20 de noviembre, 2024

¿Sabes qué gastos tiene tu organización? Cualquier negocio necesita de una correcta gestión de los mismos para obtener una buena rentabilidad. Por ello, es interesante conocer los tipos de gastos de empresa que se tienen.

Para facilitarte esta tarea, desde Sesame HR hemos creado este artículo donde te contamos qué tipos de gastos existen y cómo gestionar el control de gastos. ¡No te los pierdas!

Qué son los gastos de una empresa

Se entiende por gasto a una salida o egreso de dinero de cualquier tipo, ya sea en efectivo o por otro medio de pago. Es decir, hace referencia a toda partida que reduce el beneficio de la entidad o aumenta las pérdidas.

Estos desembolsos son necesarios para la producción de bienes y servicios, ya que sin ellos no se podría llevar a cabo la actividad. Entre ellos, se incluyen los derivados por la gestión de personal. No obstante, existen varios tipos de gastos de una empresa.

Gastos generales de una empresa

El concepto de gasto general hace referencia a costes que son necesarios por el simple hecho de existir la organización. Se diferencian aquellos que derivan directamente de la producción de bienes o servicios y otros que existen independientemente a estos (los generales).

Se llaman gastos de la empresa generales a los que no son un coste directo de la producción, pero sin los cuales la entidad no funciona. Son todos aquellos derivados de la administración, local, logística o nóminas, excluyéndose los provenientes de materias primas o fabricación.

Entre los tipos de gastos generales de una empresa más comunes encontramos:

Material de oficina, desde los muebles a la papelería necesaria para el día a día.
Alquiler tanto de locales, del inmueble como de transportes.
Todo lo relacionado con marketing, diseño y publicidad.
De viaje y desplazamientos realizados por la plantilla.
Financieros y administrativos, como intereses o comisiones.
Servicios prestados por terceros, desde asesorías a consultorías externas.
Mantenimiento de las instalaciones y maquinarias o reparaciones imprevistas.
Los relacionados con la plantilla.
Transporte y logística, costes propios de la movilidad de la compañía.

Este tipo de desembolsos deben verse reflejados en sus correspondientes tickets de gastos, facturas o nóminas.

¿Qué son los gastos deducibles en una empresa?

Los gastos deducibles en una empresa funcionan como un descuento en los impuestos. Estos deben cumplir una serie de condiciones establecidas por la ley para ser considerados elegibles en la deducción fiscal. Estas condiciones incluyen:

El gasto es imprescindible para llevar a cabo la actividad empresarial y obtener ingresos.
La documentación adecuada debe estar respaldada por facturas detalladas.
Hay que tener una contabilización precisa.
El gasto se debe incluir dentro del periodo impositivo correspondiente.

Tipos y ejemplos de gastos deducibles

Los gastos deducibles en las empresas de España se clasifican en diferentes tipos. Algunos de los más frecuentes son:

Sueldos y salarios: esto incluye las cantidades pagadas a los empleados por su trabajo, incluyendo sueldos, pagas extras, dietas y pagos en especie.
Gastos de consumibles: los gastos relacionados con la adquisición de material necesario para el desarrollo de la actividad económica de la empresa también son deducibles.
Impuestos fiscalmente deducibles: como son el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI). También aplicaría el IVA.
Gastos financieros: los intereses de préstamos y créditos relacionados con la actividad económica de la empresa son considerados gastos deducibles.
Gastos de representación y desplazamiento: los gastos incurridos en viajes de negocios y representación de la empresa son deducibles, siempre y cuando estén justificados y sean necesarios para la actividad económica de la empresa.
Gastos de alquiler y mantenimiento: los gastos de alquiler de locales comerciales y oficinas, así como los gastos de mantenimiento y reparación, son deducibles.
Seguridad Social: pagos a la Seguridad Social o Mutualidades de los trabajadores y la cuota de autónomo.
Servicios de profesionales autónomos: importe satisfecho a profesionales externos, como asesorías para eempresas.
Gastos de negocios digitales: como el hosting, las licencias de software o la publicidad online.

