México
Brasil
EEUU
Colombia
Chile
Costa Rica
Perú
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Italia
Países Bajos
PortugalGestión de tareas y proyectos
La importancia de delegar tareas en la empresa
Los beneficios de delegar tareas en la empresa son muchos. ¡Aprende a delegar y disfrutarás de todas sus ventajas!
¿Necesitas ayuda?
Sara González
HR Consultant
29 de enero, 2025
Cuando pensamos en qué habilidades necesita un buen líder, lo hacemos en gestión de conflictos, toma de decisiones o negociación. Pero… ¿qué hay de la capacidad de delegar tareas?
Se trata de algo tan importante como la gestión de personal de trabajo. Porque delegar tareas forma parte de su gestión. De hecho, la capacidad de delegar tareas es intrínseca a otras habilidades, como planificar un proyecto.
Además, habrá que hacer una gestión de las tareas delegadas. A priori, dejar una tarea en manos de otra persona es muy fácil. Sin embargo, no todos los líderes son capaces de hacerlo.
¿Qué significa delegar tareas en la empresa?
Un error relativamente habitual es confundir delegar tareas con desprenderse de las mismas. Al delegar una tarea, asignamos su responsabilidad a nuestros equipos o colaboradores. Puede ser alguien a nuestro mismo nivel, otro equipo o departamento, nuestros subordinados… Pero la cosa no acaba aquí.
Tendremos que supervisar el cumplimiento exitoso de la tarea delegada. El hecho de delegar tareas implica utilizar nuestra autoridad como líder para asignar esa responsabilidad.
Precisamente esta autoridad es la que nos obliga a prestar atención a su cumplimiento. En última instancia, sigue siendo nuestra responsabilidad.
¿Qué estilos para delegar tareas en el trabajo podemos adoptar?
Existen varios estilos para delegar funciones en el trabajo. Si no los conoces todos, te los explicamos a continuación.
Estilo directivo
El estilo directivo consiste en dar órdenes o dirigir. Es cuando el líder expone claramente como quiere que se hagan las cosas y los resultados que se deben conseguir con ello.
En este caso, el mando da prioridad a las tareas sobre las personas. Es decir, el líder se preocupa sobre todo de que el trabajo se haga de forma efectiva.
Estilo persuasivo
Es decir, el jefe debe encontrar un equilibrio entre su propio interés en relación a las tareas y con el de las personas a las que dirige.
En el estivo persuasivo, se trata de decir como hay que hacer las cosas, pero simultáneamente de iniciar diálogos y de motivar al empleado a participar y preguntar con el objetivo de que conozca bien la tarea que va a realizar.
De esta manera, le hacemos ver que esa tarea se debe realizar, no por el propio mandato en sí, sino porque va a impactar de manera positiva en la organización.
Así, conseguimos que la persona sea más participativa y se sienta formar parte de la organización para la que trabaja.
Estilo participativo
Aquí, el empleado debe participar en la toma de decisiones en relación a lo que sea que vamos a delegar. Es decir, priorizamos la relación que tenemos con las personas y reducimos el interés de las tareas en sí mimo.
Para ello, nos sentamos, diseñamos y consensuamos conjuntamente la mejor forma de conseguir los resultados deseados.
A este nivel participativo, llegaremos una vez hayamos conseguido mucha confianza con el empleado. Ya que previamente, en los niveles anteriores habremos ido conociendo a la persona y descubriendo si es una persona creativa, como suele reaccionar ante los retos…
Estilo de delegación total
En este nivel de delegación total, otorgamos la responsabilidad y libertad total a la otra persona. Lo único que debemos hacer es sentarnos con ella y definir metas, tiempos, presupuestos…
Después de esto nos retiramos y la persona se deberá encargar de manera autónoma del equipo, las tareas y los resultados.
Supervisar las tareas en equipos multidisciplinares
Un buen líder también tendrá la habilidad necesaria para comprobar que las tareas se completan bien, pero sin agobiar a los trabajadores. En el reparto de tareas ha quedado claro quién manda, y aunque cada uno sepa qué debe hacer, el responsable no puede desentenderse.
Hay que supervisar y detectar posibles problemas, además de que ayuda a los trabajadores a saber que alguien en la empresa se preocupa por su trabajo. Si la comunicación fluye y es buena, será una motivación y no surgirán conflictos.
Los problemas pueden surgir si en vez de supervisar el responsable está todo el día encima de los equipos de trabajo. Quizá un trabajador con poca experiencia necesite algo más de supervisión que uno más veterano, pero el seguimiento de cada movimiento es contraproducente.
Por eso, hay que dar rienda suelta a los trabajadores siempre que sea posible. En la mayoría de casos las tareas se completarán con éxito y en poco tiempo.
