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Cómo aplicar la metodología 5s en la empresa
Qué es la metodología 5s y cómo aplicarla
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
25 de octubre, 2022
Seguramente, la metodología 5s no haya gozado de la popularidad que merece. Alternativas como Lean le han ganado la tostada, aunque las 5s sigue siendo muy eficiente.
Es más, esta metodología desarrollado por Toyota en los ’60 puede ser la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
La metodología 5s cuenta con tres objetivos principales.
El primero, un lugar de trabajo más ordenado y limpio. El segundo, aumentar la productividad precisamente gracias a ese orden. Y si sumamos estos dos objetivos, el resultado será el tercero: crear un mejor clima laboral en la organización.
Quizá te preguntes a qué corresponden las 5s. Hacen referencia a Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, los términos japoneses para selección, orden, limpieza, control visual y disciplina y hábito.
Antes de profundizar en cada una de ellas, vamos a ver los trucos para aplicar la metodología 5s.
Tips para aplicar la metodología 5s en la empresa
Hablamos de una metodología conceptualmente simple. No exige una preparación muy compleja -sí que deberíamos formarnos en ella-, pero tiene incontables ventajas.
Rigor y disciplina serán tus mejores aliados a la hora de implantar la metodología 5s. Además, ten estos consejos en cuenta:
- Implantación gradual: comenzaremos a implantar la metodología 5s en un área de trabajo fácil de la empresa. A partir de ahí, iremos extendiendo su aplicación hacia las secciones más complejas.
- El equipo adecuado: asegúrate de contar con un equipo fiable y comprometido para implantarla.
- Formación en 5s: con solo un par de días de formación, los trabajadores estarán preparado para su implantación. Siempre es interesante incluir a gerentes o directivos en las acciones formativas.
- Medir, auditar y actuar: como veremos a continuación, este es el secreto del éxito de las 5s. Hay que medir, auditar y actuar una y otra y otra y otra vez.
- La prueba de los 30 segundos: ¿quieres saber si has aplicado correctamente esta metodología? Si es así, podrás encontrar a cualquier persona, información, documento, herramienta u objeto en menos de medio minuto.
Metodología 5s: Seiri (selección)
En este primer paso de la metodología 5s, lo que buscamos es ordenar y suprimir los elementos innecesarios.
Para ello, seguiremos uno de los lemas más conocidos de Toyota: “lo necesario, en la cantidad necesaria, solo cuando se necesita”. Y aplicaremos la campaña de etiquetas rojas.
Nuestro objetivo será identificar elementos potencialmente innecesarios. Y no solo eso, habrá que analizar su utilidad y tratarlos como corresponde.
Le pondremos una etiqueta roja temporal hasta ver si es necesario, lo tiraremos, lo reubicaremos o lo dejaremos estar. Para ello, contesta a tres preguntas:
- ¿Realmente es necesario el elemento?
- En caso afirmativo, ¿es necesaria esta cantidad?
- En caso afirmativo, ¿esta es su ubicación adecuada?
El orden en la metodología 5s: Seiton
Hay una frase que define perfectamente Seiton: un lugar para todo y todo en su lugar. En otras palabras, ordenar los elementos para que sean fáciles de encontrar.
Para ello, vamos a sectorizar el espacio con el que contamos para organizarnos mejor. Cada objeto, herramienta, equipo, documento, etc. tendrá su lugar.
Así, facilitamos la producción sistemática. A la hora de elegir un sitio, tendremos en cuenta la frecuencia de uso y presencia (o no) de lo que se va a utilizar.
Por eso, comenzaremos indicando los lugares apropiados. A continuación identificamos los lugares, y por último todos los artículos y la cantidad necesaria de los mismos.
Los 5 pasos de Seiso, la limpieza en la metodología 5s
Seiso implica mantener la zona de trabajo limpia. Esto favorecerá tanto la salud de la plantilla como la seguridad laboral.
Implicar a todo el equipo es fundamental para asumir Seiso en el día a día.
Un entorno limpio favorece un trabajo más amable e inspirador. Seiso puede resumirse en cinco pasos:
- Decidir qué se va a limpiar
- Dividir el puesto de trabajo en áreas de limplieza, asignando cada área a un equipo humano
- Elegir los métodos de limpieza: qué, dónde, quién, cómo, cuándo
- Ordenar las herramientas de limpieza para que sean fáciles de encontrar, utilizar y devolver a su lugar
- Incorporar la inspección de limpieza sistémica
Seiketsu, el control visual en la metodología 5s
Si las tres que acabamos de ver se refieren a actividades, la cuarta hace referencia a un estado o condición.
De hecho, Seiketsu consiste en crear una serie de procedimientos para garantizar Seiri, Seiton y Seiso. Para ello, será fundamental seleccionar a la persona adecuada, y comprobar el nivel de mantenimiento.
Seiketsu también implica que cualquier trabajador pueda diferenciar las condiciones normales de las anormales de un vistazo.
Integrar el mantenimiento diario nos ayudará a evitar que surjan contratiempos inesperados. Si un problema se repite una y otra vez, habrá que buscar su origen para resolverlo.
Shitsuke: disciplina y hábito para triunfar con la metodología 5s
La disciplina es un valor fundamental en la cultura japonesa. Y conociendo el origen nipón de la metodología 5s, no debería extrañarnos que corresponda a la última de las 5s.
Shitsuke habla de la constancia y perseverancia, pero también de la automotivación y gestión de equipos o profesionales que aplican esta metodología.
Muchas veces, introducimos nuevos hábitos que vamos abandonando poco a poco para volver a la situación inicial. Algo que no podemos permitirnos en la metodología 5s.
Por eso, hay que crear el hábito, no solo en la vida profesional de la plantilla sino que puede extenderse a su vida privada.
Es importante que la dirección de la empresa o equipos reconozca y apoye su implantación. Por ejemplo, estimular la creatividad de los trabajadores, escuchar sus ideas y desarrollarlas.
Un sistema de recompensas por su esfuerzo puede facilitar la implantación de esta forma de trabajar.
¿Quieres saber más sobre la metodología 5s? En el blog de Sesame HR encontrarás los mejores contenidos para mejorar la forma en que trabajáis en la empresa.
Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.
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