Aunque estos son los más frecuentes, hay algunos más que se podrían incluir en este listado. Consulta con tu gestor para conocer a fondo sus características.

Cómo gestionar los gastos deducibles en una empresa

La correcta gestión de los gastos deducibles en una empresa implica cumplir con una serie de requisitos y limitaciones establecidos por la normativa fiscal. A continuación, se presentan algunos consejos para presentarlos de manera adecuada:

Controla la fecha: los gastos deducibles en empresas deben haber sido generados y pagados durante el ejercicio fiscal en el que se pretenden deducir. En el caso de gastos anticipados, existen condiciones específicas que deben cumplirse.
Organiza un proceso de justificación y documentación: es fundamental contar con la documentación adecuada que justifique los gastos, como facturas o contratos. Para ello, deberás ordenar correctamente todos los documentos con la ayuda de un buen gestor documental.
Verifica la relación directa con la actividad empresarial: verifica que los gastos deducibles en empresas que has seleccionado están relacionados directamente con la actividad económica de la empresa.
Estipula el cumplimiento de límites y restricciones: no todos los gastos son deducibles al 100%, algunos tienen límites máximos o están sujetos a restricciones específicas. Es importante conocer y respetar estos límites para evitar problemas futuros. Lo ideal es contratar un asesor que te respalde.

Una buena gestión contable y financiera es fundamental para llevar a cabo correctamente la gestión de los gastos deducibles en una empresa. Mantener un registro ordenado y detallado de todos los gastos, ya sean deducibles o no, facilitará la presentación adecuada de los mismos y permitirá un seguimiento eficiente durante una posible inspección o auditoría fiscal.

Tipos de gastos de una empresa

Más allá de los generales, los tipos de gastos financieros de una empresa que se pueden clasificar según naturaleza para una gestión más correcta.

Los diferentes tipos de gastos de una empresa se dividen en:

Gastos indirectos

Los necesarios para la producción de un bien final, pero que no tienen una relación directa con el proceso de producción y venta. Aquí entrarían algunos como:

Mobiliario y tecnología.
Material de oficina y de limpieza.
Vigilancia.
De administración, dirección y organización.
Herramientas o materiales.

En otras palabras, el volumen de producción no afecta al coste de este tipo de gastos de una empresa.

Gastos directos

En contrapartida están este tipo de gastos en una empresa que tienen una relación directa con la elaboración del producto final. Entran en esta categoría las partidas que se destinan materia prima o recursos humanos necesarios para producir el bien o servicio.

Algunos ejemplos son:

El salario de los trabajadores.
Dinero destinado al control de calidad.
Adquisición de la materia prima.

Gastos fijos

Los fijos son inamovibles y se conoce cuáles van a ser incluso cuando la actividad comercial no esté en marcha. No cambian nunca, independientemente de cómo funcione la entidad.

Estos tipos de gastos en una empresa suelen regirse por una fecha en la que hay que pagarlos. No se pueden evitar, pero facilitan el control del desembolso. Entre ellos están:

Pago de luz, agua, alquiler.
Seguros.
Tasas e impuestos.
Gastos administrativos y de servicios especialistas como asesores, abogados, etc.

Gastos variables

Por otro lado, los gastos variables cambian en función de la actividad de la compañía, por lo que si se aumenta la producción también lo hará este tipo de gastos en una empresa. Es decir, dependen de las circunstancias de la entidad.

Estos variarán según el sector. Entre otros se distinguen:

Coste según la cantidad de materia prima: productos terminados o semiterminados, en función de cuánta cantidad se produzca.
Subcontrataciones a terceros que se especialicen en programación, diseño gráfico, la creación de contenido audiovisual, etc.
El embalaje del material que se usa en el empaquetado del producto.
Logística y transporte.

Gastos extraordinarios o imprevistos

Se trata de un tipo de gasto en una empresa que no se puede prever y no son comunes o frecuentes. Pueden surgir por algún hecho fortuito como sanciones, incendios, multas o inundaciones.

