16 de julio, 2024

En el entorno empresarial moderno, la gestión eficiente de los documentos es crucial para mantener la organización, garantizar la seguridad de la información y mejorar la productividad. Los sistemas de gestión documental (SGD) permiten a las empresas almacenar, organizar y acceder a documentos digitales de manera eficiente.

Con tantas opciones disponibles, puede ser difícil saber por qué tipos de sistemas de gestión documental optar. Las ventajas de un sistema de este tipo son innumerables, pero tomar la decisión correcta para tu empresa puede ser complicado.

Ahí es donde entramos nosotros. En este artículo, te presentaremos los tipos de gestores documentales más comunes del mercado.

También te daremos algunos consejos sobre cómo elegir el gestor documental más adecuado para tu empresa. Sigue leyendo y aprende todo lo que necesitas saber.

Elementos de un sistema de gestión documental

Existen varios tipos de sistemas de gestión documental. Pero hay algunos elementos clave que los suelen conformar. En su mayoría, este sistema está compuesto por cuatro elementos principales:

El repositorio de documentos: es el lugar donde se almacenan todos los documentos y archivos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
El catálogo de documentos: permite a los usuarios buscar y encontrar con facilidad los documentos que necesitan.
Las herramientas de administración y seguridad: ayudan a controlar quién puede acceder a qué documentos. Además de asegurar que los documentos estén protegidos contra el acceso no autorizado.
Las herramientas de colaboración: permiten a los usuarios trabajar juntos en los documentos y compartirlos de forma sencilla.
Control de versiones: seguimiento de cambios y versiones de documentos para mantener un registro histórico de modificaciones.
Acceso y recuperación: capacidades de búsqueda avanzada para recuperar documentos rápida y eficientemente.

Estas son solo algunas de las cosas que hay que tener en cuenta al buscar un sistema de gestión documental para tu empresa.

También tendrás que pensar en el presupuesto y en qué características son importantes para ti. Y así podrás elegir qué tipos de sistemas de gestión documental se ajustan mejor a tus necesidades.

Tipos de sistemas de gestión documental

Hay muchos tipos de sistemas de gestión documental. Pero lo más común es clasificarlos según el tipo de soporte de almacenamiento. Dando paso a los sistemas manuales, electrónicos e híbridos.

A continuación, te los explicamos con un poco más de detalle:

Los sistemas manuales son aquellos en los que los documentos se almacenan físicamente en archivadores o carpetas. Este sistema suele utilizarse en pequeñas empresas u organizaciones que tienen un número limitado de documentos.
Los sistemas electrónicos almacenan los documentos en formato digital y se puede acceder a ellos electrónicamente. Es más eficiente que el manual, ya que permite el acceso a los documentos de forma rápida y sencilla. Por eso suele usarse en empresas medianas y grandes que tienen un gran número de documentos.
Los sistemas híbridos son una combinación de los anteriores. Los documentos se digitalizan y se almacenan en una base de datos, pero también se archivan de forma física.
Sistemas en la nube: operan en servidores remotos y se accede a ellos a través de internet.

Este último sistema es ideal para aquellas empresas que necesitan acceder a los documentos de forma rápida y sencilla. Pero que también necesitan tener una copia física de los mismos.

Si aún cuentas con un sistema manual, es posible que te preguntes por qué digitalizar la gestión documental de tu compañía. Tómate tu tiempo y medítalo.

Clasificación según tipo de documentos

Los tipos de sistemas de gestión documental también se pueden dividir según el tipo de documentos que almacenan en las empresas. Y estos pueden clasificarse en sistemas de:

Gestión de documentos empresariales: almacenan los documentos de RRHH de la empresa. Se puede permitir el acceso a ellos a diferentes departamentos y áreas de la misma. Eso incluye contratos, justificantes médicos, nóminas, currículums…
Almacenamiento de registros: se trata de documentos que se deben conservar durante un tiempo determinado, como las facturas o el registro de la jornada laboral.
Gestión del flujo de trabajo: son sistemas que permiten gestionar todos los documentos relacionados con un proyecto o tarea, desde su creación hasta su finalización.
Tratamiento de contenidos e imágenes: se utilizan para almacenar y gestionar los textos y las imágenes relacionadas con la actividad de la empresa.

En función de la finalidad del sistema, se pueden usar uno o varios de estos tipos de sistemas de gestión documental.

Por eso, es importante tener en cuenta las necesidades de la empresa para elegir el sistema más adecuado.

Sistemas de gestión de documental más utilizados

En 2022, se espera que el 64% de las empresas empleen algún tipo de sistema de gestión documental basado en la nube.

Esto se debe en gran parte a la creciente necesidad de accesibilidad y flexibilidad en el lugar de trabajo.

