10 de octubre, 2023

¿Quieres facilitarle la vida a tus empleados y ahorrarte dolores de cabeza? Pagar con una tarjeta de empresa te va a facilitar la centralización de tus gastos. Hablamos de esos gastos por desplazamientos de trabajo a otra ciudad, o esas facturas generadas a la hora de organizar un evento.

Si quieres saber más sobre esta forma de control de gastos, sigue leyendo. Te contaremos al detalle qué puedes pagar con una tarjeta de empresas y todas sus ventajas. ¡Empezamos!

¿Qué permite la tarjeta de empresa?

Pagar con la tarjeta de empresa permite a una empresa proporcionar a sus empleados una forma de pago para gastos relacionados con el trabajo sin que tengan que utilizar su propio dinero y luego solicitar reembolsos. Algunas de sus principales funciones son:

Simplificación de la contabilidad: pagar con tarjetas de empresa simplifica el proceso de contabilización de gastos para la empresa, ya que todos los gastos realizados se registran de forma mensual.
Control y límites de gastos: la empresa puede establecer límites de gastos para cada empleado o departamento. Esto ayuda a mantener el control sobre los gastos.
Seguimiento de gastos: las tarjetas de empresa a menudo incluyen herramientas de seguimiento y generación de informes que permiten a la empresa monitorear y analizar los gastos de manera efectiva.

En resumen, pagar con una tarjeta de empresa es una herramienta financiera que facilita la gestión de gastos relacionados con el trabajo y mejora la eficiencia en el proceso de contabilización de gastos para una empresa.

Eso sí, para su correcto funcionamiento, deberá haber una persona encargada del cumplimiento de la política de gastos y que revise todas las facturas asociadas para que ningún pago se quede sin justificar. Lo ideal es que las archives todas en tu gestor documental.

¿Qué gastos se pueden pagar con tarjeta de empresa?

Seguro te interesa saber qué gastos pueden pagar con la tarjeta de la empresa tus empleados.

Eso sí, al final deberá quedar bien reflejado en la política de gastos de empresa para que no haya dudas ni errores. Especialmente, en lo que a gastos personales se refiere, uno de los puntos más conflictivos.

1. Gastos de representación de la empresa

Uno de los usos más comunes de las tarjetas de empresa es la cobertura de gastos relacionados con la representación de la empresa ante clientes, proveedores o socios comerciales.

Esto puede incluir:

Viajes de negocios.
Gastos de alojamiento.
Comidas de negocios.
Almuerzos con clientes importantes.
Eventos corporativos.

Pagar con la tarjeta de empresa permite a los empleados llevar a cabo estas actividades sin necesidad de utilizar su propio dinero y luego solicitar reembolsos.

Eso sí, igualmente es importante conservar los tickets de gastos o facturas para justificar la contabilidad. De no hacerlo, esos gastos no podrán ser deducibles. Y es que, de cara al Impuesto de Sociedades, para que un gasto de empresa sea deducible, debe quedar contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias.

2. Gastos de socios o ejecutivos para uso personal

En algunas empresas también se permite pagar con tarjetas de empresa para gestionar los gastos personales de socios o ejecutivos de alto nivel que están relacionados de alguna manera con las operaciones de la empresa. Al final, los socios y ejecutivos pueden disponer de los fondos de la compañía.

Estos gastos deben ser sufragados por esos mismos socios o ejecutivos, por lo que deberán descontarse en la preparación de nóminas o de las dietas para liquidarlos. Según el caso, también se podría considerar salario en especie y deberán tributar en la declaración del IRPF del titular.

3. Gastos de empleados para uso personal

Pagar con la tarjeta de empresa los gastos personales de los empleados está totalmente desaconsejado. Su uso debe ser única y exclusivamente para pagar gastos derivados de la actividad profesional y que puedan justificarse.

Por ello, debe evitarse cualquier tipo de intento de adueñarse de un dinero que no le pertenece, y estos deberán justificar debidamente todo tipo de pagos. Puede ser interesante establecer límites en el uso de la tarjeta, así como el presupuesto y los horarios de uso.

En resumen, este tipo de tarjetas ofrecen una solución eficiente y organizada para gestionar una amplia gama de gastos empresariales. Establecer políticas claras y límites adecuados es fundamental para garantizar un uso responsable y beneficioso.

Tipos de tarjetas para empresas

Hay distintos tipos de tarjetas para empresas según su forma de pago, tipos de gastos y soporte, lo que permite a las organizaciones seleccionar la opción que mejor se adapte a sus necesidades y objetivos.

