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Qué debe tener la plantilla de turnos de trabajo de tu pyme
Tener una buena plantilla de turnos de trabajo te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo en la gestión de turnos de tu empresa.
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Miguel Ángel Díaz
HR Consultant
10 de septiembre, 2021
El cuadrante o plantilla de turnos de trabajo es la tabla donde aparecen todos los turnos de una empresa o de sus trabajadores. En ella, se especifican los diferentes turnos horarios repartidos entre los siete días de la semana, y tiene una doble función. Por una parte, permite a los empleados saber qué turnos de trabajo tendrán a corto, medio o incluso largo plazo. Por otra parte, gracias a la gestión de turnos se facilitan cuestiones como el cálculo de horas trabajadas y su extrapolación a las nóminas a la empresa. Es por ello, que la mejor forma de afrontar la siempre complicada gestión de turnos es mediante un programa de gestión de turnos como Sesame HR.
Elementos de la plantilla de turnos de trabajo
Cualquier plantilla de gestión de turnos necesita unos elementos imprescindibles para una correcta asignación de turnos. Eso sí, habrá que diferenciar entre el el cuadrante con los turnos de trabajo de cada empleado y el cuadrante general. El primero cumple con el objetivo de dar a conocer a cada trabajador los turnos que tiene, mientras que el segundo permite a la organización gestionar los recursos humanos que tiene. Cada trabajador recibirá el suyo, mientras que el general puede ser público.
Cuadrante de turnos de trabajo de cada empleado
Lógicamente, lo primero que aparecerá es el nombre del trabajador, que también puede aparecer identificado con su código profesional. A continuación, deberían figurar los tipos de turnos y horas de entrada y salida de su puesto de trabajo. En caso de trabajar a turno partido, también aparecerán los descansos. Incluso teniendo jornada continua, pueden aparecer los descansos que haya por ejemplo para comer, la pausa del almuerzo o la merienda, etc.
Con toda esta información se pueden calcular la duración de la jornada (diaria) y en consecuencia el total de horas trabajadas. Este último dato depende de la duración del cuadrante. Puede ser semanal, mensual, trimestral, etc. No hace falta decir que también figurarán el día de inicio y día de fin de la validez del cuadrante. Por último, se pueden indicar las vacaciones y las horas especiales, por ejemplo si hay horas nocturnas, en fin de semana o festivo, etc. que implican una retribución especial.
Cuadrante de turnos de la plantilla
En este caso, la plantilla de turnos de trabajo comenzará con el periodo al que se refiere el cuadrante. Puede ser semanal, mensual, etc. y deberían figurar tanto el día o turno de inicio como el momento en que finaliza la rotación. También debe aparecer la hora de inicio y fin de cada turno. Esta información es esencial para un funcionamiento adecuado de la empresa, ya que evita la aparición de problemas con el calendario de los trabajadores como la falta de personal.
Dentro de cada jornada hay constará la asignación de turnos por trabajador. Cuando se trata de turnos rotativos hay que tener en cuenta la duración de cada turno, pero también la carga de trabajo de cada momento. Es fácil que haya días donde se necesite más mano de obra. Por último, en el plan de turnos debería aparecer una leyenda con el significado de los elementos que aparecen en el cuadrante con los turnos de trabajo.
Para una correcta gestión de los trabajadores, la copia de la empresa puede incluir una tabla de cambios de turno. En ella, aparecerán los diferentes cambios y los motivos. En este caso, es necesario incluir la fecha en que se producirá el cambio, los trabajadores implicados, el turno o turnos afectados y la razón que justifica ese cambio. Además, se puede añadir un último campo con el estado de la solicitud si los trabajadores lo han solicitado pero la empresa todavía no la ha aprobado.
Cómo hacer una plantilla de turnos de trabajo
Contar con un recurso como lo es un programa para hacer cuadrantes de trabajo es muy ventajoso para el equipo de recursos humanos, pues entre otras cosas permite utilizar plantillas con los turnos o facilita la comunicación de los turnos a los trabajadores. Además, suelen ofrecer una información clara y fácil de interpretar, lo que evitará hipotéticos malentendidos con la plantilla.
Otra de las ventajas de utilizar un software de gestión de turnos es que se minimizan los errores humanos que pueden producirse con otras herramientas. Es bastante habitual que la empresa haga los turnos en base a plantilla de Excel, donde los fallos son relativamente habituales. A todo esto hay que añadir la sincronización a la hora de hacer las nóminas. Un programa de gestión calcula el total de horas trabajadas por cada empleado, facilitando el cálculo del salario que percibirá.
¿Es obligado tener un cuadrante de turnos de trabajo?
El trabajo por turnos es muy común en todo tipo de empresas. Sin embargo, la legislación es muy vaga al respecto y no siempre es obligado configurar el cuadrante de turnos de trabajo. Sin embargo, es muy útil tener una plantilla de turnos de trabajo que facilite la gestión de los empleados que tiene la empresa. Al fin y al cabo, la propia organización es la primera interesada en trabajar acorde a la normativa, ofrecer cierta estabilidad a sus trabajadores y evitar errores graves como no respetar el descanso entre turnos.
Según el Estatuo de los Trabajadores, las empresas únicamente están obligadas a tener el calendario visual expuesto en un lugar visible. Pero no especifica nada sobre los cuadrantes de turnos. Tan solo algunos convenios colectivos o convenios autonómicos hablan directamente de ofrecer a los trabajadores el cuadrante de horarios completo y detallado, donde habrá que incluir todos los elementos vistos anteriormente. Aunque haya una plantilla de turnos de trabajo, sigue siendo obligado llevar el registro horario de cada jornada laboral.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.
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Soy Mireya Ruiz, consultora de
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