5 de octubre, 2023

¿Te preguntas cómo puedes aplicar la gestión de gastos en la nube en tu empresa? Estás en el lugar indicado. Te enseñaremos todos los beneficios de digitalizar la gestión de gastos para simplificar tus procesos.

Además, te dejaremos varios consejos para optimizar la gestión de gastos en tu empresa. ¡Quédate, que te lo contaremos al detalle!

¿Qué es la gestión de gastos en la nube para empesas?

La gestión de gastos en la nube es el proceso que te permite centralizar en una plataforma online y optimizar el control de gastos de tu empresa.

Tus empleados podrán reportar sus gastos desde una app, subiendo fotos de sus recibos y tickets. De esta forma tendrás todos los gastos de empresa en un mismo lugar, visibles y listos para ser aprobados.

Olvídate de los tediosos Excels, con la gestión de gastos en la nube podrás visualizar tus gastos totales mensuales, por categoría o método de pago con un simple clic.

La gestión de gastos en la nube es la solución inteligente para llevar el control de tus gastos empresariales de forma sencilla y eficiente.

Cómo optimizar la gestión de gastos en la nube para empresas

La gestión de gastos en la nube te da visibilidad sobre tus costes. Aprovéchala para tomar decisiones informadas y llevar tu empresa al siguiente nivel. Así que si quieres optimizarla, sigue estos consejos.

1. Elige tu software de control de gastos

Un software de gestión de gastos en la nube te permitirá registrar y organizar digitalmente tus gastos empresariales. Puedes elegir entre muchas opciones, como Sesame HR. Cada uno tiene sus pros y contras, así que analiza cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Por ejemplo, si tienes empleados que viajan mucho, un software con una aplicación móvil puede ser útil. Con los reportes claros, podrás ver dónde puedes recortar costes innecesarios en la gestión de personal.

2. Crea la política de gestión de gastos en la nube

Para una buena gestión de gastos en la nube, deberás crear antes su política de gestión.

Para ello, define categorías de gastos, límites y requisitos de aprobación. Exige recibos digitales y capturas de pantalla. Esto evitará fraudes y te dará control total.

Con una política clara, tus empleados enviarán gastos precisos y justificados desde su app. Podrás aprobar o rechazar estos gastos rápidamente desde tu panel.

3. Enseña a tus empleados a usar las notas de gastos

Para que todo funcione bien, enseña a tus empleados a usar las notas de gasto. Es decir, cómo subir las fotos del ticket a la app para su aprobación.

Explícale a tu equipo la importancia de reportar sus gastos. Tu empresa se beneficiará al:

Optimizar el control de los gastos.
Evitar errores en las cuentas.
Tener los gastos centralizados.
Poder tomar mejores decisiones basadas en datos reales.

Tus colaboradores aprenderán a ser más responsables con el dinero de la compañía. Y tú tendrás menos estrés al final de mes. Es un win-win.

4. Asigna una persona encargada de revisar los gastos

Asigna a un empleado experto en finanzas la responsabilidad de revisar todos los gastos de la empresa de forma periódica, así como la gestión de los tickets.

Delegar esta tarea a alguien capacitado para detectar áreas de mejora y oportunidades de ahorro, te permitirá optimizar recursos a final de mes.

5. Evalúa mensualmente tus gastos en la nube

Evalúa tus gastos mensuales en la nube para optimizarlos. Analiza qué servicios usas y cuánto pagas por ellos. Quizás descubras que estás pagando por más de lo que realmente necesitas. Cancela o reduce las suscripciones que no usas.

Concéntrate en los servicios esenciales que impulsan tu negocio. Asegúrate de que los empleados solo tengan acceso a lo que necesitan para hacer su trabajo. Esto evitará gastos innecesarios.

6. Activa alertas en caso de que se disparen los gastos

Configura alertas que te avisen si los gastos superan cierto umbral. Así podrás reaccionar rápido y tomar medidas.

Por ejemplo, puedes pedirle a tu software de gestión de gastos que te envíe un correo electrónico si los gastos de determinada categoría superan el 10% del presupuesto mensual. De esta forma estarás al tanto de posibles desviaciones y podrás investigar sus causas y soluciones.

Ventajas de la gestión de gastos en la nube

Una de las mayores ventajas de implementar un software de gestión de gastos en la nube es el ahorro de tiempo y dinero. Tus empleados ya no tendrán que pasar horas rellenando hojas de cálculo para reportar sus gastos mensuales.

