28 de julio, 2022

Quizás el término legajo suene como a algo del pasado, pero dentro del mundo empresarial tiene mucho significado. Hemos preparado este artículo en el que vas a descubrir qué es el legajo personal, para qué se utiliza y cómo puede emplearse de una forma cómoda y práctica.

¿Qué es de legajo personal o del trabajador?

Muy sencillo, el legado personal o del trabajador que la empresa consiste en toda la información que la empresa ha ido recopilando sobre ti. Se trata de una forma de, por ejemplo, saber qué formación has ido realizando, cuáles han sido tus incidencias o cuándo te fuiste de vacaciones hace tres años. ¿Sabes ahora qué es el legajo personal?

Tipos de legajos del trabajador

Encontramos tres tipos de legajos del trabajador.

Legajo del candidato: consiste en toda la información recopilada durante el proceso de selección de personal. Es todo aquello que el candidato ha portado y que el departamento de selección de personal ha ido anotando durante la propia selección.
Legajo permanente: una vez establecida la relación laboral entre empresa y trabajador, es toda la información que esta tiene del primero y que se actualiza de manera constante. Por ejemplo, si el trabajador ha realizado una formación por su cuenta y que resulta de interés para la empresa, aportará el certificado correspondiente. La empresa tendrá copia de él y lo incorporará a su legajo.
Legajo temporal: son aquellas situaciones de carácter provisional. Podemos pensar en el caso de una excedencia voluntaria o una baja por maternidad.

¿Qué dice la ley sobre el legajo personal?

La normativa no es muy específica sobre lo que debe contener el legajo personal ni cómo debe conservarse. Y, obviamente, ha de realizarse de la manera que resulte más práctica para la empresa. Muchas de ellas todavía siguen conservando toda la documentación en papel.

Esto tiene un problema añadido, ocupa mucho volumen de espacio y corre el riesgo de dañarse o de extraviarse.

En una empresa que ocurra un siniestro, algo a lo que ninguna está totalmente a salvo, los legajos personales de los trabajadores quedarían desaparecido y sin posibilidad de recuperación. Por tanto, la tendencia a conservar el legajo personal de un trabajador en formato electrónico, quedando almacenado en la nube y que permiten la recuperación siempre y cuando tengamos acceso a Internet.

¿Vas descubriendo qué es legajo personal y la importancia que tiene para una empresa? Podríamos decir que se trata de todo el histórico de un empleado en una empresa. Cuanto más minucioso se sea, mucho más completo será este legajo. Así, cuando es necesario recuperar cualquier tipo de información, bastará buscar en los archivos para poder acceder a ello.

¿Qué pasa con el legajo personal si se abandona la empresa?

Algo muy habitual es que la relación entre empresa y empleado finalice. Ya sea por causas ajenas al trabajador, como podría ser un despido, o bien porque este decida dejar su puesto de trabajo. La empresa tiene la obligación de custodiar el legajo durante un mínimo de tiempo.

Obviamente, la destrucción del legajo debe seguir una serie de criterios.

En ningún momento, y hay multitud de sentencias condenatorias a empresas por estos hechos, puede abandonarse el legajo en la basura. Supone una vulneración muy grave en cuanto a materia de protección de datos y un trabajador tendría el derecho a denunciar esa situación.

Para destruir un legajo, lo más adecuado es confiar este servicio a empresas especializadas en eliminar documentación de manera segura. Por otro lado, si el legajo se conserva en formato electrónico, bastará con eliminar los archivos correspondientes y las copias de seguridad, de tal manera que no sea posible su recuperación.

Por qué apostar por el legajo online

En Sesame HR somos conscientes que los datos personales tienen una importancia fundamental, y que la manera más cómoda de conservarlos es mediante un software de rrhh especializado que permita su acceso de manera continua. Para ello se hace uso de la nube, un sistema que, gracias a una conexión a Internet, permite acceder al legajo del trabajador siempre que lo deseemos.

Los equipos de RRHH información importante para el legajo siempre que se desee, de la forma más cómoda posible y quedando actualizado desde el primer momento.

Supone una manera de trabajar que ahorra muchos quebraderos de cabeza y que, por su facilidad, se está convirtiendo en una de las maneras más útiles de manejar los legajos de los trabajadores.

En empresas muy voluminosas, en archivadores ocupan un espacio muy grande. Hay casos de compañías que deben alquilar naves para poder almacenarlos. Además, nunca terminan de estar a salvo.

Un incendio o una inundación puede acabar con los legajos totalmente destruidos. Y no solo eso, podría darse el caso de que los legajos fueran accesibles a cualquiera y que se produjera una grave vulneración en cuanto a materia de protección de datos.

Desgraciadamente, todavía existen empresas que no terminan de tener conciencia de qué es el legajo personal y su importancia.

Ahora que ya sabes qué es el legajo personal y la importancia que tiene, recuerda que deberás aportar a la empresa en la que trabajes cualquier tipo de documentación de su interés. Por ejemplo, cuando tengas el certificado, es importantísimo que tu empresa tenga una copia de este.

La adjuntará a tu legajo personal y constará como que has realizado una formación concreta. A medida que vamos engrosando nuestro legajo, tendremos mejores y más posibilidades de subir en el escalafón.

No dudes en seguir descubriendo los artículos que vamos elaborando, seguro que este ha arrojado algo de luz sobre un tema tan importante como el legajo del trabajador. Todo lo que la empresa sabe de ti se encuentra en esta documentación. ¿Comprendes ahora su importancia?

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Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

Legajo del trabajador