17 de junio, 2024

La nómina es el documento donde aparece el sueldo del trabajador, en el que se reflejan toda la información relacionada con el salario que percibirá: periodo, devengos, deducciones, impuestos, anticipos. Deben realizarse de acuerdo al modelo oficial, y generalmente se entregan cada mes a los trabajadores. El envío de nóminas debe hacerse mensualmente, o en su defecto en la periodicidad por la cuál cobra el trabajador (semanal, mensual); y la gestión de las nóminas es clave en la gestión de empleados.

Este requisito se enmarca en la normativa laboral vigente en muchos países, con el objetivo de garantizar la transparencia en el pago de salarios y la comunicación clara de los conceptos que forman parte de la remuneración.

Los principales aspectos legales y prácticos relacionados con la obligación de entregar la nómina:

Normativa legal

Legislación laboral: la entrega de la nómina está regulada por las leyes laborales y convenios colectivos. Por ejemplo, en España, el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de proporcionar un recibo de salarios detallado.
Periodicidad: la normativa generalmente exige que el pago y la entrega de la nómina se realicen de manera mensual. La empresa debe seguir el calendario de pagos acordado, que típicamente se establece de forma mensual o según lo estipulado en el contrato de trabajo.

Contenido de la Nómina

Detalles del salario: la nómina debe detallar el salario base, complementos, deducciones y retenciones. También debe incluir información sobre la base de cotización a la Seguridad Social.
Desglose de conceptos: cada nómina debe desglosar todos los conceptos que componen la retribución del empleado, incluyendo las horas extras, bonificaciones, y deducciones como seguros sociales y retenciones de IRPF.

Cómo entregar las nóminas a los empleados

Tradicionalmente, la entrega o el envío de nóminas de empleados se hacía en papel. El trabajador acudía a la empresa, recibía la nómina y la firmaba. Sin embargo, los tiempos avanzan y a día de hoy el empresario puede enviar las nóminas en papel o por correo electrónico siempre que ponga a disposición de los trabajadores los medios necesarios para recibirla.

Métodos tradicionales

Entrega en papel

Entrega física: la entrega en papel implica proporcionar una copia física de la nómina al empleado, que debe ser firmada para constatar su recepción. Esto es común en empresas con menor digitalización.
Archivado: es importante conservar copias firmadas de las nóminas para cumplir con las obligaciones legales de archivo y auditoría.

Métodos electrónicos

Envío por correo electrónico

Formato PDF: la nómina puede enviarse en formato PDF a la dirección de correo electrónico proporcionada por el empleado. Este método facilita la distribución y reduce el uso de papel.
Protección de datos: es crucial garantizar la seguridad de los datos personales en el envío electrónico, cumpliendo con normativas de protección de datos como el GDPR.

Plataformas de gestión de nóminas

Intranet corporativa: algunas empresas utilizan plataformas internas o intranets donde los empleados pueden acceder a sus nóminas con un usuario y contraseña.
Aplicaciones móviles: la entrega de nóminas a través de aplicaciones móviles especializadas también es una práctica emergente, que facilita el acceso y la gestión de la nómina por parte del empleado.

Conviene tener en cuenta que no es obligado firmar la nómina, pues hay otras formas de acreditar que el trabajador ha recibido el salario estipulado en la misma.

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¿Qué pasa si no entrego la nómina a los empleados?

La legislación laboral señala que el envío de nóminas a los empleados es obligatorio, así que los empresarios están obligados a entregar la nómina cada mes a sus trabajadores. Si no lo hacen, se arriesgan a una infracción leve, que viene acompañada de una sanción de 60 a 625 euros.

Consecuencias legales

Sanciones: el incumplimiento en la entrega de nóminas puede acarrear sanciones por parte de la autoridad laboral. Estas sanciones varían según la gravedad de la infracción y la normativa del país.
Reclamaciones: los empleados tienen derecho a reclamar ante la inspección de trabajo o los tribunales si no reciben su nómina. Pueden demandar el pago de salarios adeudados y solicitar indemnizaciones por daños y perjuicios.