A continuación, exploraremos dos clasificaciones clave para entender las diferentes formas de pagar con la tarjeta de empresa.

Según la forma de pago

Se puede pagar con la tarjeta de empresa de distintas formas, y entre ellas distinguimos entre las tres siguientes:

Tarjetas de crédito para empresas: permiten realizar compras y pagos a crédito. Esto puede ser especialmente útil para cubrir gastos operativos o gestionar flujo de efectivo en momentos clave.
Tarjetas de débito para empresas: están vinculadas a una cuenta bancaria y permiten a las empresas realizar compras y pagos utilizando fondos disponibles en su cuenta. Estas ofrecen un mayor control sobre los gastos, ya que limitan los gastos a los fondos disponibles.
Tarjetas de prepago para empresas: se cargan con un saldo predeterminado y se utilizan hasta que se agote dicho saldo. Son ideales para controlar gastos específicos.

Según tipos de gastos

Las tarjetas de empresa se pueden clasificar en dos categorías principales según los tipos de gastos que cubren:

Tarjetas de empresa para gastos específicos: están diseñadas específicamente para cubrir gastos relacionados con un propósito o área de gastos determinada. Es decir, podrían estar restringidas solo a viajes o gastos en material de oficina, por ejemplo.
Tarjetas de empresa para gastos generales: se utilizan para cubrir una amplia variedad de gastos empresariales, sin estar limitadas a una categoría específica.

Según el soporte

Además, según sea el soporte para pagar con la tarjeta de empresa, podremos distinguir entre dos tipos:

Tarjetas físicas para empresas: son las tarjetas de plástico tradicionales que se pueden utilizar en puntos de venta físicos y para compras en línea.
Tarjetas de empresa online: también conocidas como tarjetas virtuales, son una solución digital que permite generar números de tarjeta virtuales para compras en línea. Son altamente seguras y se utilizan para transacciones en línea.

La elección entre estos tipos de tarjetas para empresas dependerá de las necesidades y prioridades financieras de cada organización.

Ventajas de pagar con tarjeta de empresa

Pagar con la tarjeta de empresa en el entorno corporativo conlleva una serie de ventajas significativas que contribuyen a una gestión de gastos más eficiente y un control más preciso de los gastos. Aquí presentamos algunas de las ventajas clave:

Evitar que los empleados adelanten pagos con tarjeta personal: esto no solo alivia a los trabajadores de la carga financiera, sino que también simplifica la contabilidad.
Control de gastos en tiempo real: los responsables financieros pueden monitorear y revisar los gastos de manera constante, lo que facilita la detección temprana de posibles problemas y garantiza un control efectivo.
Límite de gastos por concepto: se pueden asignar presupuestos específicos para diferentes tipos de gastos, como viajes o suministros de oficina, garantizando que se mantengan dentro de los límites establecidos.
Facilitar pagos online e internacionales: pagar con las tarjetas de empresa simplifica los gastos en línea y las transacciones internacionales. Una aplicación especialmente útil en un mundo empresarial globalizado.
Creación de informes: las tarjetas de empresa suelen ofrecer la posibilidad de generar informes detallados sobre los gastos. Estos proporcionan una visión clara de cómo se están utilizando los fondos corporativos y son esenciales para la toma de decisiones financieras informadas.

En resumen, pagar con la tarjeta de empresa ofrece una serie de ventajas que van más allá de la simple comodidad de pago. Estas tarjetas son una herramienta esencial para gestionar de manera efectiva los gastos corporativos y garantizar un control financiero sólido en el mundo empresarial.

Control de gastos con Sesame HR

La gestión eficiente de los gastos empresariales es esencial para mantener tu salud financiera. Por ese motivo, contar con las herramientas adecuadas para el control de gastos se ha convertido en una necesidad urgente. Es aquí donde entra en juego el software de Sesame HR.

Te ayudamos a simplificar y agilizar el proceso de seguimiento y control de gastos empresariales. De hecho, tus empleados podrán cargar directamente en la aplicación sus tickets de gasto, para que el responsable pueda aceptarlos o denegarlos.

Si quieres saber más sobre este y otros temas, quédate en el blog de Sesame HR. ¡Somos tu software de RRHH de confianza!

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Valoración promedio:

5 estrellas (83 votos)

★★★★★

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Qué gastos pueden pagar con tarjeta de empresa tus empleados?

¿Qué permite la tarjeta de empresa?

¿Qué gastos se pueden pagar con tarjeta de empresa?

1. Gastos de representación de la empresa