15 de noviembre, 2023

En muchas empresas, configurar los turnos puede ser una ardua tarea que requiere de mucho tiempo. Para ello, contar con un planificador de horarios en la entidad puede ayudar a agilizar este proceso en el departamento de RRHH.

¿Quieres saber cómo funciona una plantilla de horario semanal? Si todavía no sabes cómo puede ayudarte un software de control horario, aquí te contamos todo lo que debes saber. ¡Toma nota!

Planificador de horarios: ¿qué es?

Un software planificador de horarios es una herramienta informática que ha sido diseñada para facilitar la creación y asignación de horarios de trabajo para los empleados de una compañía.

Dichos programas buscan simplificar y automatizar el proceso de programación, ayudando al equipo de Recursos Humanos a asignar tareas y turnos de manera más eficiente.

Características de un software planificador de horarios

Entre algunas de las características comunes que suelen tener los softwares planificadores de horarios se encuentran las siguientes:

Permiten automatizar la planificación a largo plazo, creando horarios de manera casi automática.
Facilita la gestión de disponibilidad de los empleados o las necesidades de la organización.
Envía recordatorios y notificaciones a la plantilla acerca de sus horarios y de cualquier cambio que se realice en la misma.
Pueden integrarse con otros sistemas de RRHH.
Ayuda a presentar y gestionar las solicitudes de tiempo libre de la plantilla, para que puedan aprobarlas o rechazarlas más sencillamente.
Llevan un control de horas trabajadas más efectivo, al automatizarse, facilitando así el seguimiento laboral.
Son flexibles, adaptándose a los diferentes modelos de empresa.
Permiten generar informes para evaluar la eficiencia operativa y el uso de recursos.
Son intuitivos y sencillos de usar tanto para los responsables como para el personal.
Cumplen con la normativa laboral.

Pasos para planificar el horario semanal de los trabajadores

Una vez se conoce qué es un planificador de horarios, es conveniente conocer cómo hacer para gestionar el horario de trabajo de forma efectiva y sin causar problemas en la plantilla.

Entre los pasos para crear una plantilla de horario semanal o de otro tipo están los siguientes:

Estudiar las necesidades de la entidad

Lo primero que se debe evaluar y conocer en profundidad es cual es la demanda de trabajo durante la semana. Así, se pueden conocer los picos y valles de actividad para determinar cuándo se necesitará más personal y diseñar el horario de trabajo.

De igual manera, habrá que conocer la disponibilidad del equipo, con base en días libres, horarios y disponibilidad. Para ello, las encuestas o módulos pueden recopilar la información necesaria.

Emplear herramientas de programación

Ciertas herramientas de programación o softwares de RRHH, como el de Sesame HR pueden ser de gran utilidad para facilitar la creación de la plantilla de horario semanal. Con ellas se puede automatizar parte del proceso y facilitar ciertos ajustes.

Distribuir las responsabilidades y turnos

Habrá que asignar a cada miembro las tareas y responsabilidades específicas a realizar, además del horario. Estas deben ir acorde a las competencias de cada uno.

La distribución de las mismas deben ser equitativas y alinearse con las necesidades de trabajo de la compañía. Un planificador de horarios ayuda a conseguir un reparto de turnos más equitativo.

Escoger el tipo de turno que se quiere hacer

Dependiendo del tipo de empresa y sector, puede ser interesante contar con una plantilla de horario semanal rotativa para diferentes momentos del día o de la semana. En esto influye la flexibilidad laboral en la programación y planificación para poder adaptarse a cambios e imprevistos.

Comunicar el horario

Una vez se ha realizado el horario se debe comunicar a los empleados. Una comunicación transparente del planificador de horarios y de los mismos evitará posibles confusiones, garantizando la disponibilidad del equipo.

A la hora de realizar la plantilla de horario semanal o de otro tipo, se debe tener en cuenta las solicitudes de vacaciones o días libres que se hayan realizado.

Revisar con periodicidad los horarios y el cumplimiento normativo

Para conocer la efectividad del planificador de horarios se debe ir revisando y obtener un feedback de la plantilla. De esta forma se conocerá si funciona bien o no y si se ajusta a la disponibilidad del equipo.

Habrá que asegurarse de cumplir con las leyes laborales y las regulaciones que existen para planificar los horarios, lo cual incluye el límite de horas de trabajo, periodos de descanso u horas extra.

No obstante, la planificación del horario es un proceso continuo que debe adaptarse a las necesidades cambiantes de la compañía y los empleados. La flexibilidad y la comunicación interna efectiva son clave para el éxito en este aspecto de la gestión de recursos humanos.

Cómo utilizar Sesame HR para planificar los horarios

Sesame HR cuenta con un planificador de horarios que ayuda a las empresas a crear y gestionar horarios de trabajo eficientes y equilibrados. Para usarlo se deben seguir los siguientes pasos:

Crear una cuenta de Sesame HR, para ello puedes pedir una demostración de 14 días.
Establecer los turnos en la funcionalidad de “Turnos” y luego. Se introduce la información con el nombre del turno y el horario.
Asignar los turnos a los empleados.
Una vez terminado, se publican los horarios..

Entre otras funcionalidades que permite el software de Sesame HR como planificador de horarios están:

Asignación de turnos de forma puntual o con cierta periodicidad.
Visualización de las plantillas de horario de trabajo.
Se puede notificar a los empleados a tiempo real, por app o mail.
Permite integrar los descansos en el cuadrante.

Sesame HR es un planificador de horarios eficiente y equilibrado. Para aprender a usar nuestro software de RRHH correctamente, puedes echarle un vistazo a nuestro blog. ¡Toma nota de todo lo que te contamos en él!

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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