Control horario
Gestión del control de presencia de trabajadores en la empresa
Descubre qué dice la nueva ley sobre el control de presencia de los trabajadores en España. ¿Cómo evitar sanciones?. ¡Léenos en el blog!
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Mireya Ruiz
HR Consultant
16 de abril, 2025
Toda compañía debe saber si los empleados durante su horario laboral se encuentran en el puesto de trabajo o no. Para ello, el control de presencia de los trabajadores se realiza a través de diversos métodos y tecnologías.
¿Todavía no sabes qué es el control horario? Para entender cómo funciona se ha elaborado este artículo donde se cuenta todo sobre los sistemas de control de presencia.
¿Qué es un sistema de control de presencia de los trabajadores?
Un sistema de control de presencia es una herramienta que ha sido diseñada para registrar y gestionar la asistencia o el tiempo de trabajo en una empresa.
El objetivo principal es llevar un seguimiento lo más preciso posible de cuándo los empleados están presentes en el lugar de trabajo. Esto puede darse físicamente en las instalaciones de la empresa o durante el tiempo de trabajo remoto.
Los sistemas de control de presencia de los trabajadores son valiosos para las compañías, independientemente del tamaño, ya que ofrecen una gestión eficiente del tiempo laboral.
Características de los sistemas de control de presencia
Algunas características comunes de un sistema de control de presencia de los trabajadores incluyen:
- Registro de entrada y salida.
- Gestión de horarios: al definir y administrar los horarios laborales, incluyendo turnos, bolsas de horas extras y días de permiso.
- Tecnologías de identificación.
- Software de gestión del control de presencia en el trabajo: al proporcionar una plataforma centralizada para almacenar y gestionar datos relacionados con la presencia de los empleados. Puede incluir funciones de generación de informes, seguimiento de ausencias y cálculo de horas trabajadas.
- Integración con la nómina: facilitando el proceso de elaboración de salarios y cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales.
- Acceso remoto: a través de aplicaciones o plataformas en línea.
- Ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas laborales, como la nueva ley de fichaje digital en cuanto a horas de trabajo, pausas obligatorias, límites de horas extras, entre otros.
- Auditorías y reportes: tanto internas como con informes detallados sobre la asistencia y el tiempo de trabajo, lo que puede ser útil para la toma de decisiones estratégicas.
¿Cómo llevar el control de presencia de los trabajadores?
La gestión del control de presencia de los trabajadores en una compañía es esencial para garantizar un entorno laboral eficiente y cumplir con las normativas laborales.
Entre los pasos clave a seguir para gestionar el control de presencia en el trabajo de forma eficaz están:
¿Qué tipos de sistemas de control de presencia existen?
Implementar un sistema de registro de entrada y salida es de gran importancia para el control de presencia en el trabajo. No obstante, lo primero que se debe hacer es escoger el tipo de modalidad. La elección dependerá de las necesidades y recursos de la entidad.
Entre las diferentes modalidades para el control de horas se encuentran:
Registro manual u hojas de asistencia
Era método tradicional, el cual implicaba que los miembros de la plantilla tengan que rellenar una hoja de asistencia a la hora de entrada y de salida. Con la nueva normativa de sistema de fichaje digital, este tipo de control de presencia ha quedado obsoleto.
De acuerdo a la ley, el sistema debe ser digital y la Inspección de Trabajo deberá tener acceso a los datos de registro.
Tarjetas de identificación o de acceso
Con estas tarjetas, que cada uno registra su entrada y salida de las instalaciones. Al pasar la tarjeta por un lector, se guarda automáticamente el momento en que la persona ingresa o sale.
Lector o sistema biométrico
Entre los que se encuentran las huellas dactilares, escáneres de retina o reconocimiento facial, con el fin de verificar la identidad de los empleados. Se trata de los sistemas más seguros y difíciles de manipular, aunque están sujetos a regulación legal.
Software de control horario y aplicaciones
En ellas los empleados pueden registrar su entrada y salida a través del ordenador o desde una aplicación en sus teléfonos móviles, y la información se almacena automáticamente en un sistema centralizado, como es el caso de Sesame HR.
Sistemas de control de acceso
No solo regulan la entrada a las instalaciones, sino que también registran la presencia. Estos sistemas pueden incluir tarjetas magnéticas o códigos PIN.
Dispositivos de localización GPS
Para aquellos que trabajan fuera de la oficina o en ubicaciones variables. Esto es común en sectores como ventas externas o servicios a domicilio.
Importancia de contar con un software de gestión de asistencia
Utilizar un sistema de fichaje, como el de Sesame HR facilita el seguimiento y la administración de los registros de presencia de los empleados. Estos programas ayudan, entre otras cosas, a generar:
- Informes de RRHH.
- Casos excepcionales, como gestión de horas extra o permisos.
