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El modelo de carta de renuncia voluntaria
Qué debe tener una carta de renuncia voluntaria y cuando debe ser entregada para cumplir los requerimientos legales
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Sara González
HR Consultant
28 de noviembre, 2024
Si has tomado la decisión de abandonar voluntariamente el puesto de trabajo, se lo debes comunicar a la empresa. Y la carta de renuncia voluntaria es la mejor forma de hacerlo. Si no les transmites tu decisión de renunciar, puedes encontrar problemas en el futuro más inmediato.
Hay muchas razones para tomar una decisión tan arriesgada como esta. Sin embargo, no tienes por qué explicar los motivos de tu renuncia o baja voluntaria en la carta. Esto puede hacer algo más llevadera una experiencia que no siempre es agradable. Recuerda entregar la carta de renuncia voluntaria con una antelación mínima de 15 días.
Qué es la carta de renuncia voluntaria
Hablamos del documento formal que el trabajador presenta a modo de preaviso cuando quiere abandonar su empleo. Con ella, la empresa se da por enterada de que dimites. La podemos dividir en cinco partes:
- Encabezado
- Saludo inicial
- Párrafo introductorio
- Párrafos explicativos
- Agradecimientos
- Despedida y firma
Ten en cuenta que necesitarás, al menos, dos copias de la carta de renuncia voluntaria. Una será para el departamento de recursos humanos, y la otra para ti. Cuando la entregamos a RRHH, debe firmar nuestra copia. De este modo, queda constancia de que se ha entregado y de la fecha.
La puedes presentar en papel, pero también puedes enviar la carta de renuncia voluntaria por correo electrónico. Siempre es preferible adjuntarla que escribir un e-mail con la carta en sí. Ya sabes que hay que enviarla en PDF para evitar posibles modificaciones que te puedan perjudicar.
Carta de renuncia voluntaria: cuestiones formales
Antes de profundizar en estos apartados, hay que analizar las cuestiones formales. La redacción no suele exceder los tres o cuatro párrafos, y lo habitual es utilizar la fuente Times New Roman. Lo haremos con un tamaño de 12 puntos, con el texto justificado. La carta no ocupará más de una página.
Ten en cuenta que hablamos de un documento formal. Es algo a tener en cuenta a lo largo de la redacción, aunque el destinatario sea alguien a quien conocemos y con quien hay confianza. Evitar los coloquialismos y expresiones poco formales es fundamental. Es algo que no podemos olvidar.
Cómo redactar una carta de renuncia voluntaria paso a paso
En el encabezado de la carta de renuncia voluntaria no pueden faltar los datos personales y de contacto del trabajador que dimite. Deberías incluir tu correo electrónico y teléfono. También es fundamental que aparezca la fecha -día, mes y año-. Así, podrás justificar el tiempo de preaviso.
En esta parte también se incluirán los datos de la empresa, para lo que tenemos dos opciones. Por una parte, podemos dirigirla directamente al responsable de recursos humanos. Incluiremos su nombre y apellidos y la dirección de la empresa. Por otra parte, puede estar dirigida a la empresa en general.
Tras el encabezado, pasaremos a completar el saludo inicial. Recuerda que, por mucha confianza que puedas tener con el destinatario, debe ser siempre formal. “Estimad@ + nombre del destinatario” puede ser un excelente saludo inicial, no hace falta pensar mucho más.
A continuación llegamos al párrafo introductorio. En este punto nos limitaremos a anunciar la decisión de dejar la empresa. Siempre puedes comenzar con tu nombre y apellidos, e indicar el cargo que ostentas actualmente. También se puede mencionar el tiempo que has estado en la organización.
En este párrafo introductorio también habría que indicar la fecha en que se hará efectiva la dimisión. Para ello, debes tener en cuenta los plazos de preaviso establecidos. Generalmente es de 15 días, pero el Convenio Colectivo puede ampliarlo. Es el elemento más importante de la carta de renuncia voluntaria.
