¿Cómo implementar una política de gastos en una empresa?

17 de octubre, 2023

¿Te frustra no saber en qué se invierte el dinero cada mes en tu empresa? Tranquilo, hay una solución. Implementar una buena política de gastos en una empresa puede ser la clave para reducir costes innecesarios. 

En este artículo te explicaremos paso a paso cómo poner en marcha un sistema de control de gastos efectivo, que te permitirá tener una visión clara del flujo de dinero en tu negocio. Con un buen control de gastos, tu empresa puede alcanzar nuevas metas. ¡Sigue leyendo y descubre cómo hacerlo!

¿Qué es una política de gastos en una empresa?

Una política de gastos en una empresa define las reglas sobre cómo se gastará el dinero en tu empresa. Te ayuda a mantener los costes bajo control y alineados con tus objetivos de negocio.

Para implementarla, primero determina qué gastos son realmente necesarios para las operaciones diarias. Luego, establece límites de gastos para cada área y empleado. Es importante comunicar esta política a todo el equipo y capacitarlos sobre cómo registrar y justificar gastos.

También debes monitorear regularmente los gastos reales versus el presupuesto para detectar desviaciones y tomar acciones correctivas rápidamente. Revisa la política periódicamente y ajústala según sea necesario.

Con una política de gastos de empresa clara y un seguimiento constante, podrás optimizar tus recursos. ¡Vale la pena el esfuerzo!

Pasos para implementar la política de gastos en una empresa

¿Quieres implementar una política de gastos en tu empresa, pero no sabes por dónde empezar? Aquí te dejamos los pasos básicos para que establezcas la tuya con éxito:

1. Identificar las necesidades de la empresa

Para implementar una política de gastos en tu empresa, primero tienes que identificar qué necesita cada departamento para funcionar correctamente.

Revisa los gastos de cada área el año pasado y calcula un promedio. Luego, establece unos objetivos iniciales de presupuesto para controlar los costes, pero sin afectar la productividad laboral. 

Al definir las necesidades específicas de tu negocio y crear directrices claras sobre cómo gastar el dinero de manera responsable, asentarás las bases para el control de gastos.

2. Decidir qué gastos incluir

Al implementar una política de gastos en tu empresa, es importante determinar qué gastos vas a incluir y cuáles no. Piensa en los gastos fijos y variables que son esenciales para el funcionamiento de tu negocio. 

Establece también con cada departamento qué gastos son realmente necesarios y cuáles son prescindibles.

También considera incluir nuevos gastos que puedan generar nuevas oportunidades de negocio y fomentar la lealtad de los clientes. No incluyas gastos personales ni gastos excesivos que no beneficien directamente a la empresa.

Una buena política de gastos de empresa debe ser lo suficientemente flexible como para cubrir los gastos imprevistos, pero también lo suficientemente estricta como para evitar el abuso. Revisa periódicamente los gastos incluidos y haz los ajustes necesarios para alinear la política con los objetivos financieros de tu organización.

3. Categorizar los gastos

Para implementar una política de gastos en tu empresa, también deberás establecer una categorización de los gastos clara. Divide tus gastos en grupos como:

• Operativos: son necesarios para el funcionamiento de la empresa, como el alquiler o los materiales de oficina.
• Comerciales: sirven para incrementar las ventas, como la publicidad o los viajes de negocios.
• Administrativos: apoyan la gestión de la compañía, como los gastos en software.
• Inversiones: mejoran la capacidad productiva, como equipos o ampliación de instalaciones.

Una vez categorizados, analiza cada grupo para optimizar y reducir gastos innecesarios. 

4. Definir los gastos reembolsables

Definir los gastos reembolsables es fundamental para controlar los costes de tu empresa. Debes determinar qué gastos son necesarios para las operaciones del negocio y cuáles no ameritan reembolso.

Explica qué gastos se cubrirán total o parcialmente, como los gastos de representación. Deja por escrito aquellos que no se reembolsarán, como gastos personales.

Es recomendable definir límites de gasto por categoría y solicitar tickets de gastos para todo desembolso. Esto te permitirá llevar un control estricto y evitar abusos. Revisa periódicamente esta política y realiza ajustes según las necesidades de tu compañía.

5. Determinar límites de gasto

Determinar límites claros de gasto es fundamental para implementar exitosamente una política de gastos de empresa. Debes fijar un presupuesto global para diferentes áreas y departamentos de tu negocio.

Luego, asigna límites mensuales y anuales para gastos fijos como alquiler, servicios públicos y salarios. También establece topes para gastos variables como materiales, publicidad y viajes. 

Es importante que involucres a los responsables de cada área en la determinación de estas cantidades para que se sientan comprometidos con su cumplimiento.

Revisa regularmente los gastos reales versus los presupuestados. Si detectas desvíos importantes, analiza sus causas y considera ajustar los límites.