También se espera que el número de empresas que adoptan soluciones de gestión de documentos móviles aumente.

Ya que estos gestores de documentos de empleados ofrecen a los empleados la flexibilidad de trabajar desde cualquier sitio en cualquier momento.

Cuando se trata de los distintos tipos de sistemas de gestión documental, hay algunos que se emplean más que otros.

1. Sesame HR

Uno de estos sistemas es Sesame HR. Es un software diseñado para ayudar a las empresas a gestionar sus procesos de RRHH.

Permite a los empleados de RRHH acceder a los documentos y compartirlos de forma fácil. También facilita el seguimiento de los archivos del resto de plantilla.

2. DocuWare

DocuWare es un sistema de gestión documental en la nube que ofrece una solución completa para la automatización de procesos de negocio y gestión de documentos. Es ideal para empresas que buscan una solución flexible y escalable.

Características principales:

Captura y digitalización automatizada.
Flujos de trabajo personalizables.
Acceso seguro y recuperación rápida de documentos.
Integración con otros sistemas empresariales.

3. M-Files

M-Files utiliza una estructura basada en metadatos que facilita la organización y búsqueda de documentos. Es una solución versátil que puede ser implementada localmente, en la nube o en un entorno híbrido.

Características principales:

Gestión basada en metadatos.
Control de versiones y flujos de trabajo.
Integración con herramientas de productividad como Microsoft Office.
Seguridad y cumplimiento normativo.

4. Alfresco

Alfresco es una plataforma de gestión documental de código abierto que permite a las empresas personalizar el sistema según sus necesidades específicas. Es especialmente popular entre organizaciones que requieren una alta flexibilidad.

Características principales:

Plataforma de código abierto.
Amplias capacidades de personalización.
Flujos de trabajo avanzados y colaboración en equipo.
Integración con aplicaciones empresariales.

5. SharePoint

SharePoint, desarrollado por Microsoft, es una plataforma de colaboración que también ofrece robustas capacidades de gestión documental. Es ideal para empresas que ya utilizan otras soluciones de Microsoft.

Características Principales:

Integración completa con Microsoft 365.
Gestión y almacenamiento centralizado de documentos.
Flujos de trabajo automatizados.
Herramientas de colaboración en equipo.

6. Evernote Business

Evernote Business es una solución más ligera pero efectiva para la gestión de documentos y notas. Es ideal para pequeñas y medianas empresas que buscan una solución sencilla y accesible.

Características principales:

Captura y organización de notas y documentos.
Sincronización en múltiples dispositivos.
Herramientas de búsqueda avanzada.
Espacios de trabajo colaborativos.

7. Google Workspace

Google Workspace ofrece una suite de aplicaciones de productividad que incluye capacidades de gestión documental a través de Google Drive y Google Docs. Es una opción accesible y efectiva para empresas de todos los tamaños.

Características principales:

Almacenamiento y colaboración en la nube.
Herramientas de edición y compartición de documentos en tiempo real.
Seguridad y control de acceso.
Integración con otras aplicaciones de Google.

8. Zoho Docs

Zoho Docs es parte de la suite de aplicaciones empresariales de Zoho, ofreciendo una solución integral para la gestión de documentos en línea. Es una opción rentable y rica en funciones para pequeñas y medianas empresas.

Características principales:

Almacenamiento seguro en la nube.
Herramientas de edición y colaboración.
Control de versiones y permisos de acceso.
Integración con otras aplicaciones de Zoho.

Sesame HR, tu tipo de sistema de gestión documental

Si estás buscando algo sencillo para llevar el control de los documentos laborales, Sesame HR es perfecto para tu empresa.

Ofrece soluciones que ayudarán a mejorar el proceso de administración de trabajo. Y engloba varios tipos de sistemas de gestión documental.

Con Sesame HR podrás almacenar justificantes de trabajo, nóminas y tickets con rapidez y seguridad.

Además, las firmas de los documentos tendrán validez legal desde el primer momento. Y gracias a la encriptación harás todas tus gestiones a través del sistema seguro.

Es una excelente manera de reducir los costes administrativos en tu empresa. Al tiempo que maximizas la productividad mediante la rápida firma digital de documentos laborales sin salir de tu oficina.

También podrás administrar tus recursos humanos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

En resumen, los tipos de sistemas de gestión documental elegidos para tu empresa dependerán de varios factores.

Sin embargo, Sesame HR es una gran opción para empresas de todos los tamaños, ya que es asequible y fácil de usar.

Si quieres saber más sobre nuestro software de RRHH, sigue leyendo en nuestra sección de recursos. Tenemos muchas más guías y artículos para ti. ¡Te esperamos!

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★★★★☆

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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