18 de septiembre, 2024

La comunicación interna es tan importante como compleja. Una de las mejores formas de llevarlo a cabo es mediante los comunicados internos. Por eso, es fundamental saber cómo hacer un comunicado interno.

Se trata de un recurso tan habitual como sencillo. Precisamente por eso, no siempre le damos la relevancia que se merece. Está elaborado por la alta gerencia o dirección de la empresa.

¿Qué es un comunicado interno oficial de una empresa?

Un comunicado oficial de empresa es un mensaje formal que se distribuye dentro de la propia compañía para transmitir información de gran relevancia.Este tipo de comunicación puede abarcar desde anuncios de cambios organizacionales o nuevas políticas, hasta la celebración de logros.

La clave para que se trate de un comunicado oficial de empresa está en su formalidad y claridad, lo que lo diferencia de otros tipos de comunicación más informales. Éstos deben ser claros, concisos y contener la información relevante.

El uso de un software de comunicación interna puede facilitar enormemente este proceso, permitiendo que los mensajes se envíen de manera eficiente a toda la organización.

Características del comunicado oficial de empresa

Los comunicados oficiales de una empresa tienen varias características clave:

Claridad: dichos comunicados deben ser claros y concisos, evitando el uso de jerga técnica innecesaria.
Formalidad: suelen seguir un tono formal y profesional, acorde al tipo de comunicación empresarial.
Estructura: generalmente tienen una estructura definida y fácilmente reconocible.
Objetividad: los comunicados oficiales de una empresa se enfocan en presentar la información de manera objetiva, sin opiniones personales.
Información precisa: deben contener datos y hechos verificables, evitando especulaciones.
Propósito específico: los comunicados oficiales en la empresa tienen un objetivo claro, cómo informar sobre cambios, anuncios de eventos o situaciones críticas.
Autoridad: suelen incluir la firma o el nombre de la persona responsable de la comunicación, lo que otorga credibilidad.
Distribución controlada: se distribuyen a través de canales oficiales y se asegura que llegue a los destinatarios correctos.
Fecha y lugar: incluyen la fecha de emisión y, en ocasiones, el lugar donde se emite el comunicado.
Cohesión con la marca: reflejan los valores y la imagen corporativa, manteniendo la coherencia en la comunicación.

Funciones de un comunicado

Informar de cambios en la empresa.
Comunicados de Recursos Humanos.
Información relacionada con las tareas laborales.
Avisos relacionados con el lugar de trabajo.
Comunicados sanitarios.

Hay otras fuentes de información similares que no debemos confundir con esta. Por eso, vamos a ver cómo hacer un comunicado interno.

Cómo hacer un comunicado interno en una empresa

No hay un formato único o estándar que podamos aplicar. El texto dependerá de lo que nos interese comunicar a nuestros trabajadores.

Eso sí, cualquier modelo de comunicación interna en una empresa identificaremos cuatro elementos: título, apertura, cuerpo y cierra. Cada uno corresponde a un paso diferente.

El elemento diferencial entre un comunicado y un boletín interno es que este comunicado solo trata un tema.

Esta es su seña de identidad. Si vamos a elaborar un comunicado, lo primero que necesitamos es un tema que lo merezca. A partir de ahí, empezamos a redactar.

Paso 1: seleccionar el título adecuado

Comenzamos con el encabezado del comunicado interno. En primer lugar, es fundamental elegir un título atractivo.

Debe ser llamativo, fomentando que los trabajadores lo lean. En caso contrario, se corre el riesgo de que sea ignorado y la comunicación no llegue a su destinatario.

Además del título, deberíamos incluir remitente, fecha de envío y destinatarios del comunicado. Asegúrate de enviarlo únicamente a los trabajadores interesados.

Paso 2: apertura

En el párrafo de apertura presentaremos el propósito del comunicado. Aquí se incluye la información fundamental del comunicado.
Será una parte breve, con pocas frases. En el siguiente punto ofreceremos las explicaciones pertinentes. Basta con presentar las ideas clave.

Paso 3: cuerpo del comunicado

Aquí podemos desarrollar lo expuestos en el párrafo inicial. Ampliaremos la información con una explicación más profunda, aunque sin alargarnos en exceso.

