accesibles para los trabajadores, la representación sindical y la Inspección de Trabajo en tiempo real

El cambio se enmarca en un esfuerzo por combatir el fraude laboral y simplificar la gestión de los registros horarios. Con la digitalización obligatoria, las empresas deberán adoptar un software que registre tanto la entrada como la salida de cada empleado y que pueda ser auditado, protegiendo así los derechos de los trabajadores y aumentando la exactitud en el pago de horas trabajadas y horas extra.

¿Será legal el fichaje con Excel?

Como ya lo he explicado antes, de acuerdo al anteproyecto de ley previsto para 2025, el fichaje digital será obligatorio para todas las empresas. El registro en papel será eliminado y se priorizará el uso de sistemas digitales homologados para garantizar la precisión, accesibilidad y seguridad de los datos laborales.

En cuanto a Excel, aunque es una herramienta digital, no cumple con los requisitos necesarios para el control horario exigido en el anteproyecto, ya que no permite auditorías automáticas y carece de seguridad avanzada y trazabilidad en tiempo real que los sistemas de fichaje digital aprobados deben ofrecer.

Los sistemas homologados deben tener funciones específicas para asegurar que los registros son exactos, invulnerables a modificaciones y que pueden ser consultados por trabajadores, sindicatos e inspecciones laborales en tiempo real.

Por lo tanto, es importante que tengas en cuentas que, aunque Excel es digital, es probable que no sea considerado una solución adecuada bajo la nueva normativa debido a sus limitaciones en términos de seguridad, transparencia y trazabilidad.

¿Por qué Excel no cumple con la normativa?

Falta de automatización: Excel requiere que los empleados introduzcan manualmente sus horas de trabajo, lo que puede dar lugar a errores y manipulaciones.
Facilidad de alteración: las hojas de cálculo de Excel pueden ser modificadas fácilmente, lo que compromete la fiabilidad de los registros.
Dificultad de acceso y control: compartir hojas de cálculo de Excel de manera segura y controlada puede ser complicado, especialmente en empresas con muchos empleados.

¿Qué alternativas existen al fichaje con Excel?

Existen numerosos sistemas de control horario digital que cumplen con la normativa vigente, como:

Sistemas de control de acceso: mediante tarjetas o huellas dactilares.
Aplicaciones de control horario: que permiten a los empleados registrar su jornada desde sus dispositivos móviles.
Software de control horario específico: diseñado para gestionar el registro de la jornada laboral de forma integral.

¿A qué sanciones o multas te puedes enfrentar por fichar de forma incorrecta?

Fichar de forma incorrecta, ya sea por error o intencionadamente, puede acarrear sanciones tanto para el trabajador como para la empresa. La gravedad de estas sanciones dependerá de varios factores, como la frecuencia de las irregularidades, la intencionalidad y el perjuicio causado.

Las empresas que no cumplan con el registro adecuado de la jornada laboral pueden enfrentarse a diversas sanciones y multas de acuerdo con la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Estas infracciones se dividen en diferentes niveles de gravedad y pueden implicar sanciones económicas considerables:

Sanciones para el trabajador:

Advertencias: en casos leves, el trabajador puede recibir una advertencia por escrito.
Sanciones: dependiendo de las políticas de las empresas, se podrían realizar reajustes del horario o suspensión de empleo y sueldo.
Despido: en casos graves o reiterados, puede llegar a producirse el despido del trabajador.

Sanciones para la empresa:

Infracción leve:

Las sanciones para infracciones leves (como errores menores en los registros) pueden situarse entre 60 y 625 euros. Estas sanciones suelen aplicarse si el registro es inconsistente o incompleto pero no afecta gravemente los derechos del trabajador.

Infracción grave

La falta de registro de la jornada laboral o el uso de métodos no homologados que no aseguran un control adecuado se considera una infracción grave. Las multas en este caso oscilan entre 626 y 6.250 euros. Esta infracción aplica también cuando los registros no están disponibles para los trabajadores, sindicatos o la Inspección de Trabajo.

Infracción muy grave

Si la falta de registro deriva en un incumplimiento mayor que afecte los derechos de los trabajadores (como el impago de horas extras), la infracción puede considerarse muy grave, con sanciones que van desde 6.251 a 187.515 euros.

¿Cómo implementar un sistema de fichaje digital paso a paso?

Implementar un sistema de fichaje digital de manera efectiva es crucial para cumplir con la nueva ley de fichaje digital obligatorio y optimizar la gestión de los horarios de los empleados. Aquí tienes los pasos para realizar una implementación exitosa:

1. Evaluar las necesidades de la empresa

Define el tamaño de la plantilla y el tipo de horarios (fijos, rotativos, jornada parcial, teletrabajo). Es muy importante que identifiques los requerimientos legales que debe cumplir el sistema, que se adapte a las necesidades que se soliciten sobre la nueva ley de fichaje digital obligatorio y la reducción de jornada laboral.

