Cómo realizar reuniones de seguimiento a cada trabajador de la empresa desde RRHH

19 de mayo, 2023

Seguro que ya sabes que realizar reuniones de seguimiento con los trabajadores es algo fundamental para mejorar los resultados de tu compañía. El motivo es que una correcta organización del trabajo va a aumentar la productividad de tu empresa.

El departamento de recursos humanos es el encargado de realizar este control. Y, para ello, te recomendamos el uso de algún tipo de software para la evaluación del desempeño de los trabajadores. Si todavía no tienes el tuyo, en Sesame HR te ayudamos a conseguirlo.

¿En qué consiste un procedimiento de seguimiento de personal?

Se trata de un conjunto de acciones que van destinadas a la valoración de la productividad laboral de los trabajadores de tu organización. En dicho rendimiento va a influir una serie de factores como la buena relación con el resto de compañeros y sus superiores.

También la disponibilidad de las herramientas adecuadas para realizar sus tareas o si se sienten cómodos en su puesto.

Aspectos que has de evaluar

Para realizar reuniones de seguimiento con los trabajadores, va a ser imprescindible contar con la máxima información sobre ellos. De hecho, existen varias áreas que tienen que evaluarse cuando se realiza este tipo de proceso.

• La calidad y la productividad del trabajo. La productividad consiste en la cantidad de tareas que un empleado lleva a cabo durante su jornada de trabajo. Para que esta mejore, será necesario que los colaboradores cuenten con las herramientas y los procesos necesarios.
• La eficiencia. Es la capacidad que un empleado tiene de llevar a cabo su trabajo de manera óptima en el menor tiempo posible. Para aumentar dicha eficiencia, va a ser oportuno que disponga de las técnicas adecuadas.
• La formación. Debes valorar si tus empleados tienen la formación suficiente para poder desempeñar su puesto de manera eficaz. En caso de no ser así, tendrán que asistir a charlas, congresos, seminarios, eventos y cursos para que adquieran la que necesitan.
• La actitud. Si un trabajador está contento en su empresa, se notará en su rendimiento. Por eso, resulta aconsejable tener un feedback regularmente con él para comprobarlo. Si no lo está, tendrás que escucharle para lograr que lo esté y mejorar el clima laboral.

Cómo se realiza una reunión de seguimiento

Para realizar reuniones de seguimiento con los trabajadores, hay disponibles varios formatos. La elección va a depender de los objetivos que tenga tu empresa.

• Escalas de puntuación. Si vas a ser tú el evaluador, tendrás que puntuar, en este caso, dentro de una escala. Esta va de menos a más puntos, refiriéndose al desenvolvimiento del empleado en su puesto.
• Selección forzada. Con este método, se selecciona esa frase que describe mejor el rendimiento del colaborador.
• Calificación de la conducta. Este sistema se basa en comparar la actitud del empleado cuando desempeña su trabajo con una serie de parámetros.
• Evaluación en grupos. Se trata de un método con el que se compara el rendimiento de cualquier trabajador con el resto de los empleados. Según un estudio realizado por Think Tank, un 60 % de los profesionales que trabaja en RRHH considera que esta herramienta provoca un impacto positivo, en general, en la organización.
• Autoevaluaciones. Este tipo de evaluación se recomienda que solamente la utilicen los empleados que se encuentran más comprometidos con tu compañía.

Tips para realizar reuniones de seguimiento con los trabajadores

Las reuniones que tienen lugar en una empresa centrada en el seguimiento de los trabajadores son muy importantes. Pero ¿sabes cómo tienes que organizarlas para que sean lo más eficientes posible?

• Brevedad. La conversación no se debe prolongar demasiado. Una sesión de seguimiento tiene que ser breve y, por tanto, deben concretarse la hora a la que empieza y la de conclusión.
• El momento adecuado. El tiempo que se escoja tiene que ajustarse a las circunstancias y necesidades de la empresa. Aunque el horario de mañana es el más adecuado para poder continuar posteriormente con el trabajo.
• Rellenar el acta de reunión. Un acta va a permitir clarificar cuáles han sido los datos más destacados de este encuentro. De esta manera, cuando haya que asistir a una próxima reunión, se podrá realizar un pequeño repaso con el acta previa.

Ventajas de hacer reuniones de seguimiento semestrales

Realizar reuniones de seguimiento con los trabajadores es un medio para conseguir tus objetivos en tu empresa. Sus ventajas están relacionadas con:

• La colaboración. Una reunión da la oportunidad de que los miembros expongan sus ideas y contribuyan al resultado de su trabajo mediante sus aportaciones.
• La participación. Los empleados se sienten motivados cuando participan en la organización y la programación de su propio trabajo.
• La integración. Se consigue una disposición óptima para mejorar la eficacia de los procesos.

Si las reuniones se realizan de manera adecuada, pueden ser un medio de comunicación interna muy valioso. Si no es así, podrían ser el origen de pérdidas de tiempo considerables, con el coste que ello conlleva.

Por otro lado, según un estudio publicado por el MIT, Instituto Tecnológico de Massachusetts, no se debe abusar de las reuniones. De hecho, considera que la productividad de las empresas aumentaría hasta en un 73 % si hubiera 3 días a la semana sin ningún tipo de reunión.

Resultados de realizar reuniones de seguimiento con los trabajadores

Una vez la entrevista ha terminado, deben quedar reflejados los resultados por escrito. También se deberán especificar el rendimiento del empleado en su puesto y las acciones que se han de llevar a cabo para, en caso de que hiciera falta, mejorarlo.

Así mismo, se puede y se debe establecer una serie de políticas de compensación para premiar a tus empleados. Siempre, claro está, que hayan cumplido eficazmente con sus tareas.

Ahora que sabes los beneficios de realizar reuniones de seguimiento con trabajadores, tienes qué decidir cuál es el método que te puede ayudar a conseguir los objetivos de tu compañía.

En Sesame HR queremos ayudarte a que lo pongas en práctica y, para ello, te ofrecemos el software de RRHH adecuado. Recuerda que, si tus empleados están motivados, serán más productivos. De ahí la importancia de reunirte con ellos de manera regular. Si te ha gustado este artículo, te invitamos a que nos sigas descubriendo en nuestra web.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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