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Custodia documental en tu empresa: qué es y cómo realizarla
Descubre qué es la custodia documental de una empresa, cómo se utiliza y por qué hay que tenerla en cuenta dentro de cada departamento.
¿Necesitas ayuda?
Ronny Navarrete
HR Consultant
26 de diciembre, 2022
¿Te has parado a pensar cuántos documentos genera tu empresa? Facturas, contratos, nóminas, actas de reuniones, solicitudes de subvenciones y ayudas, documentos bancarios. La custodia documental juega en papel clave a la hora de gestionarla.
Cuando damos los primeros pasos, la custodia de documentos será relativamente sencilla. Pero si la empresa es cada vez mayor, el volumen de documentos se multiplica exponencialmente.
Por eso, contar con un buen gestor documental nos evitará muchos quebraderos de cabeza.
¿Qué es la custodia documental?
Se trata del proceso mediante el cual se almacenan y organizan los documentos generados o recibidos por la empresa.
Aquí se incluyen tanto los documentos físicos como digitales. Y hace referencia a documentos de cualquier tipo:
- administrativos,
- financieros,
- contables,
- de recursos humanos…
La gestión documental en empresas incluye la custodia de datos. También de información sensible como son los datos personales que aparecen en facturas. Sin olvidar la información confidencial como pueden ser las patentes.
Uno de los elementos clave en la custodia documental es el archivo. Por una parte, es el conjunto de documentos almacenados por la empresa. Por otra parte, es el lugar donde se guardan todos esos documentos. En caso de necesitar consultarlos, acudiremos a dicho archivo en su búsqueda.
Sistema de gestión documental de una empresa
Un sistema de gestión documental es el mecanismo mediante el cual realizamos la custodia de documentos. Puede ser física, pero los avances tecnológicos nos permiten una gestión electrónica de documentos. En este proceso es fundamental la digitalización de datos y documentos.
La gran ventaja de digitalizar la gestión documental de una empresa es la organización e indexación. Si el programa es fácil de usar, rápidamente podrás acceder a la documentación. Así, se evitan horas de búsquedas infructuosas en los archivos de la organización.
Finalmente, hay que hablar del administrador de archivos. Puede hacer referencia a la persona que se encarga de la gestión documental en la empresa. Pero también al programa que utilizamos con este fin. No hace falta decir que es una figura clave en la custodia documental y su gestión.
¿Cómo gestionar la custodia documental?
No importa el tamaño de la empresa, generarás una serie de documentos que debes almacenar. Algunos de ellos incluirán la protección de datos en empresas, de modo que seremos especialmente cautelosos.
Guardaremos los documentos de forma segura y ordenada. Con estas pautas para gestionar el archivo físico será más fácil:
- Utiliza clasificadores, carpetas o archivadores similares para agrupar y ordenar la documentación. E identifícalos mediante etiquetas para distinguir cada tipo de documentos.
- Estandariza la custodia documental. Utiliza siempre el mismo método. Hay que explicárselo a los trabajadores.
- Almacena los documentos por importancia o actualidad. Así, te resultará más fácil localizar aquellos que consultas con más frecuencia.
- Agrupa la documentación que permanece al mismo proyecto. También los de la misma clase (nóminas, contratos, facturas…).
- Los documentos, siempre en el archivo. No podemos dejarlos apilados en el escritorio o en sitios no adecuados para ello.
- Revisa y destruye periódicamente aquellos documentos que ya no necesitas.
Estas pautas también se pueden aplicar si optas por digitalizar la custodia documental. Por ejemplo, podemos agrupar las carpetas por proyectos o tipo de documento.
También está la opción de utilizar siempre la misma nomenclatura. Así, nos resultará más fácil identificar y localizar el documento.
Para una mayor seguridad, podemos crear contraseñas. De este modo, únicamente aquellas personas con acceso a documentos confidenciales podrán consultarlos.
