27 de junio, 2024

El cambio de horario en la empresa no es raro. Cuando cierras un contrato con un empleado, se pactan unas condiciones y unos horarios determinados. Hay que tener en cuenta que estos pueden cambiar según las necesidades del puesto.

Ajustar los horarios laborales puede ser necesario por razones de eficiencia operativa, cambios en la demanda del mercado o reestructuración interna.

Pero no te preocupes, porque te contaremos también cómo gestionar esta modificación de forma ágil con la ayuda de herramientas de control horario. ¡Léenos!

Cambio de horario en la empresa: ¿es legal?

Sí, los cambios de horario en la empresa son legales, pero deben cumplir con ciertas normativas y procedimientos establecidos por la legislación laboral española.

En España, los diferentes tipos de jornada laboral se definen por el número de horas trabajadas en una semana y su distribución a lo largo de la misma.

El Estatuto de los Trabajadores establece que, de ordinario, una jornada laboral no puede superar las 40 horas semanales (independientemente de su distribución).

Condiciones para realizar un cambio de horario

Justificación organizativa: el cambio debe estar justificado por razones organizativas, técnicas, productivas o económicas.
Notificación previa: el empleador debe notificar a los empleados afectados con al menos 15 días de antelación, salvo que el convenio colectivo establezca un plazo diferente.
Respeto a los derechos laborales: el nuevo horario debe respetar los límites legales en cuanto a la duración máxima de la jornada laboral, los descansos obligatorios y el tiempo de trabajo semanal.

Con carácter general, la jornada ordinaria será de lunes a viernes. En aquellos casos en los que las características de la actividad laboral lo requieran, se podrá pactar su distribución de forma diferente.

En consecuencia, puedes solicitar al trabajador un cambio de horario en la empresa. Ahora bien, no puede ser inminente, y sin preaviso.

👉 Además, deberás cumplir en todo momento con la Ley de control horario. En Sesame HR, te ayudaremos a simplificar todo el proceso con ayuda de nuestro software.

Cómo comunicar el cambio de horario en la empresa

No es posible modificar el horario de trabajo sin informar previamente al empleado con un mínimo de 5 días de antelación.

No obstante, en algunos casos puede ser necesario informar a los empleados de un cambio de horario en la empresa incluso antes. En ningún caso este plazo debe ser inferior a 5 días.

El día y la hora de la nueva jornada laboral deben indicarse explícitamente al notificar el cambio de horario.

En cuanto a los medios utilizados para notificar el cambio de jornada, el Estatuto de los Trabajadores no especifica ningún medio concreto.

Si quieres comunicar el cambio de horario laboral a tus empleados, lo mejor es utilizar un medio escrito. Esto se debe a que la comunicación escrita no puede ser malinterpretada, y asegura que la comunicación ha llegado correctamente.

Comunicar un cambio de horario de manera efectiva es crucial para minimizar el impacto negativo en la moral y la productividad de los empleados. A continuación, se presentan algunos pasos para comunicar estos cambios:

1. Planificación previa

Antes de comunicar el cambio, asegúrate de tener una justificación clara y bien documentada para la modificación del horario. Prepara un plan de comunicación detallado que incluya cómo y cuándo se informará a los empleados.

2. Comunicación oficial

Reunión inicial: organiza una reunión con todos los empleados afectados para explicar los motivos del cambio, los beneficios esperados y cómo se implementará.
Documentación escrita: proporciona una notificación escrita que detalle el nuevo horario, la fecha de implementación y cualquier otro cambio relevante en las condiciones laborales.

3. Canales de comunicación

Utiliza múltiples canales de comunicación para asegurar que todos los empleados reciban la información:

Correo electrónico: envía un correo electrónico oficial con todos los detalles del cambio.
Intranet corporativa: publica la información en la intranet de la empresa para fácil acceso.
Carteles informativos: coloca carteles en áreas comunes para recordar a los empleados el cambio de horario.

4. Sesiones de preguntas y respuestas

Organiza sesiones de preguntas y respuestas para abordar cualquier preocupación o duda que los empleados puedan tener. Es importante ser transparente y accesible durante este proceso.

👉 Para gestionar estos imprevistos, herramientas de comunicación interna como Sesame HR ayudan a automatizar dichos procesos. Así como la comunicación de cambio de horario que te aseguran cumplir con la legalidad.

¿Puede el empleado negarse a acatar el cambio de horario en la empresa?

Es importante saber que cuando firmamos un contrato con un empleado, se pactan ciertas condiciones y horarios.

Estos pueden cambiar en función de las necesidades del puesto. Estas modificaciones pueden ser tanto trabajar en un horario diferente como en días de la semana distintos a los acordados previamente.

El cambio de horario en la empresa puede suponer un conflicto para el empleado, sobre todo si debe modificar sus turnos laborales y su tiempo de descanso.

Generalmente, tu empresa puede determinar estos cambios en el horario de trabajo. Aunque hay ciertas excepciones a las que el empleado podría negarse.

