23 de septiembre, 2024

El tiempo es oro, sobre todo para las empresas. Por eso, en muchas ocasiones es necesario contar con un organizador de horarios con el que la entidad pueda sacar el máximo rendimiento de su plantilla.

La organización de los horarios de trabajo de los empleados es una tarea crucial para cualquier empresa. Un horario bien estructurado no solo asegura la productividad y eficiencia del equipo, sino que también contribuye al bienestar y satisfacción de los empleados.

¿Estás buscando una aplicación para organizar los horarios de trabajo de tu entidad? En este artículo de Sesame HR te traemos todo lo que necesitas saber para ayudarte con la gestión de turnos y evitar solapamientos o problemas en el reparto de turnos.

¿Por qué es importante organizar los horarios de trabajo?

El éxito de una empresa depende en gran medida de su capacidad para gestionar de manera eficiente los recursos, especialmente el tiempo y el esfuerzo de sus empleados. Un horario de trabajo bien planificado asegura:

Productividad: los empleados sabrán en todo momento qué se espera de ellos, lo que reduce la incertidumbre y mejora su rendimiento.
Satisfacción laboral: un buen sistema de organización de horarios también garantiza que los empleados disfruten de sus descansos y tiempo libre, lo que influye en su bienestar y motivación.
Cumplimiento legal: las leyes laborales en España exigen el respeto de los tiempos de descanso y la correcta distribución de los turnos de trabajo. Un mal uso de los horarios podría dar lugar a sanciones o multas.

Desafíos en la organización de horarios:

Equilibrar las necesidades operativas con las preferencias de los empleados.
Asegurar la cobertura suficiente en cada turno.
Evitar el exceso de horas extra o la fatiga laboral.
Gestionar cambios de última hora, como bajas o vacaciones imprevistas.

Herramientas y métodos para organizar horarios de trabajo

Para gestionar eficazmente los horarios de los empleados, es fundamental elegir las herramientas adecuadas. Hoy en día, el uso de generadores de horarios personal y creadores de horarios de trabajo online facilita enormemente esta tarea. A continuación, revisamos algunas de las mejores opciones.

a) Generador de horarios personal

Un generador de horarios personal es una herramienta diseñada específicamente para crear horarios de trabajo ajustados a las necesidades de cada empleado. Este tipo de herramienta permite personalizar los turnos en función de las preferencias individuales y las necesidades operativas de la empresa.

Ventajas:

Flexibilidad para adaptarse a diferentes tipos de jornada laboral (partidas, rotativas, a tiempo parcial, etc.).
Facilita el ajuste de vacaciones, bajas o permisos de los empleados.
Mejora la satisfacción del personal al ofrecer más opciones sobre sus propios horarios.

Ejemplo de herramientas:

Shiftboard: un creador de horarios de trabajo online con funcionalidades avanzadas para empresas que requieren una alta rotación de personal y flexibilidad en sus turnos.
Planday: ideal para empresas con turnos rotativos, ofrece una interfaz sencilla que permite tanto a gestores como empleados visualizar y modificar sus horarios.

b) Programas para hacer horarios de trabajo

Hoy en día, los programas para hacer horarios son fundamentales para empresas que manejan equipos grandes o con múltiples turnos. Estos programas automatizan gran parte del proceso, asegurando que todos los empleados tengan asignadas las horas correctas sin generar conflictos en los horarios.

Funcionalidades clave:

Asignación automática de turnos en función de la disponibilidad del personal y las necesidades de la empresa.
Alertas de incumplimientos legales, como el exceso de horas trabajadas o la falta de descansos.
Posibilidad de hacer modificaciones rápidas ante imprevistos, como ausencias o cambios en las necesidades operativas.

Ejemplo de programas:

Sesame HR: una herramienta integral para gestionar el control horario y los turnos de los empleados, con una opción de visualización para que tanto el gestor como el empleado puedan ver su horario de trabajo en cualquier momento.
Bizneo HR: permite organizar los turnos de trabajo mediante una plataforma online que gestiona la disponibilidad de los empleados, los días libres, las vacaciones y las horas extras.

c) Crear horarios de trabajo online

Gracias a la tecnología en la nube, crear horarios de trabajo online es una opción cada vez más popular, especialmente para empresas con equipos distribuidos o personal trabajando en remoto. Estos sistemas permiten gestionar y modificar los horarios desde cualquier lugar, garantizando la máxima flexibilidad.

Beneficios de crear horarios online:

Accesibilidad: los empleados pueden consultar sus horarios desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar.
Colaboración: facilita la comunicación directa entre los empleados y los gestores, permitiendo notificar cambios o hacer solicitudes de modificación de turnos.
Actualización en tiempo real: cualquier modificación en los horarios se refleja inmediatamente, lo que evita malentendidos o descoordinaciones.