Normalmente, suelen causar grandes pérdidas al tratarse de cuantías elevadas y perdurar en el tiempo.

Cómo gestionar los diferentes tipos de gastos de empresa

Ahora que ya conoces cuáles son los tipos de gastos en una empresa, se debe tener un buen control de los mismos para dar respuesta a posibles imprevistos y conseguir rentabilidad.

Algunos de los pasos a tener en cuenta son los siguientes:

Digitalizar las hojas de gastos

Las hojas o notas de gastos son documentos en papel o en digital que los empleados deben cumplimentar para tramitar el reembolso de cualquier desembolso realizado durante su desempeño laboral.

Digitalizar todo tipo de comprobantes y tickets permite mejorar la gestión de los tipos de gastos en una empresa, evitando que se pierdan y permitiendo encontrarlos de forma sencilla en caso de necesitarlos.

Plataformas de RRHH como la de Sesame HR ayudan a agilizar esta tarea al guardar y clasificar los documentos según el tipo y determinar el coste. De esta manera, se evitan posibles errores al calcularlos, ya que la aplicación lo hará sola. También puedes optar por funcionalidades como la del gestor de documentos.

Controlar los gastos y diseñar un presupuesto

Una vez ingresados en el sistema y clasificados se deben controlar, para ver cuáles se podrían reducir o eliminar. Con base en las conclusiones obtenidas, se pueden adaptar los presupuestos anuales para que sean más realistas.

Crear políticas o procedimientos

Además del presupuesto, se puede instaurar un método de control a lo largo del año para estandarizar y priorizar los tipos de gastos en la empresa en función de los objetivos de las entidades.

De esta forma, se puede ir comparando qué sucede con las previsiones realizadas y extraer conclusiones para mejorar el desarrollo del negocio.

Por último, las conclusiones o cambios se deben comunicar a los empleados a quienes habrá que concienciar de desarrollar las tareas de forma correcta para un buen control de gastos.

Herramientas de gestión de gastos en tu empresa

El uso de herramientas digitales puede facilitar el control y la gestión de los gastos de la empresa. Un software de gestión de personal como Sesame HR ofrece soluciones en la nube para almacenar y gestionar de manera centralizada los tickets y facturas de los gastos de los empleados.

De esta forma, centralizas la información y optimizas tus recursos. Además, tus empleados pueden informar y justificar sus gastos en todo momento desde la app de control de gastos de empresa.

Más control en menos tiempo

Podrás visualizar todos tus gastos de empresa ordenados en una tabla y listos para ser aceptados o denegados. Además, tus empleados pueden editar sus gastos y revisar su histórico desde la app de control de gastos de empresa.

Sin pérdida de información

Con nuestro software de control de gastos, todos los tickets de compra quedarán almacenados en el gestor documental. De esta manera, nunca perderás ninguna información relevante.

Control de gastos sin errores

Gracias a la aplicación de control de gastos de Sesame HR, los errores en la gestión de los gastos deducibles pueden minimizarse. Los empleados pueden editar sus gastos y revisar su histórico en cualquier momento, y los administradores pueden realizar un seguimiento de los gastos y facilitar el trabajo durante una posible inspección o auditoría fiscal.

La gestión eficiente de los gastos deducibles en una empresa es esencial para el éxito financiero de cualquier empresa. A través de una buena organización, un seguimiento detallado de los gastos, y el uso de herramientas como Sesame HR, las empresas pueden maximizar sus deducciones fiscales y mejorar su rentabilidad.

Recuerda siempre consultar con un asesor fiscal para asegurarte de que estás aplicando correctamente las normas fiscales en tu empresa. Y si tienes alguna pregunta sobre cómo Sesame HR puede ayudarte a gestionar tus gastos, no dudes en contactarnos.

En Sesame HR, estamos comprometidos a hacer que las tareas diarias sean más fáciles para ti. Regístrate y obtén una prueba gratis de 14 días de nuestro software de RRHH. ¡Te esperamos!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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