6. Establecer procesos de aprobación y devoluciones

Para implementar una política de gastos de empresa, es importante designar a alguien responsable de aprobar y gestionar los gastos. Esta persona revisará todas las solicitudes de gastos y decidirá si se aprueban o no. También supervisará los gastos recurrentes para asegurarse de que sigan siendo necesarios.

Al establecer procesos claros de aprobación y reembolso de gastos, puedes optimizar los costes y el presupuesto. Define límites de gastos para diferentes roles y proyectos.

7. Utilizar una solución de control de gastos

Para implementar una política de gastos en tu empresa, existen algunas herramientas que pueden facilitarte llevar un registro de todos los gastos de la compañía. Programas como Sesame HR te permitirán ordenar tu control de gastos.

De esta manera, podrás ver cuánto gastas en diferentes áreas y hacer ajustes para optimizar recursos. Además, estos softwares envían alertas cuando te acercas a al límite del presupuesto asignado para cada categoría.

8. Automatizar procesos

Automatizar tus procesos de gastos hará tu vida más fácil. Al estandarizar cómo se solicitan, aprueban y reembolsan los gastos, podrás ahorrar tiempo y dinero.

Piensa en implementar un sistema de gestión de gastos que permita a tus empleados enviar sus recibos escaneados o fotografiados y llenar un breve formulario en línea. 

Esto evitará el papeleo innecesario y te dará visibilidad sobre dónde se está gastando el dinero. 

Simplifica tu flujo de trabajo de aprobaciones configurando reglas que envíen automáticamente ciertos gastos a la persona adecuada para su revisión. 

9. Comunicar la política a la plantilla

Una vez definida, comunicar la política de gastos de empresa a todo el personal es fundamental para su éxito. Debes explicarla claramente para que todos la entiendan y la sigan.

Programa reuniones con todos los departamentos y equipos para presentar la política en persona. Explica el propósito de controlar los gastos en tu empresa y cómo impactará positivamente a la empresa. Responde cualquier duda y aclara conceptos para que no haya confusiones.

Redacta la política por escrito y distribúyela a todo el personal. Incluye detalles específicos sobre qué está permitido, los límites de gasto y el proceso para solicitar excepciones. Esto servirá como referencia permanente para resolver dudas.

Una vez implementada la política, monitorea cómo se está aplicando. Da retroalimentación positiva cuando se sigan las reglas y corrige rápidamente cualquier desviación. Esto garantizará que todos comprendan la importancia de ceñirse a la política de gastos de empresa.

Ventajas de contar con una política de gastos en una empresa

Implementar una política de gastos en tu empresa trae grandes ventajas para tu empresa, entre las que destacan las siguientes: 

1. Control de gastos: te permite tener un mayor control sobre tus finanzas y detectar áreas de oportunidad para optimizar recursos.
2. Ahorro de tiempo: con procedimientos claros para solicitar y aprobar gastos, tus colaboradores sabrán exactamente qué hacer y a quién acudir.
3. Prevención de fraudes: al implementar controles y límites sobre qué gastos se aprueban y quién los autoriza, reduces el riesgo de malversación de fondos.
4. Mayor transparencia: todos conocen las reglas y saben qué esperar. Esto fortalece la cultura en tu empresa.
5. Presupuestos realistas: con datos de tus gastos históricos, puedes crear presupuestos más precisos y realistas.

En síntesis, implementar una sólida política de gastos en tu empresa te brinda control, ahorro de tiempo, prevención de fraudes, transparencia y presupuestos más realistas. ¡No dejes pasar la oportunidad de obtener todos estos beneficios! 

Políticas de gastos de una empresa: ejemplos

Como director, debes implementar políticas claras sobre los gastos de tu empresa. Establece lineamientos para aspectos como:

• Gastos de viaje: define quién puede autorizar qué tipo de viajes y en qué categoría. Determina los gastos para hoteles, comidas, transporte, etc.
• Gastos con tarjetas de crédito corporativas: establece quién tiene acceso para pagar con las tarjetas de empresa y para qué pueden usarse. 
• Gastos de kilómetros recorridos: define una política sobre el reembolso por kilómetros recorridos con vehículos propios para asuntos de la empresa.
• Gastos por teletrabajo: si tu empresa permite el teletrabajo, determina qué gastos se reembolsarán como electricidad, internet o mobiliario.

Tener política de gastos en tu empresa claras te ayudará a controlar los gastos y evitar abusos. Asegúrate de comunicarlas a todo el personal y actualizarlas periódicamente según tus necesidades.

Apóyate en herramientas como Sesame HR para digitalizar el control de gastos. Obtendrás reportes detallados sobre los gastos de tu empresa.

Así que ya sabes, no esperes más y pon manos a la obra con una política de gastos en tu empresa. Si quieres saber más sobre este y otros temas, sigue en nuestra sección de recursos. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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