Herramientas recomendadas:

Google Calendar: aunque es una herramienta más general, Google Calendar es ideal para pequeñas empresas que buscan una forma simple y efectiva de organizar los turnos y horarios de su personal. Permite compartir calendarios, añadir eventos recurrentes y hacer modificaciones en tiempo real.
Sling: un sistema gratuito que permite crear y gestionar turnos, facilitando la planificación y permitiendo que los empleados soliciten cambios directamente en la plataforma.

d) Organizar horarios online

Organizar los horarios online no solo permite una mejor gestión de los recursos, sino que también es ideal para empresas con políticas de teletrabajo o que gestionan equipos en diferentes ubicaciones geográficas. Con herramientas basadas en la nube, se puede organizar la jornada laboral de manera más ágil y eficiente.

Ventajas de organizar los horarios online:

Facilita la coordinación entre equipos que trabajan en diferentes zonas horarias o ubicaciones.
Permite a los gestores supervisar el cumplimiento de los horarios sin necesidad de estar presentes físicamente.
Los empleados pueden realizar solicitudes de cambio o notificar ausencias desde la plataforma, lo que agiliza la comunicación.

e) Apps para crear horarios de trabajo

Otra opción interesante es utilizar apps para crear horarios. Estas aplicaciones permiten gestionar los horarios directamente desde un teléfono móvil, algo especialmente útil para empresas con empleados en constante movimiento, como el sector retail, la hostelería o la logística.

Ejemplos de apps:

Sesame HR: una app de planificación de horarios que permite a los empleados fichar, revisar sus horarios y solicitar cambios directamente desde su móvil. La app también notifica automáticamente cualquier cambio en los turnos.
When I Work: una herramienta que permite a los gestores crear y asignar turnos de manera rápida y eficiente, con una interfaz intuitiva que facilita la gestión incluso para grandes equipos.

A continuación, se presenta una guía detallada sobre cómo organizar los horarios de trabajo de manera efectiva.

Análisis de las necesidades de la empresa

El primer paso para organizar los horarios de trabajo es comprender las necesidades específicas de la empresa. Esto incluye identificar las horas pico de actividad, las tareas críticas que deben realizarse en determinados momentos del día, y las habilidades requeridas en cada turno.

Flexibilidad y adaptabilidad

Es importante diseñar horarios que sean flexibles y adaptables a las necesidades cambiantes tanto de la empresa como de los empleados. Los horarios rígidos pueden llevar a un aumento del estrés y una disminución de la productividad. La flexibilidad puede incluir opciones como horarios escalonados, trabajo remoto, y turnos rotativos.

Comunicación clara

Comunicar claramente las expectativas y políticas de horarios a los empleados es esencial. Todos deben entender cómo se organizan los horarios, cómo se pueden solicitar cambios, y qué se espera de ellos en términos de asistencia y puntualidad.

Uso de tecnología

Utilizar herramientas y software de gestión de horarios puede simplificar enormemente el proceso. Estas herramientas permiten automatizar la creación de horarios, gestionar solicitudes de cambios, y asegurar que todas las necesidades operativas se cumplan.

Revisión y ajuste constante

La organización de horarios de trabajos no es un proceso estático. Es crucial revisar y ajustar los horarios regularmente para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y los empleados. Recoger feedback y hacer ajustes basados en las experiencias de los empleados puede mejorar significativamente la eficiencia y satisfacción.

Horario de trabajo, ¿por qué es importante?

Contar con un horario de trabajo permite llevar la cuenta por anticipado de las actividades que se deben realizar a lo largo de un día. La finalidad es recordar que tareas, reuniones, eventos y obligaciones se deben hacer y asegurarse de destinar a cada una el tiempo necesario para su correcta realización.

El organizador de horarios de trabajo a su vez ayuda a asegurarse de que dichas tareas se cumplan, haciendo la división necesaria para llevarlas a cabo de forma eficaz. Al crear este tipo de cronogramas de forma regular se logra mejorar la habilidad para gestionar el tiempo o priorizar las tareas a desempeñar.

El horario de trabajo es un componente fundamental en la gestión de cualquier empresa. Un horario bien planificado puede tener múltiples beneficios tanto para la empresa como para los empleados.

Productividad y eficiencia

Un horario bien estructurado asegura que los empleados estén disponibles en los momentos en que son más necesarios, maximizando la productividad y eficiencia operativa. Esto es especialmente importante en industrias con fluctuaciones en la demanda o en entornos donde se requiere una supervisión constante.

Satisfacción y retención de empleados

Los empleados valoran tener claridad y previsibilidad en sus horarios. Un buen horario laboral ayuda a los empleados a equilibrar su vida laboral y personal, lo que a su vez mejora la satisfacción laboral y reduce la rotación de personal.

Cumplimiento legal

En España, las leyes laborales exigen que las empresas registren y gestionen adecuadamente los horarios de trabajo de sus empleados. Cumplir con estas regulaciones no solo evita sanciones, sino que también protege los derechos de los empleados y promueve un ambiente de trabajo justo.

