30 de noviembre, 2023

Las tareas a las que se enfrenta el equipo de Recursos Humanos han cambiado en los últimos años. A pesar de todo, contabilizar las horas de trabajo sigue siendo uno de los aspectos más importantes.

¿Quieres saber cómo contabilizar las horas de trabajo? En este artículo te dejamos algunos de los motivos por los que es importante llevar dicho control horario. ¡No te lo pierdas!

Por qué se contabilizan las horas en el trabajo

Cuando se habla de contabilizar las horas de trabajo se hace referencia a un conjunto de procedimientos, los cuales permiten un registro del horario de los empleados. Entre los objetivos de este tipo de herramientas se encuentran los siguientes:

Control de tiempo de trabajo, conociendo el total de tiempo trabajado.
Contribuye a realizar los cálculos y pagos oportunos, acorde a las horas que se ha trabajado, garantizando que los trabajadores vean recompensado su esfuerzo.
Ayuda a cumplir con la normativa legal, asegurando los descansos, la buena contabilización de horas extras o de períodos de descanso.
Contabilizar las horas de trabajo es esencial para una gestión eficiente de la fuerza productiva, creando KPI’s y estadísticas de cumplimiento con los horarios.
Conlleva un mejor control de costes de mano de obra, mejorando la planificación financiera, al conseguir planificaciones de trabajo más fáciles y eficientes.
Mide el tiempo de trabajo, usándolo como indicador del rendimiento de la plantilla.
Aseguran la seguridad y la salud, al evitar la fatiga laboral y garantizar los períodos de descanso de la plantilla.
Contribuye a la equidad y transparencia en el tratamiento de todos los miembros de la plantilla. Así se ayuda a evitar favoritismos haciendo que todos los trabajadores sean tratados de manera justa en lo que respecta al tiempo dedicado al trabajo.
Facilita las inspecciones laborales.
Agiliza los cambios de turnos que sean necesarios.
Hace que el ingreso y salida de las oficinas sea más sencillo.

Cómo se contabilizan las horas en el trabajo

Ahora que se conoce la importancia de este control, solo queda conocer cómo contabilizar las horas de trabajo de forma adecuada. Existen diferentes métodos para hacerlo

A continuación, se muestran 3 formas de contabilizar las horas de trabajo desde el Equipo de Recursos Humanos:

Sistemas convencionales

Son aquellos métodos en los que los empleados registran manualmente sus horas de entrada y salida. Estos sistemas implican un seguimiento directo de los diferentes tipos de jornada laboral. Si bien han sido los formatos más usados durante mucho tiempo, estos pueden presentar ciertos problemas operativos para las empresas.

Esto se debe a que los supervisores y el personal de recursos humanos revisan y verifican los registros para asegurarse de que coincidan con las políticas laborales y las leyes aplicables. Se trata de un método simple, pero puede ser propenso a errores si no se lleva a cabo correctamente.

Entre los más comunes se encuentran:

Hoja de asistencia: en las que los empleados registran manualmente sus horas de entrada y salida. Algo similar sucede con las hojas de Excel.
Tarjetas de fichaje: los empleados utilizan tarjetas perforadas o digitales para registrar sus horas.
Formularios en papel o electrónicos: la plantilla completa formularios de tiempo especificando las horas trabajadas.

Los supervisores y el personal de recursos humanos han de revisar y verificar los registros para asegurarse de que coincidan con las políticas laborales y las leyes aplicables.

Este método es simple, pero puede ser propenso a errores si no se lleva a cabo correctamente.

Sistemas de registro automatizado

Implementar sistemas de registro automatizado permite una mejor gestión de las horas de entrada y salida de la plantilla, reduciendo la posibilidad de errores e incongruencias. Con ellos, los datos recopilados se pueden integrar directamente en los sistemas de nómina y de Recursos Humanos, agilizando el proceso y ayudando a contabilizar las horas de trabajo.

Relojes de tarjetas electrónicas.
Sistemas biométricos: como el uso de huellas dactilares, reconocimiento facial u otros métodos biométricos para registrar automáticamente las horas.
Aplicaciones móviles: que permiten a los trabajadores registrar sus horas desde los smartphones, siendo muy utilizadas en el caso de personal que teletrabaja.

Software para contabilizar las horas de trabajo

En la actualidad existen softwares de gestión de personal, como el de Sesame HR, los cuales permiten a los empleados ingresar sus horas de trabajo, solicitar tiempo libre y anotar las horas extras. Este tipo de programas a menudo incluye funciones de seguimiento de proyectos, la generación de informes y cumplimiento normativo.

Este tipo de software para contabilizar las horas de trabajo, facilita la supervisión y el análisis de las horas trabajadas, permitiendo una gestión más eficiente de la fuerza laboral. Entre algunos de los formatos están:

Plataformas integradas: se trata del uso de un programa que integra el registro de tiempo con otros procesos, como la nómina y la gestión de recursos humanos.
Seguimiento de proyectos: al vincular las horas trabajadas a proyectos específicos para un seguimiento más detallado.
Generación de informes: que resuman las horas trabajadas por cada empleado y otros datos relacionados.

Independientemente del método elegido, es crucial establecer políticas claras de registro de horas y capacitar tanto a los empleados como a los supervisores sobre su aplicación. Estas son algunas de las muchas formas que existen de contabilizar las horas de trabajo desde RRHH.

Tips para contabilizar las horas de un trabajador

Contabilizar las horas de trabajo de manera precisa es esencial para la gestión efectiva del tiempo y el cumplimiento de las normativas laborales. Algunos consejos para ello son:

Usar un software de control de horas de trabajo que sea fiable y eficiente y automatizar el proceso.
Responder a las solicitudes de cambio de horarios, ausencias y permisos.
Establecer políticas claras de registro de tiempo y comunicarlas a los empleados.
Capacitar al personal para que sepan cómo utilizar dicho software para contabilizar las horas de trabajo.
Realizar un seguimiento y monitoreo regular de las horas trabajadas y el registro de tiempo.
Llevar a cabo un registro detallado en el que se incluyan las horas extras.
Tener en cuenta las pausas y descansos.
Comunicar abiertamente, haciendo que la información fluya entre RRHH y el resto de empleados, para conocer posibles problemas.
Realizar auditorías periódicas para controlar el correcto funcionamiento del mismo.

Al seguir estos consejos podrás contabilizar las horas de trabajo de forma sencilla. Si quieres conocer más, échale un vistazo a nuestro blog. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

3 formas de contabilizar las horas de trabajo desde RRHH de los empleados

Por qué se contabilizan las horas en el trabajo