14 de junio, 2024

Gestionar de forma eficiente toda la información relacionada con los empleados es uno de los retos actuales a los que se enfrenta el departamento de RRHH de cualquier organización. Entre las múltiples funciones que desempeña, se encuentra una correcta gestión de la documentación laboral de una empresa.

Una adecuada preparación y manejo de estos documentos no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también facilita la administración eficiente del personal, la planificación y la toma de decisiones.

¿Quieres conocer cómo preparar la documentación laboral de tu empresa de la forma más eficaz posible? Aquí te explicamos todo lo que tienes que saber sobre tu gestor documental.

Cómo prepara la empresa la documentación laboral de trabajadores

El departamento de RRHH debe disponer de un sistema de organización con el que preparar la documentación laboral de la empresa y poder encontrarla de forma sencilla.

En la actualidad, muchas elaboran los documentos necesarios de forma digital, a través de algunos de los softwares que existen hoy en día para su preparación. Dichos programas permiten agilizar y facilitar su realización, así como su preparación.

Sin embargo, no todos los departamentos de Recursos Humanos son iguales, por lo que la gestión y realización de los documentos dependerá del tamaño de la compañía. Para agilizar la preparación podemos contar con diferentes plantillas de documentos de Recursos Humanos.

Los pasos que deberíamos seguir para una correcta documentación laboral de los trabajadores serían los siguientes:

1. Recopilación de Información

Datos personales: recoge información básica como nombre, dirección, número de identificación, y detalles de contacto.
Historial laboral: incluye experiencia previa, habilidades, y referencias.
Documentos legales: documentación como DNI, permisos de trabajo, y comprobantes de estudios.

2. Creación de documentos

Plantillas estándar: usa plantillas estandarizadas para contratos, cartas de oferta, y fichas de empleado para asegurar consistencia.
Personalización: adapta los documentos según las particularidades del puesto y el acuerdo con el empleado.
Revisión legal: asegura que los documentos cumplen con las leyes laborales vigentes y revisa cualquier modificación con un asesor legal.

3. Almacenamiento y gestión

Sistemas digitales: implementa sistemas de gestión documental para almacenar y organizar los documentos de manera segura.
Acceso controlado: garantiza que solo personal autorizado tenga acceso a la información confidencial.
Backups: realiza copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de información.

4. Actualización continua

Actualización de datos: revisa y actualiza regularmente los datos personales y profesionales de los empleados.
Revisión de documentos: actualiza contratos, nóminas y otros documentos según sea necesario por cambios en la legislación o condiciones laborales.

Tipos de documentación laboral de una empresa

Si bien cada compañía es diferente, la documentación laboral de una empresa se puede dividir en varias categorías.

En cuanto departamento de RRHH y la documentación laboral que debe tener podemos dividirla en:

Documentos administrativos

Se trata de un tipo de archivos jurídico-administrativos que comparte Recursos Humanos junto con el departamento de Administración. De hecho, es este último el principal responsable de la misma.

Es la parte más burocrática de la gestión documental corporativa de la compañía. Algunos de los documentos más importantes que debemos tener son:

Contrato de trabajo: es en este tipo de documentos donde queda establecida la relación entre la organización y el empleado. Aquí aparecen también todos los datos acerca de la actividad a realizar por parte del empleado, el coste y las horas. Este papel es uno de los más importantes y todos los trabajadores deben disponer de un contrato. Este deberá revisarse en caso de promoción o ascenso, para dejar constancia de los cambios de condiciones producidos.
Nóminas: se trata de papeles que justifican el pago del salario percibido por cada trabajador a cambio del desempeño de sus funciones. Los empleados cobrarán por sus servicios a final de semana o de mes, según lo establecido en el acuerdo. En la nómina se identifica al personal y en ella aparecerá tanto el periodo de liquidación, como el precio por hora, deducciones, percepciones de pago, etc. También pueden reflejarse las incidencias en nóminas.

Otro tipo de documentación laboral de una empresa importante es:

Justificantes de pago a la Seguridad Social o de alta en la misma.
Documentación relacionada con la mutua.
Contratas y subcontratas que se puedan tener.
Resultados de los reconocimientos médicos.