Reducción del estrés

Horarios de trabajo bien organizados pueden reducir el estrés tanto para los empleados como para los gerentes. La predictibilidad y estabilidad en los horarios permiten a los empleados planificar mejor su tiempo, lo que disminuye el estrés y aumenta el bienestar general.

Cómo se organizan los horarios de trabajo

Mantener bajo control los horarios laborales de trabajo es un reto tanto para el departamento de RRHH como para el encargado. El descontrol en esta tarea puede llegar a causar una pérdida de la productividad laboral en la entidad.

Los pasos para diseñar un buen organizador de horarios de trabajo son los siguientes:

Identificar los requisitos y recursos necesarios

A la hora de emplear un organizador de horarios de personal se deberá determinar cuál es el alcance de cada trabajo y los recursos que se necesitan. Así se puede organizar el tiempo sabiendo cuánto se necesita para cumplir con los objetivos.

Conoce a tu equipo y su curva de productividad

A lo largo del día suelen darse fluctuaciones de energía que pueden variar de una persona a otra y de un equipo a otro. Por eso, es interesante conocer en qué momentos tu equipo tiene una mayor concentración para producir más, haciendo que este tiempo coincida con las actividades más complejas.

En aquellos momentos con los niveles de energía más bajos se pueden instaurar descansos o tareas que requieran de menor energía. Para ello, se puede consultar con otras personas del equipo.

Determinar los horarios del equipo

Esto se hará con base en la curva de productividad laboral y las necesidades del negocio o proyecto. Un organizador de horarios de trabajo facilita esta tarea de forma significativa. Asimismo, también dependerá del área en el que trabaje cada equipo o de si lo hace con equipos internacionales en diferentes zonas horarias.

Así se determinan los horarios de cada turno y la gente que se necesita en cada uno de ellos, para que el reparto sea lo más eficaz posible.

Establecer prioridades e identificar el tiempo necesario

En muchas ocasiones, se tienen varios proyectos o tareas que realizar a la vez. Por ello, se debe jerarquizar o dividir las tareas en las siguientes opciones:

Urgente e importante: es lo primero que se deberá hacer.
Importante, pero no urgente: se le deberá hacer un hueco en la agenda.
Urgente, pero sin importancia: puede dejarse para más adelante.
No es urgente, ni importante: se realizará lo último.

Con base en esta jerarquía se dividirá el tiempo del organizador de horarios según prioridad y tiempo requerido, así como dependiendo del personal necesario para llevarlas a cabo.

Dividir tareas en bloques y evitar la simultaneidad

En muchas ocasiones las tareas pueden dividirse en bloques, ya que estas pueden ser similares a otras que se deben llevar a cabo durante el día. Así se pueden juntar y evitar el efecto negativo de estar cambiando de deber constantemente.

Además, es aconsejable enfocarse en una sola actividad para evitar errores, puesto que la multitarea puede hacer que se avance más lento.

Escoger el organizador de horarios

En la actualidad existen múltiples programas para organizar las tareas a realizar. Con un software de gestión de personal, como el de Sesame HR, se puede elaborar un organigrama de tareas a efectuar y compartir los horarios con toda la plantilla de forma sencilla.

En dicho cronograma aparecerá:

El horario.
Las personas a realizar cada tarea.
Los turnos de cada uno de ellos.
El tipo de trabajo del que es responsable cada uno.
Desde dónde se trabaja.

Ser flexible

Los imprevistos suceden y deben tenerse en cuenta en los horarios. Por eso, a la hora de elaborarlos se debe planificar cómo se modificarán los horarios en caso de que se produzcan hechos inesperados.

Para mejorar en esta gestión, puedes pedir la opinión de los miembros de la plantilla a través de encuestas, para así seguir mejorando continuamente.

Aplicaciones para organizar horarios de trabajo

Contar con una aplicación que funciones como organizador de los horarios de trabajo puede facilitar mucho la tarea al equipo de Recursos Humanos. Por eso, es interesante conocer algunas de las más eficaces, que son:

Tiny Calendar: es una aplicación disponible para el móvil en la que se configura el calendario de turnos de forma intuitiva, ofreciendo una clara visión de lo que se debe realizar a diario y pudiendo editarlo desde el móvil
Microsoft Planner: ofrece una forma fácil y visual de organizar el trabajo en equipo, permitiendo crear planes, organizar, asignar tareas y compartir archivos, estando al día del progreso que se lleva a cabo.
Aturnos: permite realizar turnos de trabajo de forma online, siendo un programa sencillo y que no requiere de instalación. Este genera cuadrantes con dichos horarios.

Organizador de horarios de Sesame HR

Con el software de gestión de equipos de Sesame HR no solo podrás ver y gestionar los turnos, también se puede ofrecer en una misma aplicación el control de fichajes y los horarios de los trabajadores.

También ofrece múltiples ventajas como la posibilidad de manejarlo desde la aplicación, la gestión online o el acceso desde la web. Una forma fácil e intuitiva de crear y contar un organizador de

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

Cómo organizar los horarios de trabajo de los empleados