Realmente, lo complicado no será la planificación y reparto de tareas entre los diferentes trabajadores o equipos multidisciplinares, sino hacer una buena gestión de empleados para que todos se sientan motivados para acometer su misión en el proyecto.
Si el responsable es capaz de sacar lo mejor de todos los trabajadores, el proyecto será un éxito. Para ello, puede ser interesante contar con un gestor de tareas.
Crecimiento profesional al delegar
Otra de las razones más destacadas para delegar tareas es contribuir al desarrollo profesional de nuestra plantilla.
El hecho de asumir tareas relevantes permite a los trabajadores desarrollar nuevas competencias y habilidades. De esta manera, nos aseguramos de preparar a los líderes del futuro.
Delegar tareas también nos ayudará a detectar el talento oculto en la organización.
Muchas veces tenemos trabajador perfectamente capacitados cuyas habilidades no relucen. Pero cuando tienen que asumir nuevas tareas, pueden poner el práctica estas destrezas y llamar la atención de los líderes de la empresa. ¿Vas a dejar pasar esta oportunidad?
Cómo delegar tareas de forma eficaz en los empleados
Delegar tareas no es una labor sencilla y, de hecho, va mucho más allá de establecer calendarios y asignar el trabajo. Por el contrario, para hacerlo correctamente, la persona encargada debe tener en cuenta una serie de cuestiones.
Te explicamos a continuación todos los aspectos que debes considerar para llevar a cabo tu labor como líder de equipo y organizar correctamente el trabajo.
Conocer a los miembros de tu equipo
Delegar tareas y desarrollar a personas en el manejo de su trabajo son dos acciones que se complementan. Si sabes cómo son tus empleados y cuáles son sus puntos fuertes, podrás asignarles el trabajo de forma más adecuada y en consonancia con sus aptitudes.
Para ello, puedes usar herramientas como la evaluación del desempeño. Sin duda, la forma más completa de conocer la productividad de tu plantilla.
Establecer un calendario realista
Lo cierto es que también es importante que sepas establecer calendarios, y que valores de forma objetiva cuánto esfuerzo requiere cada una de las tareas que vas a asignar. Un buen líder sabe cuánto tiempo necesita cada uno de sus empleados para terminar su trabajo.
Marcar unos objetivos claros
Tus trabajadores necesitan saber qué esperas de ellos. Unos objetivos claros y bien establecidos te permiten asignar el trabajo con más tranquilidad. Sin embargo, si los objetivos no están claros, perderás un tiempo muy valioso.
Contar con el software apropiado
Repartir el trabajo con tus empleados implica tener que llevar a cabo acciones mecánicas y automatizadas que te quitan bastante tiempo.
Si cuentas con el gestor de tareas adecuado, podrás organizarlas semanalmente de forma rápida y sencilla. Además, también será más fácil hacer un seguimiento semanal y asignarlas.
Beneficios de delegar las tareas al equipo
A algunas personas les cuesta asignar tareas a otros. Es posible que tengan miedo a que no se realicen correctamente o que sientan la necesidad de controlar los procesos.
Pero lo cierto es que si sabes cómo delegar tareas de forma eficaz, podrás obtener muchos beneficios. Te explicamos los más importantes.
Mayor productividad
Al contrario de lo que pueda pensarse, asumir mucho trabajo hace que seamos menos productivos. Una persona demasiado ocupada tiene mayores dificultades para concentrarse, y termina procrastinando la mayoría de cosas que debe hacer.
Delegar en otros ayuda a que el trabajo se complete de forma mucho más rápida y eficaz. Además, tú podrás concentrarte en las labores más importantes y resolverlas en menos tiempo.
Aumento de la motivación
Tal y como indica un reciente estudio publicado por Gallup, el 65 % de los trabajadores no se sienten comprometidos con su trabajo. Esto se debe a la falta de motivación laboral y a la indiferencia que les produce.
Sin embargo, ofrecer a tus trabajadores la posibilidad de trabajar en determinadas tareas mejorará su actitud. Al fin y al cabo, asignar una responsabilidad a un trabajador también es una forma de reconocimiento.
Mejora del estrés y la ansiedad
En una encuesta realizada por Zippia, el 41 % de los empleados afirmó que cuando se sienten estresados son menos productivos.
La multitarea y la presión hacen que los trabajadores se desconcentren más fácilmente. De hecho, Zippia descubrió en este mismo estudio que para volver a concentrarse las personas necesitaban un promedio de 23 minutos.
Asignar determinadas labores a otros te permitirá poder centrarte en tus responsabilidades clave. Además, cuando veas que se obtienen buenos resultados, mejorarán tus niveles de estrés y serás más eficiente.