2. Seleccionar el software de fichaje digital adecuado

Evalúa los software especializados en fichaje digital y selecciona uno que cumpla con los requisitos de trazabilidad, seguridad y accesibilidad en tiempo real. Asegúrate de que el sistema elegido sea compatible con otros sistemas de Recursos Humanos que utiliza tu empresa para una integración fluida.

Incluso, una mejor opción es que puedas escoger una plataforma all in one, que cuente con un sistema de fichaje digital, sumado a otras funcionalidades de Recursos Humanos como gestión de nómina, reclutamiento o evaluaciones de desempeño.

3. Configurar el sistema

Una vez lo has escogido, debes personalizar el sistema para reflejar las políticas internas de la empresa, como horarios de entrada y salida, descansos, y permisos. Añade también a todos los empleados en el sistema con los datos necesarios y establece los permisos de acceso según los roles.

4. Formar al personal y administradores

Organiza capacitaciones para que el personal y los responsables de RRHH conozcan cómo registrar la jornada y acceder a los datos.

Un punto crucial es que el equipo de Recursos Humanos entienda cómo interpretar los datos del sistema y resolver incidencias o ajustes necesarios.

5. Implementar el sistema gradualmente

Considera una fase piloto con un pequeño grupo de empleados para detectar y resolver posibles problemas técnicos o de usabilidad. Durante esta fase, recopila comentarios y ajusta el sistema según las necesidades y desafíos observados.

6. Monitorear y optimizar el uso del sistema

Revisa regularmente los registros para identificar cualquier anomalía o posibles errores de fichaje. Además, asegúrate de que el sistema esté actualizado y que cumpla con las nuevas normativas que pudieran surgir, como ajustes en las horas de trabajo permitidas o la inclusión de nuevas funciones.

7. Generar reportes y analizar los datos

Aprovecha las herramientas de análisis para hacer seguimiento a métricas clave, como puntualidad, horas extras, y ausencias.

Podrías utilizar estos datos para mejorar la planificación de horarios y la distribución de trabajo, optimizando así la productividad y reduciendo el estrés laboral.

Cumple con la ley de fichaje digital obligatorio con Sesame HR

Sesame HR se presenta como una excelente opción para las empresas españolas que buscan cumplir con la nueva ley de fichaje digital. Aquí te explico por qué:

Adaptación a la legislación Española:

Sesame HR se ha diseñado específicamente para adaptarse a las exigencias de la legislación laboral española, garantizando que todos los registros cumplan con los requisitos legales. La plataforma se mantiene actualizada con los cambios normativos, asegurando que siempre estés al día.

Funcionalidades completas y personalizables:

Permite registrar la hora de entrada y salida de cada empleado de forma precisa, incluyendo descansos y horas extras. Además, se adapta a cualquier tipo de jornada laboral, desde horarios fijos hasta turnos rotativos. Lo mejor es que puedes configurar el sistema para que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa.

Facilidad de uso:

Sesame HR es una plataforma muy intuitiva. Tanto empleados como administradores encontrarán la interfaz fácil de usar. También permite el registro de la jornada a través de dispositivos móviles, ofreciendo mayor flexibilidad como su opción para fichar con WhatsApp.

Lo importante, además de que cumplas con la ley, es que Sesame HR genera informes personalizados para analizar la productividad y gestionar mejor los Recursos Humanos.

Integración con otros sistemas:

Se integra fácilmente con otros sistemas de gestión de recursos humanos, como nóminas y gestión del tiempo. Todo esto se traduce en una reducción muy alta de carga de trabajo al automatizar tareas repetitivas.

Seguridad y privacidad:

Sesame HR cumple con las normativas de protección de datos, garantizando la seguridad de la información de tus empleados. Además, permite definir los permisos de acceso para cada usuario, asegurando la confidencialidad de los datos.

Soporte técnico:

Por último, debes saber que Sesame HR ofrece un equipo de soporte técnico especializado para ayudarte en todo momento. Ellos resolverán cualquier duda o problema que puedas tener con la plataforma.

Como ya he explicado, está previsto que le ley exija de forma explícita el uso de sistemas digitales para el fichaje en las empresas en 2025, por eso te invito a que te registres y obtengas una prueba gratuita de 14 días de Sesame HR.

Comprueba por ti mismo la forma de cumplir la ley de fichaje digital obligatorio, optimizar el control horario y otros tantos procesos del área de Recursos Humanos.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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