Podrás ver en todo momento el total de gastos generados mes a mes, por categoría y método de pago. ¡Pero esto no es todo! ¿Quieres conocer el resto de ventajas? Te las explicamos a continuación.

1. Entorno colaborativo virtual

La gestión de gastos en la nube te permite llevar un control exhaustivo de los gastos de tu empresa de forma colaborativa y en tiempo real.

Especialmente, porque este tipo de entornos te ofrecen la posibilidad de dar múltiples permisos a las personas que la usen.

Mientras que los empleados podrán subir y corregir sus gastos, los administradores podrán aprobarlos o denegarlos.

2. Visualización de gastos en tiempo real

La gestión de gastos en la nube te permite ver cómo se gasta el dinero en tu empresa en tablas actualizadas en tiempo real. Es una herramienta que te mantiene al tanto de cada movimiento financiero al instante.

Esto te da visibilidad sobre cómo se gasta el dinero y dónde puedes ahorrar. Podrás mejorar la toma de decisiones e implantar medidas más efectivas, así como con herramientas con People Analytics.

3. Aceleración del flujo de aprobación de gastos

Acelerar el flujo de aprobación de gastos es clave para optimizar la gestión de gastos en la nube. Tus empleados pasan menos tiempo esperando la autorización de sus gastos y presupuestos.

Al automatizar el flujo de trabajo, puedes personalizar el proceso de aprobación según tus necesidades. De esta forma optimizas los recursos de tu equipo.

4. Evaluación e informes de gastos automatizados

La gestión de gastos en la nube te permite llevar un control de los gastos de tu empresa de forma automatizada. Podrás generar reportes con detalles de cada gasto, clasificarlos por categoría, fecha o empleado.

Con la gestión de gastos en la nube, olvídate de tediosos registros manuales. Esto te permitirá:

Tener reportes de gastos al día.
Identificar áreas de oportunidad para ahorrar.
Tomar mejores decisiones basadas en datos reales.

La gestión de gastos en la nube es ideal para llevar un mejor control del presupuesto de tu empresa. Te ayuda a maximizar ganancias al tener los gastos bajo control.

5. Reducción de errores y costes

La gestión de gastos en la nube es un sistema que te permite administrar y controlar los gastos de tu empresa de forma digital. Al utilizar una solución como esta, podrás reducir errores, ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia.

Con la gestión de gastos en la nube, tus empleados pueden escanear o tomar una foto de los recibos y subirlos directamente a la plataforma. De esta forma, evitarás que se pierdan o dañen recibos físicos. Esto se traduce en un gran ahorro de tiempo y dinero para tu empresa.

6. Mayor productividad laboral

Al centralizar y automatizar procesos como la aprobación de facturas y reembolsos, tus empleados ganarán un tiempo valioso que antes dedicaban a papeleo innecesario. Es decir, su productividad laboral aumentará.

Con una solución como Sesame HR, podrás dar seguimiento en tiempo real al presupuesto de cada área y proyecto, detectar desviaciones y tomar acciones correctivas de inmediato. Tus directores de finanzas y contabilidad agradecerán tener información confiable en una misma plataforma.

Aprovecha las ventajas de la tecnología para simplificar tareas repetitivas, minimizar errores y maximizar el valor que cada empleado aporta a la empresa.

Gestión de gastos en la nube con Sesame HR

Optimiza tus gastos de empresa con Sesame HR. Con nuestra aplicación de control de gastos podrás:

Visualizar todos tus gastos en una tabla: tus empleados subirán sus notas de gasto y tickets desde la app. En cuestión de segundos, podrás aceptar o denegar los gastos.
Ganar tiempo: deja atrás las hojas de cálculo y gana tiempo. Tus empleados informarán de sus gastos al instante y tú tomarás decisiones sobre la marcha.
Reduce los errores: tus empleados podrán editar y revisar sus gastos desde la app. Sabrás el total de gastos generados por categoría y método de pago.
Optimizar costes y maximiza beneficios. Con Sesame HR tendrás el control de tus gastos de empresa.

Así que ya lo sabes, si quieres que tu empresa crezca de manera eficiente sin perder el control de tus finanzas, implementa un sistema de gestión de gastos en la nube hoy mismo.

Con herramientas sencillas como Sesame HR, podrás optimizar tus procesos. Si te interesa, puedes pedir una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH. ¿A qué esperas para probarlo?

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Qué es la gestión de gastos en la nube y cómo optimizarla en tu empresa?