El Estatuto de los Trabajadores regula que, si una empresa quiere modificar turnos, debe tener razones económicas, técnicas, organizativas o de producción.

Estos factores deben ser tenidos en cuenta a la hora de modificar las retribuciones y cuantías salariales. Así como, los sistemas de trabajo y rendimiento o incluso las funciones.

En caso de perjuicio, el trabajador puede rescindir su contrato y recibir una indemnización de veinte días de salario por año de servicio. Siempre prorrateada por meses para los períodos inferiores a un año y con un máximo de nueve meses.

Situaciones en las que un empleado puede negarse

Modificación sustancial: si el cambio de horario se considera una modificación sustancial de las condiciones de trabajo, el empleado puede optar por rescindir su contrato con derecho a una indemnización.
Falta de justificación: si el empleador no proporciona una justificación válida para el cambio, el empleado puede presentar una queja formal a los representantes de los trabajadores o a la autoridad laboral.
Condiciones personales: en casos excepcionales, como responsabilidades familiares o problemas de salud, el empleado puede solicitar una reconsideración del cambio de horario.

Procedimiento para negarse

Comunicación escrita: el empleado debe comunicar por escrito su negativa a aceptar el cambio, proporcionando las razones específicas.
Negociación: el empleador y el empleado deben negociar una solución alternativa que satisfaga a ambas partes.
Intervención legal: si no se llega a un acuerdo, el empleado puede recurrir a los tribunales laborales para resolver la disputa.

Cómo gestionar los horarios de trabajo de forma ágil

Como responsable de una empresa, sabes muy bien que tener que cambiar un horario en el último minuto puede ser extremadamente estresante tanto para el trabajador como para la organización.

La planificación del calendario laboral con antelación te permitirá ver las posibles situaciones que deriven en un cambio de horario en la empresa. De esta forma, ejecutar dichas modificaciones contractuales resultarán más ágiles para todos los afectados.

Aun así, a veces ocurren cosas que escapan a tu control, y un miembro del personal no tiene más remedio que hacer un cambio de horario de última hora. No es agradable para ninguno de los implicados, y es aún peor cuando ocurre con frecuencia.

Uno de los mayores retos de una organización es la gestión de los turnos. Es fundamental que todos los empleados conozcan su horario de trabajo con antelación y puedan planificar su vida personal en consecuencia.

La gestión de turnos y los horarios de trabajo es una de las partes más importantes de ser gerente. Puede ser un reto asegurarse de que el horario de todo el mundo está actualizado y es preciso, especialmente cuando se gestiona una gran plantilla.

Cómo automatizar la comunicación de los horarios de trabajo

Afortunadamente, ahora existen varias opciones que nos permiten automatizar la comunicación de los horarios de trabajo. De este modo, podremos planificar los cambios de horario a tiempo y comunicarlos a los trabajadores de forma correcta y eficaz.

👉 El software de gestión de turnos facilita comunicar los cambios de horario en la empresa de forma que los empleados puedan conciliar su vida laboral y personal correctamente.

De este modo, podemos evitar conflictos. En cuanto la organización conoce el calendario, sube una publicación de los horarios de trabajo al software para todos los empleados.

La digitalización en el ámbito de los RRHH va en aumento, y un área en la que realmente está marcando la diferencia es en la forma de gestionar los horarios.

El primer punto es que confeccionar los calendarios laborales según nuestras necesidades es muy sencillo en comparación con la elaboración manual. Introducimos las reglas del juego (número de turnos de trabajo, horarios, contratos…).

Automatizar la comunicación de los horarios de trabajo puede ahorrar tiempo y reducir errores. Aquí hay algunas formas de lograrlo:

1. Utilizar herramientas de comunicación

Intranet corporativa: publica los horarios de trabajo en la intranet de la empresa, donde los empleados pueden acceder fácilmente a esta información.
Aplicaciones móviles: utiliza aplicaciones móviles que permitan a los empleados recibir notificaciones y actualizaciones de sus horarios en tiempo real.

2. Notificaciones automáticas

Configura notificaciones automáticas para informar a los empleados de cambios en sus horarios. Estas notificaciones pueden enviarse por correo electrónico, SMS o a través de aplicaciones de mensajería.

3. Integración con sistemas de recursos humanos

Integra el software de gestión de horarios con el sistema de recursos humanos de la empresa. Esto permite una sincronización automática de la información y asegura que los datos estén siempre actualizados.

4. Portal de autoservicio

Implementa un portal de autoservicio donde los empleados puedan consultar sus horarios, solicitar cambios y reportar ausencias. Esto reduce la carga administrativa y aumenta la transparencia.

El software de RRHH de Sesame HR lo organiza todo automáticamente. Esto ahorra decenas de horas de trabajo cada mes. Si te interesa profundizar más en este tema, en nuestro blog contamos con artículos sencillos y directos que explican los puntos más complejos.

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★★★★☆

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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