Plantilla Excel de empleados para el departamento de RRHH

17 de junio, 2024

Quizás, el de recursos humanos sea uno de los departamentos que tenga que lidiar con más documentos e información. A cada trabajador/a se le asocia cierta información que debe estar al día y a mano. Para ello se suelen usar una plantilla de Excel de empleados.

El objetivo de estas fichas en hojas de cálculo es el de recoger toda la información correspondiente al empleado para crear una base de datos de empleados. Además de poder recurrir a ella si fuera necesario para realizar valoraciones.

Utilizar una plantilla de Excel para la administración de datos de empleados permite organizar, gestionar y analizar la información de manera eficiente. Esta herramienta puede ayudar en tareas como el seguimiento de la asistencia, la gestión de beneficios, el cálculo de salarios y la evaluación del desempeño.

¿Qué debe incluir la ficha de trabajador para el departamento de RRHH?

De nada sirve crear plantillas de Excel de empleados si estas no albergan la información necesaria para el departamento de RRHH. Es por ello que toda ficha de trabajador debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

• Datos personales: la ficha debe contener los datos personales del empleado para poder contactar con él en caso de ser necesario. Además de la información relacionada con el puesto de trabajo.
  • Nombre y apellidos.
  • Teléfono de contacto.
  • Dirección.
  • Correo electrónico.
  • Cargo en la empresa.
  • Área de trabajo o departamento.
  • Indicaciones/Observaciones.
• Datos académicos: relacionados con la formación académica y experiencia laboral del empleado. Se trata de un apartado que se ha de ir actualizando con el tiempo.
  • Información académica.
  • Cursos y formaciones.
• Contacto de emergencia: en el caso de que se produjera una emergencia en el trabajo, se ha de contar con los datos de una persona cercana al empleado con la que poder contactar si fuera necesario.
  • Datos personales de la persona de contacto.
  • Parentesco.

Normalmente, la ficha de la información del empleado suele estar conectada con los documentos de control de fichaje, sus altas o bajas y el control de vacaciones.

De esta manera, toda la información relacionada con un trabajador/a se encuentra en un mismo lugar y a mano.

Las bases de datos de Recursos Humanos y los software de recursos humanos son la mejor herramienta para prescindir del papel y tener todo guardado de manera digital y segura.

Información adicional relevante

1. Beneficios y compensaciones:
   • Planes de salud y jubilación: información sobre beneficios adicionales.
   • Bonificaciones: detalles de bonificaciones anuales o puntuales.
2. Historial laboral y evaluaciones:
   • Promociones: historial de ascensos y cambios de puesto.
   • Evaluaciones: resultados de evaluaciones de desempeño.
3. Documentación:
   • Contratos: copias de contratos de trabajo.
   • Certificados: documentación de habilidades, cursos y certificaciones.

Plantilla de Excel de empleados para descargar

En esta plantilla del empleado para RRHH encontrarás una hoja con la ficha personal.

En ella aparecen casillas para rellenar la información del trabajador, sus datos personales y la información relacionada con su puesto de trabajo.

Haciendo clic en el botón podrás descargar la plantilla de Excel de empleados directamente en tu dispositivo y comenzar a utilizarla.

Ventajas e inconvenientes de las plantillas de Excel de empleados

Quizás no conozcas todas las ventajas e inconvenientes de utilizar plantillas de Excel de empleados. Así que te contamos las más importantes para que las tengas en cuenta en tu departamento de RRHH:

Estas son sus principales ventajas:

1. Fáciles de usar: las plantillas de Excel de empleados son fáciles de usar y no requieren conocimientos avanzados de Excel. 
2. Personalizables: estas plantillas son personalizables y se pueden adaptar a las necesidades específicas de una empresa.
3. Ahorro de tiempo: no es necesario crear una nueva hoja de cálculo desde cero cada vez que se necesita registrar información de un nuevo empleado.
4. Facilidad para realizar seguimiento: las plantillas de Excel de empleados son útiles para realizar un seguimiento de la información de los empleados.
5. Flexibilidad: puede adaptarse para gestionar diferentes tipos de datos y generar reportes personalizados. Excel puede integrarse fácilmente con otros programas y bases de datos.
6. Análisis de datos: Excel ofrece una amplia gama de fórmulas y funciones para analizar datos de empleados. Además, herramientas como gráficos y tablas dinámicas facilitan la visualización de la información.

Y estos son sus inconvenientes:

1. Puede haber errores: aunque estas plantillas son fáciles de usar, pueden ocurrir errores si la información no se escribe correctamente.
2. No es seguro: la información en hojas de cálculo puede ser vulnerable a accesos no autorizados, ya que los datos no están cifrados.
3. No escalable: las plantillas de Excel de empleados pueden ser útiles para pymes, pero pueden no ser escalables para grandes empresas.
4. Falta de integración: no siempre se integran con otros sistemas empresariales, lo que puede causar problemas de sincronización de datos.

¿Cómo automatizar la base de datos de empleados? 

¿Quieres ir un paso más allá de la plantilla de Excel de empleados? Para automatizar la base de datos de empleados, puedes seguir los siguientes pasos:

1. Identifica los datos que vas a almacenar.
2. Comprueba la compatibilidad con otras herramientas.
3. Elige un software de gestión de datos para RRHH compatible.
4. Diseña la estructura de la base de datos.
5. Importa los datos en hojas de cálculo.
6. Crea informes para visualizar los datos.
7. Automatiza los procesos para ahorrar tiempo.

Automatizar la base de datos de empleados requiere de una planificación cuidadosa y la elección de la herramienta adecuada. Una vez que esta esté automatizada, podrás beneficiarte de la eficiencia y la generación automática de informes de RRHH.

Herramientas y métodos de automatización

1. Macros en Excel:
   • Creación de macros: utilizar macros para automatizar tareas repetitivas, como el cálculo de salarios o la actualización de registros.
   • Grabación de acciones: Excel permite grabar macros basadas en las acciones del usuario, que luego pueden ejecutarse automáticamente.
2. Formularios electrónicos:
   • Entradas de datos: crear formularios electrónicos en Excel para la entrada de datos de manera uniforme y precisa.
   • Validación de datos: implementar reglas de validación para garantizar que los datos ingresados sean correctos.
3. Conexión con bases de datos:
   • Integración: conectar Excel con bases de datos externas (por ejemplo, SQL Server, Access) para importar y exportar datos automáticamente.
   • Vinculación: utilizar conexiones de datos para mantener actualizados los registros en Excel en tiempo real.

Combinar tu base de datos con People Analytics te ayudará a tomar mejores decisiones estratégicas. Si aún tienes dudas sobre cómo hacerlo, te dejamos esta guía para implementar People Analytics en tu empresa.

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