- Mejorar la precisión del control de horarios.
Establecer una normativa y política clara
A la hora de contar con un control de presencia de los trabajadores, es fundamental establecer una política en la que se incluyan factores como los horarios laborales, las políticas de puntualidad, procedimientos para solicitar permisos o licencias, y las consecuencias por incumplimiento de estas normas.
Comunicación y formación del personal
Comunicar claramente las políticas y procedimientos de control de presencia en el trabajo que se van a realizar a los empleados es esencial.
De igual forma, se debe proporcionar una buena capacitación sobre cómo utilizar los sistemas de registro y explicar la importancia del cumplimiento contribuye a la transparencia y a la colaboración por parte de los trabajadores.
Auditorías periódicas
Realizar auditorías periódicas del control de presencia de los empleados ayuda a identificar posibles irregularidades o inconsistencias. Esto puede ser crucial para mantener la integridad del sistema y abordar cualquier problema de la manera oportuna.
Respeto a la privacidad del personal
Al implementar sistemas de control de presencia a los trabajadores, es fundamental respetar la privacidad de los empleados. Habrá que asegurarse de que los datos recopilados se utilicen exclusivamente con fines laborales y cumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos.
Ofrecer incentivos y reconocimientos
Reconocer y recompensar a aquellos que cumplen consistentemente con los horarios establecidos puede fomentar la cultura de puntualidad y compromiso. De esta forma, los incentivos pueden variar desde reconocimientos formales hasta beneficios adicionales.
¿Qué dice la ley sobre el control de presencia laboral en España?
En España, el control de presencia de trabajadores es una obligación legal para todas las empresas desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Esta normativa establece que las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo la hora concreta de inicio y finalización de la jornada.
El objetivo principal es garantizar el cumplimiento de la normativa laboral, evitar abusos en la duración de la jornada y asegurar el pago justo de las horas trabajadas.
A partir de 2025, la normativa se ha reforzado con nuevos requerimientos:
- Registro digital obligatorio: todas las empresas están obligadas a implementar un sistema de registro horario digital.
- Acceso remoto: la Inspección de Trabajo y Seguridad Social debe tener acceso remoto y en tiempo real a estos registros.
- Conservación de registros: los datos deben conservarse durante un período mínimo de cuatro años y estar disponibles para los empleados y sus representantes legales.
¿Qué sanciones existen sobre la ley de control horario?
El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones económicas significativas, que varían en función de la gravedad de la infracción y el número de trabajadores afectados. Las multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros por infracciones leves, y superar los 7.500 euros por trabajador en casos más graves.
Para cumplir con la normativa y evitar posibles sanciones, es esencial que las empresas adopten sistemas digitales de control horario que permitan el registro preciso de la jornada laboral, incluso en modalidades de trabajo a distancia.
¿Cómo gestionar el control de presencia de trabajadores en remoto?
Para gestionar correctamente el control de presencia de trabajadores en remoto en España, es fundamental cumplir con la normativa laboral vigente y, al mismo tiempo, adaptar las herramientas y procesos a las nuevas formas de trabajo. Aquí te explico cómo hacerlo de forma eficiente:
Usar un sistema de fichaje digital
Implementar un software de control horario que permita fichar desde cualquier lugar y dispositivo es imprescindible. Estos sistemas deben:
- Registrar hora de entrada, salida y pausas.
- Estar disponibles vía app móvil, navegador web o tablet.
- Ser accesibles para el trabajador y para la Inspección de Trabajo.
Garantizar la inalterabilidad y trazabilidad
El sistema debe cumplir con los requisitos legales: los registros deben ser seguros, no modificables y conservados durante 4 años.
Incluir geolocalización (si es necesario)
Para roles con movilidad o trabajo híbrido, puedes activar la geolocalización opcional al fichar, lo que aporta transparencia, siempre respetando el RGPD.
Establecer políticas claras
Define una política de control horario para el teletrabajo que explique cómo fichar, en qué horarios, qué hacer ante incidencias y cómo se controlan las pausas.
Utilizar informes automáticos
Elige una herramienta que genere informes diarios, semanales o mensuales para analizar la asistencia, horas extra y cumplimiento de jornada.
Una solución como Sesame HR permite gestionar el control horario en remoto de forma sencilla, cumpliendo con la ley y adaptándose a cualquier tipo de jornada o modelo de trabajo flexible.
¿Qué dice la ley sobre los sistemas de control de presencia biométricos?
En España, el uso de sistemas de control de presencia biométricos, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, está sujeto a estrictas regulaciones debido a que implican el tratamiento de datos personales de categoría especial, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en noviembre de 2023 una guía que establece los criterios para el uso de sistemas biométricos en el control de presencia laboral. Según esta guía, el tratamiento de datos biométricos para el registro de jornada laboral o control de acceso está, en principio, prohibido, salvo que se cumplan ciertas condiciones excepcionales.