Documentos de recursos humanos de la empresa

Esta documentación laboral de la empresa está relacionada con la gestión de los empleados y hace referencia al conjunto de medidas que se realizan en torno a las necesidades humanas. Con ella se consigue un mejor empleo del capital humano disponible en cada organización.

Del mismo modo, esta tarea permite saber qué función realiza cada trabajador y cuando tiene que hacerlo. Los principales documentos de RRHH que necesita una organización son:

Fichas de empleados: en ellas se recoge la información personal y profesional de cada trabajador. En ella se incluyen nombre, apellidos, datos de contacto, información académica, número de cuenta bancaria o experiencia. De esta forma se crea una base de datos de empleados.
Control horario: toda empresa, con independencia del sector al que se dedique, tiene que registrar el número de horas trabajadas por cada empleado. Por eso se implementa un sistema de control de horarios. El documento resultante del control de fichaje genera permite controlar si cumple su horario laboral, ficha a la hora, tarde o si trabaja horas extra.
Gestión de vacaciones: tanto los días libres como las vacaciones o los descansos deben controlarse para que la productividad laboral no se vea afectada. El objetivo es que incida el mínimo posible en las tareas a realizar. Con este archivo se pueden asignar y gestionar las vacaciones de cada uno.
Gestión de bajas laborales: ya sea una baja laboral o por enfermedad, cuando algún miembro del equipo no va a acudir es necesario conocerlo para gestionar el capital humano. Por ello, llevar el registro de bajas ayuda a reducir una incidencia negativa de dichas bajas en el día a día.

Documentos de planificación del personal

Para optimizar al máximo la productividad de la compañía, se debe planificar y repartir las tareas a realizar.

Con estos documentos se puede determinar los turnos de cada empleado, así como saber cuando estará disponible la mano de obra para nuestra organización.

La documentación laboral que una empresa debe tener es:

Calendario de trabajo: este viene marcado por el calendario laboral oficial junto con las necesidades de cada una. Esta documentación laboral de la empresa informa sobre qué días se trabaja, incluidos los domingos y festivos, en cuyo caso se pagarán como tales. Además, marcará la producción que se debe conseguir.
Gestión de turnos: del calendario de trabajo surge este archivo clave para el día a día de la organización. En el cuadrante se plasmarán las necesidades productivas diarias y los turnos de trabajo necesarios para cubrirlas, en el caso de que existan varios turnos. Aquí se recoge quienes trabajan y cómo se organiza la producción cada día. En aquellas compañías con turnos fijos se puede contar con un cuadro horario, siendo muy útil especialmente cuando los viernes, sábados o domingos hay un horario diferente al del resto de la semana.

Cómo gestiona recursos humanos la documentación del empleado

La mayor parte de la documentación laboral de una empresa está relacionada entre sí, por lo que la gestión documental es muy importante. Dichos documentos facilitan tanto a Recursos Humanos como a la compañía a organizar el día a día y evitar pérdidas de productividad.

Aunque a priori, puede parecer un trámite pesado y complejo, pero las herramientas de software de RRHH de Sesame HR ayudan a preparar dichos archivos y a gestionarlos de forma sencilla.

Sistemas de gestión documental

Digitalización: utiliza software de gestión documental para almacenar y organizar documentos en formato digital.
Accesibilidad: asegura que la información esté disponible para las personas autorizadas cuando la necesiten.
Seguridad: implementa medidas de seguridad como cifrado y control de acceso para proteger la información confidencial.

Procedimientos de gestión

Almacenamiento centralizado: almacena todos los documentos en un sistema centralizado para facilitar la gestión y el acceso.
Flujo de trabajo: define y documenta los procesos para la creación, revisión, y aprobación de documentos.
Cumplimiento y auditoría: mantén registros adecuados y asegúrate de cumplir con las normativas legales para fines de auditoría.

Actualización y mantenimiento

Revisión regular: revisa y actualiza la documentación según sea necesario para reflejar cambios

Ahora ya conoces los beneficios de aplicar una correcta gestión de la documentación laboral de una empresa, depende de ti encontrar las herramientas que ayuden a tu equipo a realizarlas. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en Sesame HR.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

Qué tipo de documentación debe preparar el departamento de RRHH