Lógicamente, comenzaremos con la información principal. A partir de ahí, podemos avanzar hacia una información más general (o menos relevante).

Una vez más, insistimos en la importancia de centrarnos exclusivamente en el asunto que motiva el comunicado interno.

Esto no debería impedirnos relacionar ese asunto con otros aspectos relativos al funcionamiento de la empresa. Como ya hemos señalado, lo haremos de forma breve.

Paso 4: cierre

Completaremos el comunicado interno con las conclusiones o consideraciones finales. Siempre es interesante cerrar el comunicado interno en positivo.

Así, causamos buena impresión. Podemos aprovechar para retomar alguna cuestión pendiente que haya quedado abierta en el texto.

No olvides incluir un saludo final o un “atentamente”. Tampoco pueden faltar la firma de quien escribe y/o el sello de la empresa.

Paso 5: cómo enviarlo

Por último, tenemos que hacer llegar el comunicado interno a sus destinatarios. Lo más habitual es hacerlo por correo electrónico.

¿Garantiza esto que el trabajador vaya a leerlo? No siempre. Por eso, podemos buscar alternativas como el portal del empleado.

El hecho de contar con un software de Recursos Humanos como Sesame HR nos facilita estas tareas de comunicación interna.

Una vez hecho el comunicado, basta con compartirlo a través del portal del empleado. El trabajador recibirá una notificación en su móvil o tablet informándole del nuevo comunicado.

Tips para un buen comunicado interno

Sin lugar a dudas, contar con un software de RRHH como Sesame HR es un excelente consejo. Pero hay más estrategias que puedes poner en práctica.

Veamos ahora los mejores trucos sobre cómo hacer un comunicado interno eficaz:

Utilizar el lenguaje adecuado. Un comunicado no deja de ser una comunicación formal, si bien podemos evitar un lenguaje demasiado corporativo.
Estructurar bien el mensaje. Dando prioridad a la información más relevante.
La apertura es lo más importante. Todo el mundo leerá el primer párrafo. Trátalo como se merece, incluyendo de forma breve la información clave.
Acabar en positivo. Siempre deja mejor sabor de boca que un final negativo. Mejor ser optimistas que pesimistas.
Confidencialidad. Cuando se trata de datos sensibles, es importante recalcar la confidencialidad. Los trabajadores deben estar preparados para tratar esta información con discreción.

Ejemplos prácticos de cómo hacer un comunicado interno

Te dejamos nuestra plantilla de comunicado interno para que la puedas descargar. Con ella, podrás hacer numerosos ejemplos para mejorar la comunicación interna en la empresa.

Utilizar un modelo de comunicado en una empresa te ayudará a seguir siempre la misma estructura. Tus comunicados tendrán un formato recurrente, algo que facilita su comprensión entre los trabajadores.

Optimiza los comunicados oficiales con inteligencia artificial

En la era digital, aprovechar la tecnología es fundamental para mejorar la eficiencia en las compañías. Una de las herramientas de comunicación interna más avanzadas es la inteligencia artificial, como el software de Sesame AI. Esta función permite a los usuarios redactar un comunicado oficial de empresa en cuestión de segundos, presentando la información de manera clara y profesional.

Con Sesame AI se puede:

Generar borradores instantáneamente, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.
Asegurarse de que el tono y el estilo sean adecuados para tu público.
Realizar ediciones rápidas y optimizaciones que mejoran la legibilidad.

Al integrar una herramienta de comunicación interna como Sesame HR, no solo se optimiza el proceso de redacción, sino que también se garantiza que los comunicados oficiales de empresa se entreguen de manera efectiva y eficiente.

Realizar un comunicado oficial de empresa no tiene por qué ser un proceso complicado. Siguiendo los pasos adecuados y utilizando herramientas de comunicación interna, se puede asegurar que el mensaje llegue claro y conciso a todos los miembros.

Para ello, softwares de comunicación interna como el de Sesame HR pueden marcar la diferencia. ¡Descubre cómo realizar un comunicado oficial en tu empresa con nuestra prueba gratuita de 14 días!

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

Pasos para crear un comunicado interno para empleados

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