28 de septiembre, 2023

La realización de la prenómina es uno de los pasos previos a la gestión y creación de nóminas de los empleados. Por este motivo, es muy importante hacerlo de la forma más efectiva posible, siendo interesante contar con una prenómina automatizada.

¿Quieres saber todo sobre la gestión de nóminas para incorporarlo en tu empresa? Toma nota de todo lo que te contamos en este artículo en el que resolveremos todas tus dudas. ¡Continúa leyendo!

Qué es una prenómina automatizada

La prenómina es uno de los pasos previos que el equipo de Recursos Humanos de una compañía debe hacer para calcular y determinar la cantidad a pagar a cada colaborador. En el cálculo de la misma se tienen en cuenta factores como:

El tiempo trabajado.
Posibles incidencias en la nómina como ausencias, extras, primas o incentivos.

Así se calcula la base del salario final para cada empleado. Dicho proceso permite conocer la actividad de los trabajadores y cómo afecta a la compensación laboral. Cualquier modificación que se dé, afecta al sueldo bruto del colaborador.

La prenómina automatizada por su parte permite obtener y recabar todos estos datos necesarios de forma automática y más exacta, para así llevar a cabo la preparación de nóminas sin ningún problema.

Beneficios de la prenómina automatizada

La principal razón por la que emplear la prenómina automatizada es el hecho de evitar errores de cálculo. Al tratarse de una operación compleja, llena de variables y repetitiva, cabe el riesgo de equivocarse al apuntar los datos.

Al llevar a cabo todo este proceso a mano o empleando diferentes herramientas, solo se incrementa el riesgo de error. Se deben cotejar diferentes documentos en papel o archivos informáticos de todo tipo, por lo que es posible que se pierdan datos relevantes invirtiendo más tiempo del necesario.

Con una prenómina automatizada se pueden cotejar los datos con los de los registros originales e introducir cualquier cambio antes de llegar a la nómina definitiva.

Algunas ventajas de la prenómina automatizada son:

Reducción del margen de error y la vulnerabilidad de los datos.
Obtener control de los cambios, pudiendo conocer quién realiza cada cambio.
Mejorar el control de los ajustes.
Ahorrar tiempo y recursos.
Reducir los reclamos o malos entendidos.
Dar mayor tranquilidad al equipo.
Consultar las modificaciones en tiempo real.
Identificar el estado de cada miembro de la plantilla.
Aumentar la eficiencia.

Cómo funciona una prenómina automatizada

Ahora que ya sabes lo qué es una prenómina automatizada, es importante conocer todo acerca de cómo funciona, para realizarlo de forma sencilla.

El proceso que sigue la prenómina automatizada es el siguiente:

Registrar y recopilar los cambios

Lo primero que se necesita es conocer todos los movimientos que ha tenido la plantilla durante el mes o el periodo de tiempo que se quiera calcular la nómina. Entre las incidencias generales que pueden surgir están:

Altas o bajas.
Ausencias laborales.
Gestión de horas extra.

Así pues, en una prenómina automatizada se recopilarán dichos datos. Lo ideal es que esta información esté centralizada, con ayuda de algún programa de RRHH.

Ordenar y revisar los datos

Al contar con todos los recursos en el mismo programa, simplemente se deberá ajustar y revisar los reportes de control horario y de otras incidencias por parte de los supervisores para corroborar que los datos utilizados en la prenómina automatizada son correctos.

De igual manera, los programas que permiten tener la prenómina automatizada facilitan y ordenan la información, clasificándolos para que sea más sencillo encontrarlos.

Calcular las percepciones y deducciones

Cuando ya se han recopilado todos los datos, el sistema hará el cálculo con base en las horas trabajadas, las incidencias y las deducciones. De esta forma, se elabora la prenómina automatizada más fácilmente.

Cómo gestionar una prenómina automatizada

La gestión de una prenómina automatizada implica una serie de pasos que debe seguir el personal de RRHH encargado para garantizar que el proceso sea lo más eficiente y preciso. Los pasos para gestionarla incluyen:

Seleccionar el software adecuado

La primera etapa del proceso es seleccionar cuál es la herramienta adecuada para automatizar la prenómina. Hoy en día existe una gran variedad de soluciones disponibles, por lo que es importante comparar las opciones y elegir la que mejor se adapte a las necesidades de la compañía.

Una vez que se ha seleccionado la tecnología, es necesario configurarla para que se adapte a las tareas que se quieren desempeñar.

Estos softwares, como el de Sesame HR, suelen incluir:

Una base de datos de empleados, con toda la información necesaria.
El control de asistencia y de gestión del tiempo, al conocer las horas trabajadas
Las tareas y proyectos que pueden reportarles bonos a cada miembro de la plantilla.

Establecer procesos claros y formar al personal

El departamento de RRHH debe contar con procedimientos claros para la recopilación, generación y validación de la prenómina automatizada. Con ello se garantiza que el proceso sea eficiente y preciso.

Cuando ya se ha establecido cómo elaborar una prenómina automatizada, habrá que formar al personal que estará al cargo de dicha tecnología, para que la use correctamente.

Recopilar los datos y generar la nómina

El siguiente paso a seguir es recopilar los datos, los cuales recogerá la aplicación y en los que se tengan en cuenta todas las incidencias que puedan afectar a la nómina. Se monitoriza y se revisa para comprobar que no exista ningún problema.

Una vez se conoce todo esto se genera la prenómina automatizada con los detalles del salario y las deducciones de cada trabajador.

Validar y enviar la prenómina

Para asegurar la máxima precisión, la prenómina automatizada debe haber sido validada bien mediante una revisión manual o una automática. Cuando esta se valida será enviada de forma automática a los miembros del equipo.

En estos softwares, como el de Sesame HR, la función de envío de nóminas permite ver todos los cambios en la plantilla. Asimismo, cuenta con una aplicación de entrada y salida o de incidencias, por lo que se pueden visualizar los datos de cada uno de los empleados.

La prenómina automatizada puede ser muy beneficiosa para tu compañía facilitando esta tarea. Descubre todo acerca de estos y otros temas de RRHH en nuestro blog. ¡Somos tu software de RRHH de confianza!

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

Qué es la prenómina automatizada y cómo se gestiona