Tampoco deberíamos dejar los documentos digitales en el escritorio del ordenador. Hay que almacenarlos correctamente. Para ganar espacio, siempre podemos comprimir carpetas. Y no olvides hacer backup periódicamente.
Ventajas de la custodia documental
La custodia documental en una empresa proporciona una serie de ventajas que contribuyen a mejorar la eficiencia operativa y garantizar la seguridad de la información. Entre las ventajas más destacadas, se encuentran:
- Acceso rápido y fácil a la información: la custodia documental permite una organización más eficiente de los documentos, facilitando su almacenamiento, búsqueda y recuperación.
- Reducción del riesgo de pérdida o extravío: se minimiza el riesgo de pérdida de documentos, lo que ayuda a mantener la integridad de la información de la empresa.
- Mayor seguridad: ayuda a proteger la información sensible y confidencial de la empresa, garantizando su seguridad y confidencialidad.
- Cumplimiento normativo: facilita el cumplimiento de las regulaciones aplicables en materia de almacenamiento y protección de datos, minimizando el riesgo de sanciones.
- Ahorro de espacio y costes: permite ahorrar espacio y reducir costes asociados con el almacenamiento y gestión de documentos en papel.
- Facilita la gestión de equipos de trabajo: facilita la colaboración entre equipos y departamentos al permitir un acceso compartido y seguro a la información relevante.
En resumen, la custodia documental proporciona una serie de beneficios que van más allá de simplemente almacenar documentos. Contribuyendo a mejorar la eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo de la empresa.
Custodia y gestión de datos
Como hemos visto, la relación entre custodia documental y protección de datos en empresas es muy estrecha. Se puede decir que la una depende de la otra y viceversa.
Por eso, nos aseguraremos de elegir un método de custodia documental que permita proteger la confidencialidad de datos e información.
No importa si contamos con un archivo físico, digital o combinamos ambos. Habrá que aplicar las medidas de seguridad pertinentes para que la información sensible no acaba en manos equivocadas.
En este sentido, la Ley Orgánica de Protección de Datos establece tres niveles de seguridad:
- Nivel de seguridad alto. Documentos relacionados con religión, salud, raza, creencias, orientación sexual o ideología. También datos sobre violencia de género o recabados sin consentimiento con fines policiales.
- Nivel de seguridad medio. Documentos sobre infracciones administrativas o penales. Relacionados con la solvencia patrimonial y crédito, administraciones tributarias o servicios financieros.
- Nivel de seguridad bajo. Todos los ficheros o documentos personales que no encajan en los otros dos niveles de seguridad.
Software de gestión y custodia documental
Uno de los mejores apoyos para la gestión documental de una empresa es un software de gestión documental. Es el caso de Sesame HR, que compagina la gestión de RRHH con los documentos de la empresa. Al fin y al cabo, son dos aspectos que acostumbran a ir de la mano.
Contar con una herramienta como esta nos permite centralizar la custodia documental. En un mismo espacio tenemos todos los documentos clave sobre nuestra plantilla.
Están correctamente clasificados, de modo que localizarlos será más fácil. Son 100% accesibles para empresa y trabajador.
De hecho, el empleado puede adjuntar los justificantes médicos, partes de baja, notas de gasto y tickets… Así, Recursos Humanos no tiene que estar pendiente de estas cuestiones.
También se almacenan los documentos laborales, certificados de profesionalidad, etc. Incluso las nóminas, para que el trabajador la descargue.
Todo ello, en un entorno 100% seguro. La documentación está encriptada, y RRHH puede decidir quién accede a la misma y quién no. Así, nos aseguramos una gestión documental segura y accesible para todos.
Si quieres saber más sobre custodia documental, te invitamos a descubrir los contenidos relacionados que encontrarás en el blog de Sesame HR. ¡Somos tu software de RRHH de confianza!
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
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Soy Mireya Ruiz, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