Impacto en la relación laboral

Desconfianza: la falta de entrega de nóminas puede generar desconfianza y descontento entre los empleados, afectando la moral y la motivación.
Conflictos: puede llevar a conflictos laborales y sindicales, dañando la reputación de la empresa y complicando las relaciones laborales.

Además, el trabajador que no reciba la nómina está en su derecho a presentar una denuncia por ello ante la Inspección de Trabajo o a solicitar a la empresa la aportación de las nóminas por vía judicial.

Envío de nóminas a empleados por correo electrónico

Cada vez son más las empresas que optan por enviar cada mes un correo electrónico con la nómina a sus trabajadores. Este método permite optimizar el tiempo, pues es mucho más ágil que la entrega en papel y no hace falta archivarlas en formato físico.

Tampoco hace falta que el trabajador pierda tiempo de trabajo acudiendo a la empresa a firmar. Eso sí, hay que cumplir con ciertos requisitos:

Informar a los trabajadores de que las nóminas se entregan en formato digital. Se puede exponer en reuniones o enviar un correo electrónico informando de ello.
Registro de correos electrónicos: la empresa debería contar con la dirección de e-mail de todos los trabajadores, ya sean cuentas profesionales o personales. Deben aparecer en la base de datos de empleados.
Confidencialidad de los documentos: una nómina no deja de ser un documento confidencial, ya que incluye información sensible. Por eso, es recomendable añadir un sistema de cifrado, por ejemplo el NIF o DNI del trabajador, para que puedan descargar el documento.

Además de ahorrar tiempo, también permite ahorrar papel y tinta, lo que supone cierto ahorro para las arcas de la empresa sin olvidar el beneficio medioambiental de no imprimir las nóminas.

El trabajador decidirá si imprime el correo electrónico con la nómina o no. No hace falta decir que una nómina digital incluye los mismos datos que la nómina en papel, y que tiene la misma validez.

Conviene señalar que las nóminas deben almacenarse durante al menos cinco años. Durante los 12 primeros meses, los trabajadores tienen derecho a reclamar el salario no abonado, mientras que la Seguridad Social dispone de cuatro año para reclamar las cotizaciones sociales.

Aun así, la Orden Ministerial de 1994 que regula las nóminas señala que la empresa debe conservarlas durante al menos 5 años.

¿Es obligado firmar la nómina?

La firma de la nómina sirve para acreditar que el empresario ha pagado al trabajador. Eso sí, la firma y el abono no siempre van de la mano. En los casos donde la nómina se abona mediante transferencia bancaria -seguramente, lo más habitual- la transferencia sirve como justificante del pago incluso sin firma.

En cambio, cuando la nómina se paga en efectivo, por ejemplo mediante un cheque o talón, sí que debe firmarse. Eso sí, la firma no significa que el trabajador esté conforme ni tampoco significa que renuncia a reclamaciones posteriores.

Sesame, una app de gestión de empleados para envío de nóminas

A la hora de confeccionar las nóminas de los trabajadores es imprescindible saber cuántas horas han trabajado cada mes.

👉 Para ello, un software de control horario como Sesame es de gran ayuda. Por una parte, sirve para controlar las horas de entrada y salida de los trabajadores a partir del fichaje -algo a lo que obliga la legislación laboral española-. Y por otra parte, permite conocer las horas extra, que también deben figurar en las nóminas de los trabajadores.

Todos los meses tendrás que enviar las nóminas a tus trabajadores, de modo que una buena gestión de empleados será clave para no se te pase ninguno. Especialmente, si la empresa es grande y cada vez tiene más trabajadores.

El control horario, también en el teletrabajo, o una base de datos donde aparezcan el correo electrónico, datos bancarios para hacer las transferencias o la contraseña para que cada empleado puede desbloquear su nómina son esenciales a la hora de preparar las nóminas para hacérselas llegar al personal de la empresa.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo. Su formación académica en derecho laboral y recursos humanos, combinada con su experiencia en empresas como Zeus - Smart Visual Data, Sesame HR, y Grupo Noa's, le ha permitido desarrollar una comprensión integral de la dinámica laboral y la gestión de personal.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

¿Es obligatorio el envío de nóminas a los empleados cada mes?

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