Base de datos de trabajadores en Excel: ¿por qué no es tan útil como crees?

19 de octubre, 2021

La base de datos de empleados en Excel es una herramienta que actualmente muchas empresas usan. Son múltiples los departamentos de recursos humanos que se encargan de utilizar este software para generar sus bases de datos dejándose guiar por la tradición y la costumbre.

Sin embargo, debemos mencionar que, actualmente, las bases de datos en Excel no tienen el mismo nivel de eficiencia que puede tener un sistema de gestión de recursos humanos. La verdad es, que la transformación digital sigue avanzando y con ella, llegan la invención de mejores softwares, con muchas otras funciones o con más sencillez en sus aplicaciones.

¿Qué es una base de datos de trabajadores en Excel?

Una plantilla de una base de datos de trabajadores en Excel es, básicamente, un archivo que permite el registro de todos los datos personales y de alta importancia de los trabajadores, por lo que también termina beneficiando al control de las incorporaciones.

Una vez se tenga todo debidamente registrado en una base de datos de Excel, se podrá localizar con facilidad cualquier información allí almacenada cuando surja la necesidad de buscar un dato en específico.

La base de dato de trabajadores en Excel, en términos generales, debe contar con los siguientes datos:

• Nro de empleado.
• Fecha de entrada a la empresa.
• Nombre y apellidos.
• Fecha de nacimiento.
• Dirección.
• Email y teléfono.
• Persona de contacto: nombre, relación con el trabajador y teléfono.

¿Por qué Excel no es tan útil como base de datos?

Como ya lo mencionamos, hasta ahora te hemos mostrado la buena faceta de Excel, pero ahora debemos decir por qué este programa no es tan eficiente para ser usado como una base de datos…

• Abstracción: Elaborar una hoja Excel es fácil; solo escribes según sean tus necesidades y configuras una herramienta que sea útil para lo que necesitas. Pero no se logran analizar debidamente las entidades que configuran tu modelo y las relaciones existente entre ellos. Con una hoja Excel, omites el análisis de las entidades que configuran el modelo de datos, sus propiedades y su relación.
• Encerramiento: Básicamente Excel es una tabla. Nada impide que un usuario, por error, escriba en la celda errónea o que, al desplazar o copiar información se crucen datos. Esto podría revolver todo tu trabajo realizado y hacer que dicha información se confunda.
• Eficacia: La velocidad de Excel no se acerca ni por poco a la eficiencia que puedes obtener por medio de un software como Sesame. Por ejemplo, operaciones como la búsqueda entre varios miles de filas (que son limitadas en Excel), las puedes ejecutar fácilmente en un software como el ya mencionado.
• Deficiente gestión de datos: Las hojas Excel pueden ser muy grandes y capaces de almacenar enormes cantidades de datos. Pero aún así no se comparan con lo que se puede archivar en una base de datos. Excel es capaz de guardar muchos datos, pero no los gestiona de la manera correcta. Las búsquedas muchas veces son lentas y también es sencillo equivocarse y obtener resultados equivocados.
• Flujo de trabajo: Una hoja Excel no es capaz de realizar alguna acción, es pasiva. No te informa de nada y solo puedes entrar, consultar y rellenar datos. Normalmente un software moderno, desarrollar distintas acciones. Por ejemplo, notificaciones de aviso cuando surge algún problema.

La mejor base de datos de trabajadores en Excel

Lo que mencionamos anteriormente, es tan sol una de las tantas pautas por las cuales Excel no es tan útil como base de datos. A diferencia de lo que muchas personas piensan, los softwares de recursos humanos que se pueden conseguir actualmente en el mercado, son una alternativa muy conveniente para dejar atrás los problemas con dichas hojas de cálculo.

En este caso, Sesame podrá ayudarte a olvidar todos tus problemas que puedas tener con la base de datos de trabajadores en Excel. También estarás al día con la tecnología y podrás optimizar múltiples procesos en tu departamento de rrhh. ¡ahorrarás mucho tiempo!

Software de gestión de recursos humanos

Hasta ahora hemos resaltado únicamente el lado más visto de la base de datos en Excel. Pero, como ya o mencionamos anteriormente, también existen programas que funcionan mucho mejor que dicho software para crear una base de datos y almacenar información en ella.

En este punto debemos hablar del software de rrhh de Sesame, un programa totalmente digital que tiene la ventaja de contar con un diseño muy visual y altamente intuitivo. Mediante esta herramienta de trabajo podrás crear la base de datos de trabajadores de tu empresa y registrar toda la información relevante en ella.

Lo mejor de todo, es que tendrás diversas opciones para el mantenimiento de dicha base de datos. Podrás mantenerla siempre actualizada y tener a tu alcance en todo momento la información más relevante de cada empleado. Sin duda alguna, Sesame podrá cumplir con cada una de tus expectativas y optimizar los procesos de las funciones que cumpla tu departamento de rrhh.

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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