Requisitos
Para que una empresa pueda utilizar sistemas biométricos en el control de presencia, deben cumplirse los siguientes requisitos:
- Base legal específica: debe existir una norma con rango de ley que autorice expresamente el uso de datos biométricos para esta finalidad.
- Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD): es obligatorio realizar una EIPD que demuestre la necesidad, idoneidad y proporcionalidad del uso de datos biométricos, y que no existen alternativas menos intrusivas para lograr el mismo objetivo.
- Consentimiento explícito no es suficiente: el consentimiento del trabajador no se considera una base legal válida en el entorno laboral, debido al desequilibrio de poder entre empleador y empleado.
Dada la complejidad y los riesgos asociados al uso de sistemas biométricos para el control de presencia, la AEPD recomienda optar por métodos menos intrusivos que no impliquen el tratamiento de datos de categoría especial, como tarjetas de identificación o sistemas de fichaje digitales que no utilicen datos biométricos.
Por lo tanto, aunque no está absolutamente prohibido, el uso de sistemas biométricos para el control de presencia laboral en España está altamente restringido y requiere cumplir con condiciones muy específicas. Las empresas deben evaluar cuidadosamente la legalidad y necesidad de implementar estos sistemas y considerar alternativas que respeten la privacidad de los trabajadores.
¿Cómo escoger el sistema de control de presencia adecuado para tu empresa?
Elegir el sistema de control de presencia adecuado para tu empresa es esencial para cumplir con la normativa laboral vigente en España y optimizar la gestión del tiempo y la productividad de tus empleados. A continuación, te presento una guía práctica para ayudarte en este proceso:
- Cumplimiento legal: como dije anteriormente, desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, es obligatorio registrar la jornada laboral de cada empleado, incluyendo la hora de inicio y finalización. Asegúrate de que el sistema elegido cumpla con esta normativa y con las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Tipo de sistema: existen diversas opciones, como tarjetas de proximidad, sistemas biométricos, aplicaciones móviles con geolocalización y software en la nube. La elección dependerá de las necesidades específicas de tu empresa, el número de empleados y la infraestructura tecnológica disponible.
- Facilidad de uso: el sistema debe ser intuitivo y fácil de usar tanto para los empleados como para el departamento de recursos humanos. Una interfaz amigable facilitará la adopción y el uso continuo del sistema.
- Accesibilidad y movilidad: si tu empresa cuenta con empleados que trabajan en remoto o en diferentes ubicaciones, es fundamental que el sistema permita el fichaje desde cualquier lugar y dispositivo.
- Integración con otros sistemas: considera si el sistema puede integrarse con otras herramientas que ya utilizas, como software de nóminas o gestión de recursos humanos, para facilitar la administración y evitar duplicidades.
- Seguridad y protección de datos: el sistema debe garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos recopilados, cumpliendo con las normativas de protección de datos vigentes.
- Coste y escalabilidad: evalúa el coste del sistema en relación con las funcionalidades que ofrece y considera si es escalable para adaptarse al crecimiento futuro de tu empresa.
¿Cómo te ayuda Sesame HR en el control de presencia de tus trabajadores?
Sesame HR es una solución integral que facilita el control de presencia de tus trabajadores, asegurando el cumplimiento de la normativa laboral vigente en España y optimizando la gestión del tiempo y la productividad en tu empresa.
Registro de jornada digital y conforme a la ley
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, es obligatorio para las empresas registrar la jornada laboral de sus empleados. Sesame HR permite digitalizar este proceso, registrando con precisión las horas de entrada y salida, así como las pausas, y almacenando estos datos durante el período legal requerido, facilitando su acceso en caso de inspecciones laborales.
Fichaje desde cualquier dispositivo
Los empleados pueden fichar desde múltiples dispositivos: móvil, tablet, ordenador o incluso a través de WhatsApp. Esta flexibilidad es especialmente útil para equipos remotos o con movilidad, y la función de geolocalización opcional añade una capa adicional de control y transparencia.
Informes automatizados y análisis en tiempo real
Sesame HR genera informes personalizados sobre asistencia, horas trabajadas, ausencias y horas extra. Estos informes son esenciales para la toma de decisiones estratégicas y para cumplir con las obligaciones legales.
Gestión integral de horarios y turnos
La plataforma permite asignar y gestionar horarios, turnos y bolsas de horas de manera eficiente, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa y mejorando la planificación de recursos humanos.
Cumplimiento con la protección de datos
Sesame HR cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), asegurando que toda la información recopilada se maneje de manera segura y confidencial .
Nuestro software no solo te ayuda a cumplir con las obligaciones legales en materia de control de presencia, sino que también mejora la eficiencia operativa y la satisfacción de tus empleados mediante una gestión del tiempo más transparente y flexible.
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