19 de febrero, 2024

¿Tienes problemas para contabilizar el salario en especie de tus empleados en las nóminas? Verás que contabilizar el salario en especie no tiene por qué ser un dolor de cabeza si sigues los pasos adecuados.

En este artículo, te explicaremos cómo hacerlo de forma eficiente. ¡Sigue leyendo para simplificar la contabilización del salario en especie en las nóminas de tus empleados!

¿Qué es el salario en especie?

El salario en especie es una forma de remuneración que consiste en entregar bienes o prestar servicios a tus empleados en lugar de dinero.

No es lo mismo que el salario base, ya que este sí se paga en efectivo. El salario en especie permite ofrecer ventajas adicionales a tus trabajadores sin incrementar sus costes salariales.

Cómo contabilizar el salario en especie en tu empresa

Como director de RRHH, tienes la responsabilidad de asegurar que los salarios de tus empleados se contabilicen correctamente, incluyendo el salario en especie.

Por ello, el salario en especie debe valorarse económicamente para poder incluirlo en la nómina del empleado. Esta valoración se hace con base en el valor de mercado de los bienes y servicios.

Algunos ejemplos de salario en especie y su valoración:

Comida: se descuentan los gastos efectuados por el empleado durante ese mes con la tarjeta correspondiente, ateniendo a los límites del IRPF establecidos según su salario.
Transporte: aquí también se descuentan los gastos efectuados por el empleado durante ese mes con la tarjeta correspondiente, ateniendo a los límites.
Seguro médico: se valora la cuota pagada al mes por parte de la empresa.

Obligaciones

Como empresa, tienes la obligación de incluir el salario en especie en la nómina de tus empleados y plasmar el importe que quedará fuera del IRPF que corresponda. De no declararlo, podrías incurrir en infracciones y sanciones.

El software de RRHH Sesame te permite registrar fácilmente el salario en especie en las incidencias de tus nóminas y generar los documentos con toda la información necesaria.

Ventajas

Incluir el salario en especie en la nómina de tus empleados tiene varias ventajas:

Cumples con tus obligaciones legales como empresa.
Puedes utilizar el salario en especie como una herramienta de fidelización del talento.
Tus empleados tendrán más poder adquisitivo gracias a los ahorros en el pago del IRPF.

Cómo registrar el salario en especie en la nómina

Para registrar el salario en especie en la nómina, te recomendamos seguir los siguientes pasos.

Valorar el salario en especie

Para poder incluir el salario en especie en la nómina de tus empleados, primero tienes que valorar los bienes y servicios que vas a ofrecer.

Para ello, asegúrate de usar medios que permitan contabilizar los gastos de todos y cada uno de tus trabajadores, como pueden ser las tarjetas de gastos para empleados.

Comunicar el salario en especie a tus empleados

Una vez valorado el salario en especie, tienes que comunicárselo a tus empleados para que sepan exactamente qué beneficios pueden recibir y cuánto valen.

Esto es importante hacerlo por escrito, indicando el detalle de los bienes y servicios, su valoración y la periodicidad con la que se van a ofrecer.

Tus empleados tienen que dar su consentimiento a recibir dicho salario en especie.

Registrar el salario en especie en la nómina

A la hora de elaborar la nómina, tienes que incluir el salario en especie que has ofrecido a cada empleado.

Esto se hace indicando el valor total del salario en especie en el recibo de nómina en el apartado de “deducciones”.

Además, tienes que detallar los distintos conceptos que componen el salario en especie y el valor de cada uno de ellos.

Al incluir el salario en especie en la nómina, tienes que tener en cuenta que:

Está sujeto a cotizaciones a la Seguridad Social. Tienes que cotizar por el total del salario en especie al igual que por el salario base.
El salario en especie no computa para el cálculo de la base del IRPF, por lo que la base en este concepto será inferior al resto.

Registrar el salario en especie correctamente en la nómina de tus empleados es fundamental para realizar correctamente los pagos de su sueldo mes a mes.

Límites para el salario en especie

Existen ciertos límites y requisitos legales que debes tener en cuenta a la hora de contabilizar el salario en especie de tus empleados.

Como empresario, es importante que conozcas bien la legislación española al respecto para evitar posibles sanciones.

Límite máximo

Según el artículo 26.1 del Estatuto de los Trabajadores, el salario en especie no podrá superar el 30% de la totalidad de las percepciones salariales del trabajador.

Es decir, el sueldo en dinero debe representar como mínimo el 70% del salario total. Tampoco es posible reducir el salario interprofesional mínimo con el salario en especie.

Cotización a la Seguridad Social

El salario en especie está sujeto a cotización en la Seguridad Social. Debes incluir el valor de los bienes y servicios que ofreces a tus empleados como salario en la base de cotización correspondiente.

No hacerlo puede acarrear sanciones e incluso causar perjuicios a tus trabajadores a la hora de calcular sus futuras pensiones.

Comunicación al trabajador

Según el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, tienes la obligación de entregar a cada empleado el recibo individual de salarios con el desglose de todos los conceptos salariales, incluyendo las percepciones en especie.

Retención de IRPF

La diferencia entre el salario monetario y el salario en especie es la retención de IRPF.

Retener el impuesto sobre la renta de las personas físicas de forma incorrecta también puede acarrear sanciones.

Para facilitarte el cumplimiento de todos estos requisitos, te recomendamos utilizar un software de gestión de recursos humanos como Sesame HR.

Podrás registrar fácilmente el salario en especie de tus empleados e integrarlo en las nóminas.

Cómo optimizar la gestión del salario en especie con software

Hay varias formas en las que un software de Recursos Humanos puede ayudarte a gestionar de forma más eficiente el salario en especie de tus empleados.

Automatización de los procesos

Un buen software de RRHH como Sesame HR te permite automatizar gran parte del proceso de contabilización del salario en especie y otros conceptos de la nómina.

Esta información se integra en la nómina, calculando el valor correspondiente que debe restarse de su retribución bruta.

Registro centralizado

Tener toda la información relativa al salario en especie de tus empleados en un único sistema te proporciona una visión global de los beneficios otorgados.

Puedes consultar fácilmente qué beneficios ha recibido cada empleado, su valoración y el impacto en la retribución total. Esta trazabilidad es importante para auditorías y en caso de posibles reclamaciones.

Ahorro de costes

Automatizar el proceso de salario en especie puede suponer un importante ahorro de costes para tu empresa.

Se reducen las horas dedicadas por el departamento de Recursos Humanos a tareas manuales y repetitivas como el cálculo individual del valor de cada beneficio.

Integración con la contabilidad

La información relativa al salario en especie debe integrarse en la contabilidad de tu empresa para reflejar adecuadamente los costes laborales.

Un software de RRHH como Sesame HR facilita en gran medida esta integración, evitando la doble introducción de datos y minimizando el riesgo de errores.

En definitiva, implantar un software especializado en la gestión de Recursos Humanos puede suponer grandes ventajas a la hora de organizar y optimizar el proceso de contabilización del salario en especie de tus empleados.

Con la ayuda de un software de RRHH como Sesame HR, podrás simplificar y automatizar este proceso, ahorrando tiempo y dinero. ¡Así que no lo dejes para después y pide una demostración de 14 días!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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