Ahorra tiempo
Cada vez tenemos más asuntos de los que ocuparnos, y no llegamos a todo.
Por eso, delegar tareas en tus subordinados te ayuda a ganar tiempo. En especial cuando se trata de tareas repetitivas o de poca relevancia, pero que debemos hacer igualmente. Al final del día, nos quitan muchas horas.
Así, delegar tareas nos ayuda a reducir la carga de trabajo asegurándonos de que las tareas clave se siguen cumpliendo.
Como responsable de la empresa, te puedes limitar a las tareas clave dejando el resto en manos de tu equipo. Eso sí, para ello necesitas rodearte de un equipo competente. Ganar tiempo también nos permite reducir los niveles de estrés.
Asumir la dirección de la empresa o el liderazgo de un proyecto ya es bastante estresante por sí solo. Delegar tareas nos permite compartir la responsabilidad, sin tener que asumir todo el trabajo. La aparición de los primeros síntomas de estrés es señal de que debemos delegar.
Eso sí, velando siempre por la salud mental en el trabajo propia y la de los demás, evitando saturar a ningún empleado en particular.
Contribuye a la motivación de tus equipos
Dejar algunas tareas en manos de nuestros subordinados o compañeros contribuye a reforzar la motivación del personal.
Y ya sabes lo que eso significa: mayor productividad y retención del talento en la organización. Dos ventajas que no podemos ignorar, aunque habrá que trabajar para aprovecharlas.
No basta con delegar tareas en nuestros equipos, habrá que reconocer los logros de la plantilla.
De este modo, nos aseguramos de satisfacer sus necesidades intrínsecas. El trabajador se sentirá valorado, y habrá una mayor predisposición a cumplir las tareas. Incluso cuando nos obliguen a hacer horas extras.
Como decíamos, la motivación va de la mano del compromiso con la empresa. Sin un trabajador ve que no confías en él, acabará marchándose fruto del aburrimiento.
En cambio, al delegar tareas en tu equipo demuestras confianza en él. Se implicarán más en la organización, sintiéndose parte del éxito de la misma.
En cierto modo, delegar tareas nos permite desarrollar la cultura de la confianza con nuestros equipos.
Si la alta dirección delega en el segundo nivel, esto lo hará con sus subordinados. De este modo, se mantiene la motivación a todos los niveles, dando responsabilidad y confianza a todos los trabajadores.
3 tips de cómo delegar las tareas de forma eficaz y semanalmente
Entonces ¿cómo delegar tareas de forma eficaz? Existen algunas medidas y tips que puedes aplicar a tu día a día en el trabajo. Te explicamos los tres que más nos gustan a continuación.
1. Establece una rutina
Teniendo en cuenta que la asignación de tareas es una labor que tienes que hacer de forma semanal, lo ideal es que establezcas una rutina. De esta manera, sabrás en qué momento tienes que sentarte a organizar el trabajo. Además, tus trabajadores conocerán las fechas de vencimiento.
Por ejemplo, puedes utilizar los viernes para reunirte con el equipo y explicarles cuál va a ser el trabajo de la semana siguiente. Para eso, los jueves ya tienes que tener marcada la hoja de ruta de los siete próximos días, así como las labores que va a realizar cada miembro de la empresa.
2. Conoce a tus empleados
En empresas grandes, puede ser verdaderamente difícil conocer el talento y las habilidades de nuestros trabajadores. Por eso, en muchas ocasiones, se comete el error de buscarlo fuera de la compañía.
Para solucionarlo, lo ideal es contar con un software de gestión integral que incluya una buena base de datos de empleados. Así, podrás tener fichas con toda la información y saber el potencial de cada una de las personas que integran tu compañía.
Ahorrarás un tiempo muy valioso preguntando entre los miembros de tu plantilla quién puede enfrentar una tarea si ya sabes de antemano las habilidades con las que cuentan.
3. Usar un gestor de tareas
Ya te hemos comentado que en el día a día de la empresa existen muchas tareas que se realizan prácticamente en automático. Si las organizas con el software de gestión adecuado, ahorrarás un tiempo realmente valioso que podrás dedicar a otros asuntos.
Un gestor de tareas como el de Sesame HR es, básicamente, un programa que te permite establecer y hacer seguimiento del trabajo que tienen que realizar tus empleados. Mejora la eficiencia a nivel organizativo al permitirte optimizar los pasos para delegar tareas.
En este artículo te hemos contado todo lo que necesitas saber sobre cómo delegar tareas de forma eficaz. Ahora es momento de ponerlo en práctica y probar nuestro software de RRHH. Regístrate y obtén una prueba gratis por 14 días.
¿Necesitas ayuda?
Soy Mireya Ruiz, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
