25 de enero, 2024

Administrar el cuadrante laboral de una gran empresa puede ser complicado sin una buena gestión de turnos. Elegir unas herramientas que no sean adecuadas puede llevarte a cometer muchos errores.

Por eso, en este artículo te enseñamos cómo automatizar el proceso con la ayuda de un software como el de Sesame HR. ¡Sigue leyendo y aprende a simplificar la gestión de turnos de tu compañía!

Pasos para automatizar el cuadrante laboral con Sesame HR

La gestión de los calendarios de turnos de trabajo puede ser una tarea muy tediosa y propensa a errores si se hace manualmente. Una tarea que puede alargarse cuando se trata de equipos muy grandes.

👉 Por eso, automatizar el cuadrante laboral con un software de RRHH como Sesame HR puede ser una gran ventaja para tu empresa. Te explicamos cómo puedes hacerlo en pocos pasos.

1. Define reglas y restricciones

Lo primero es definir las reglas y restricciones que deben cumplirse en los turnos de tu empresa.

Por ejemplo, el número máximo de horas trabajadas por semana, los descansos obligatorios entre jornadas, las preferencias de los empleados, etc.

2. Establece los patrones de turnos

El siguiente paso es establecer los tipos de turnos que se van a usar, por ejemplo:

Turno de mañana.
Turno de tarde.
Turno de noche.

Una vez definas esto, podrás generar tus patrones de turnos y añadir a los empleados que necesites a cada momento.

3. Genera el cuadrante

Cuando todo esté listo, es hora de generar el cuadrante. Sesame HR optimizará automáticamente las planificaciones cumpliendo con todas las reglas y restricciones que hayas indicado previamente.

Por último, podrás revisar el cuadrante resultante y hacer ajustes manuales si es necesario antes de publicarlo para que esté visible para todos los empleados involucrados.

4. Comunica los cambios automáticamente

Puedes establecer notificaciones para comunicar los cuadrantes de trabajo a tus empleados. También podrás configurar notificaciones de puntualidad.

Recibirás una alerta en la aplicación de Sesame HR cuando un empleado registre su entrada o salida fuera del horario laboral. Sin duda, un paso más allá en el control horario de tu empresa.

Como ves, en pocos pasos tendrás un cuadrante de turnos automatizado, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Además, si surge algún imprevisto, Sesame HR te permite hacer cambios.

Buenas prácticas para automatizar el cuadrante laboral de tu empresa

Si quieres que todo el proceso de creación del cuadrante laboral, necesitas contar con las herramientas adecuadas.

Por ello, te recomendamos seguir estos consejos para que aproveches nuestra aplicación al máximo:

Apuesta por nuestro software de control de empleados. Podrás crear y gestionar los cuadrantes de forma centralizada, ahorrando un montón de tiempo. ¡Olvídate de las hojas de Excel!
Permite a los empleados gestionar sus vacaciones y días libres a través de la plataforma. Cuando soliciten una ausencia, se actualizará su disponibilidad en el cuadrante.
Al sincronizar el cuadrante con tu sistema de control de presencia, podrás monitorizar incidencias y ausencias en tiempo real.
Genera informes de RRHH y analiza los diferentes motivos de absentismo laboral en tu empresa.
Fomenta la comunicación intenta directa con el departamento de RRHH a través del sistema con el chat para resolver dudas al momento.
Aprovecha nuestra plataforma desde cualquier tipo de dispositivo y ubicación geográfica.

👉 Como ves, automatizar el proceso no es difícil si cuentas con las herramientas adecuadas. Te animamos a probar Sesame HR y descubrir todas sus funciones para la gestión de horarios y turnos.

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Errores a evitar al generar tu cuadrante laboral

Gestionar el cuadrante laboral de una empresa grande puede ser una tarea titánica si no se cuenta con las herramientas adecuadas. Nuestras soluciones digitales te ayudarán a optimizar este proceso, evitando errores.

Aquí, destacamos algunos errores comunes que debes evitar al generar tu cuadrante laboral:

Ignorar las capacidades multidepartamentales: no considerar las distintas necesidades de cada departamento puede llevar a una distribución desequilibrada de la carga de trabajo.
Falta de coordinación entre equipos: la falta de comunicación entre diferentes equipos puede resultar en conflictos de horarios y disminución de la eficiencia operativa.
Inconsistencias en las reglas y restricciones: esto te puede llevar a una asignación inadecuada de turnos y horas de trabajo en tus cuadrantes.
Desconexión con las preferencias de los empleados: ignorar las preferencias individuales de los empleados puede afectar a la productividad laboral y generar absentismo laboral.
Falta de flexibilidad en la generación del cuadrante: no tener en cuenta imprevistos o cambios puede resultar en un mal clima laboral.
Comunicación ineficaz de cambios: no informar adecuadamente a los empleados sobre cambios en el cuadrante puede causar malentendidos.
Subestimar la importancia del análisis de datos: no utilizar informes de RRHH puede perjudicarte en la comprensión de patrones de absentismo y necesidades de ajuste.

Evitar estos errores al generar el cuadrante laboral no solo optimiza tu planificación, sino que también contribuye a un ambiente laboral más productivo y satisfecho.

👉 Con soluciones digitales como las de Sesame HR, puedes superar estos desafíos y lograr una gestión de turnos eficiente y libre de errores.

Cuadrante laboral rotativo: ventajas de crearlo con Sesame HR

Lo has podido comprobar en múltiples ocasiones. Gestionar los turnos de trabajo de forma manual es una tarea tediosa que te quita mucho tiempo.

Para evitar errores, automatizar tu cuadrante laboral con un software de control del tiempo como Sesame HR es la mejor solución. Aquí te contamos 5 ventajas de pasarte a nuestro sistema:

Ahorra tiempo y esfuerzo en la planificación de turnos. El software se encarga de asignar horarios de forma automática según tus necesidades y las preferencias de los empleados. Tú solo tienes que supervisar.
Fácil comunicación entre los administradores de los cuadrantes laborales y el resto de equipos.
Permite a los empleados consultar su horario desde cualquier dispositivo. Se acabaron los problemas de comunicación y las confusiones.
Mejora la conciliación laboral al permitir preferencias personales. Los empleados pueden pedir cambios puntuales y tú gestionar las peticiones fácilmente.
Analiza datos en tiempo real para tomar mejores decisiones. Por ejemplo, sabrás qué turnos son menos populares o cuáles generan más horas extra.

👉 En definitiva, automatizar tu cuadrante laboral con Sesame HR es la mejor manera de simplificar esta tarea tan compleja. Si quieres probar nuestro software de RRHH, tan solo tienes que pedir una demostración de 14 días. ¡Éxito asegurado!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Cómo automatizar el cuadrante laboral para grandes empresas