Explicación de la dimisión en la carta de renuncia voluntaria
En los párrafos explicativos -puede ser uno- se exponen los motivos de la baja voluntaria. Esta es una cuestión delicada, pues como hemos dicho anteriormente no estamos obligados a ello. Se puede pasar por encima, pero si el trabajador lo desea también puede explayarse en este espacio.
Si decides explicar las razones de la dimisión, evita que sea un ajuste de cuentas. Ya habrá tiempo para ello, la carta de renuncia voluntaria no es el lugar. Recuerda que hablamos de un documento formal en el que avisamos de que nos vamos.
Cumplido este trámite, pasamos a los agradecimientos por la oportunidad ofrecida y la experiencia del empleado en la empresa. Siempre es interesante utilizar fórmulas tipo “quedo a su disposición”, sin cerrarnos puertas de cara al futuro. Así, los días que falten para que se haga efectiva la renuncia serán menos traumáticos para ambas partes.
También nos podemos ofrecer a colaborar en la búsqueda de un sustituto, o incluso proponer el nombre de algún compañero. Por último, se incluirán la fecha y firma del trabajador, con su nombre y los dos apellidos. Habría que dejar un espacio al lado para que firme el responsable de RRHH al recibir la carta de renuncia voluntaria.
¿Cuándo hay que entregar la carta de renuncia voluntaria?
Una vez más, las fechas son el elemento clave. Hay que cumplir con el preaviso mínimo, que como hemos visto son 15 días. Por ejemplo, si tienes pensado renunciar el último día del mes (31), la deberías entregar como muy tarde el día 16. Siempre que el Convenio Colectivo no establezca un mayor plazo de preaviso.
Ten en cuenta que, si no cumples con el plazo de preaviso, pueden descontarte los días del finiquito. En ese caso, la cantidad a percibir se reducirá un día por cada día no avisado. Por ejemplo, si en vez de una antelación de 15 días avisas 10 días antes, pierdes cinco días de finiquito. La fecha de la carta -día de entrega- es el primer día de preaviso.
Si se trata de una decisión madurada, siempre puedes presentar la carta de renuncia voluntaria con más antelación. De este modo, la empresa tiene más margen para buscar un sustituto y formarlo. Es posible que ambos trabajéis juntos.
¿Por qué se produce la renuncia de un empleado?
Lo primero que deberías preguntarte es por qué renuncian tus empleados. Si conoces la razón de sus dimisiones, podrás atajar el problema. Conocer el ambiente de trabajo también nos ayudará a detener la gran renuncia en la empresa. Para ello, disponemos de diferentes recursos:
- Encuestas de offboarding: fundamentales para conocer el origen de la renuncia. En su despedida, podemos preguntar directamente a los empleados por qué se van. No tienen nada que perder, y serán más sinceros que en otras encuestas. No olvides preguntar también por su experiencia.
- Encuestas de satisfacción laboral: periódicamente, deberíamos preguntar a nuestros empleados por su grado de satisfacción. Incluye preguntas como si se plantean buscar otro empleo o qué mejorarían en la organización.
- Encuestas de clima laboral: el ambiente de trabajo también influye. Si es positivo, se sentirán más a gusto. Cuando es malo, las posibilidades de renuncia aumentan. RRHH y la dirección deberían conocer en todo momento en qué condiciones y ambiente trabajan sus empleados.
- Quejas de los empleados: un buzón de denuncias (o sugerencias) puede revelar problemas de calado en la empresa. De nuevo, si coinciden en señalar a un mal liderazgo, malas condiciones o falta de recursos, tenemos un problema.
A través de soluciones como Sesame HR puedes desarrollar los formularios para estas encuestas. Los resultados te llegarán en tiempo real, pudiendo detectar rápidamente los problemas que están causando la gran renuncia. También podrás comparar su evolución a lo largo del tiempo.
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Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento. Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
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Soy Miguel Ángel Díaz, consultor de
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