Información imprescindible de los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo

24 de julio, 2024

¿Tienes dificultades para organizar los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo? Esta forma de distribuir los recursos humanos de la plantilla tiene grandes ventajas competitivas, pero hay que gestionarlos bien.

La gestión eficiente de los turnos de trabajo es esencial para cualquier empresa que busque optimizar su productividad y mantener un ambiente laboral equilibrado.

Si no es así, se pueden generar roces entre trabajadores si consideran que la asignación de turnos es injusta. Por eso es importante una buena gestión de turnos.

Para poder hablar de turnos de trabajo rotativo es imprescindible incluir el turno de noche en el cuadrante. Si no es así y solo hay dos turnos, se trabaja a turnos (mañana o tarde), pero no rotativos.

Qué incluir en los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo

Un cuadrante de turnos de trabajo es un documento o herramienta que muestra la distribución de los turnos laborales de los empleados a lo largo de un periodo determinado. Este cuadrante facilita la organización del personal, asegurando que cada trabajador conozca sus horarios y responsabilidades.

Importancia del Cuadrante Horario Laboral

El cuadrante horario laboral es fundamental para:

• Optimizar la productividad: permite una distribución equitativa de las tareas y evita sobrecargas de trabajo.
• Cumplir con la normativa laboral: asegura que los horarios se ajusten a las leyes laborales y los convenios colectivos.
• Mejorar la satisfacción laboral: facilita la conciliación entre la vida laboral y personal de los empleados.

Cómo hacer un cuadrante de turnos

1. Recopilar información básica

Antes de hacer un cuadrante de turnos, es necesario recopilar información clave:

• Número de empleados: conocer la cantidad de personal disponible.
• Horas de operación: determinar el horario de turnos de trabajo de apertura y cierre de la empresa.
• Regulaciones laborales: asegurarse de cumplir con las leyes y normas del trabajo.

2. Elegir un modelo de turnos

Existen varios modelos de turnos que pueden adaptarse a las necesidades de tu empresa:

• Turnos fijos: los empleados trabajan siempre en el mismo horario.
• Turnos rotativos: los empleados alternan entre diferentes horarios.
• Turnos partidos: la jornada laboral se divide en dos periodos con una pausa en medio.

3. Utilizar software de gestión de turnos

El uso de software de programación de turnos de trabajo facilita la creación y gestión de cuadrantes. Estas herramientas permiten:

• Automatizar la asignación de turnos.
• Realizar ajustes rápidos y eficientes.
• Generar informes detallados sobre las horas trabajadas y las ausencias.

Cómo cuadrar turnos de trabajo

1. Definir las necesidades de la empresa

Determina cuántos empleados necesitas en cada turno y qué habilidades son necesarias para cada posición para cuadrar horarios de trabajo.

2. Considerar las preferencias de los empleados

Siempre que sea posible, ten en cuenta las preferencias y necesidades personales de los empleados para mejorar la satisfacción laboral y reducir el ausentismo.

3. Asegurar un reparto equitativo

Es fundamental distribuir los turnos de manera justa para evitar conflictos y garantizar que todos los empleados tengan oportunidades equitativas para trabajar en horarios de turnos de trabajo deseados.

Planificación de turnos rotativos

1. Establecer un ciclo de rotación

Define un ciclo de rotación (semanal, quincenal, mensual) que permita a los empleados alternar entre diferentes horarios.

2. Crear un calendario de turnos de trabajo

Diseña un calendario de turnos de trabajo que cubra todo el ciclo de rotación y asegúrate de que sea accesible para todos los empleados.

3. Monitorear y ajustar

Revisa periódicamente el cuadrante para hacer ajustes necesarios en función de la carga de trabajo y las necesidades de la empresa.

Habitualmente es mensual, y en él hay tres elementos clave que debe incluir cualquier cuadrante, incluidos aquellos de los trabajadores con un contrato temporal:

• Días de trabajo
• Descansos
• Periodos de vacaciones correspondientes

En el cuadrante aparecen los días del periodo a tener en cuenta, generalmente un mes; y cada día aparece marcado con una de las tres categorías o turno que corresponda.

Así, el trabajador sabe con un simple vistazo cuándo trabaja de mañana, de tardes o de noches. Nunca está de más añadir el horario de cada turno. Los trabajadores los conocen, pero para los recién llegados es una información que siempre se agradece.

No hace falta decir que los cuadrantes mantendrán una frecuencia de trabajo, descanso y turnos equivalente entre los diferentes trabajadores que forman parte de la plantilla para evitar problemas.

No se pueden perder de vista el total de horas trabajadas, ni mensual, ni en el total del año. Los turnos de trabajo rotativo pueden generar desigualdades en las horas trabajadas mes a mes -algo que no debería repercutir en la nómina-, la misma cada mes.

Así, cada empleado acumulará un máximo de 1782 horas de trabajo efectivo anuales.

Cada mes, el total de horas trabajadas entre los diferentes turnos oscilará entre las 144 y 176, con la única excepción de febrero, que al ser más corto reduce esta horquilla a un mínimo de 134 y un máximo de 162.

A la hora de elaborar el cuadrante, es conveniente indicar las horas de trabajo del mes y el total acumulado desde el mes de enero.

Trabajos nocturnos y festivos en los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo

Por su propia idiosincrasia, los turnos de trabajo rotativo incluyen el trabajo en el turno de noche, al que suele añadirse el trabajo en festivos. Esto último depende del tipo de empresa, pero hay sectores como la sanidad o la vigilancia privada que exigen trabajo 24 horas.

Lógicamente, estos horarios tienen una retribución especial, de modo que en el cuadrante de turnos de trabajo rotativo se pueden añadir el total de horas nocturnas o festivas que se harán.

¿Cuáles son los patrones de los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo?

En base a lo comentado, comprendemos que los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo son una gran realidad en muchas empresas, tanto del sector público como del sector privado.

Y en esta línea, lo más importante es el capital humano y el funcionamiento o rendimiento del mismo, que deberemos medir y analizar. Porque los turnos de trabajo rotativos también son una realidad en sistemas de registro de jornada laboral como Sesame.

Así, desde Sesame podemos crear turnos de trabajo directamente desde la herramienta.

Llegados a este punto, tenemos que hablar de los turnos rotativos, clasificados en:

• El turno doble o los dos turnos: que sería un turno de mañana y otro de tarde. Normalmente, en estos turnos se trabaja de lunes a viernes.
• Los tres turnos: mañana, tarde y noche. Este tipo de turno, puede ser trabajado de lunes a viernes o de lunes a domingo.
• La rotación natural o inversa: mañana, tarde y noche o noche tarde y mañana.

Conociendo estas tipologías de turnos rotativos, vamos a descubrir cómo se pueden repartir las jornadas en base a ellos.

Observaremos que una buena organización y un buen software serán las dos claves para gestionar las entradas, las salidas, las vacaciones, las ausencias y por supuesto los turnos.

En este sentido, tener y crear los turnos rotativos dentro de Sesame nos dará seguridad de cara a la planificación del horario laboral y los cuadrantes de trabajo.

El patrón 4×3, basado en jornadas de trabajo más largas

Es un patrón de trabajo que genera cierta confusión porque acumula jornadas de trabajo de hasta 10 horas. Suele estar asociado a los mayores niveles de producción y productividad.

En este caso, se trabajarían por ejemplo 3 o 4 días en la semana, con una duración de la jornada más larga, y el resto de días de la semana serían días de descanso.

El patrón 5×2, diferentes fórmulas y 7 días

En este caso se puede por ejemplo trabajar en turnos partidos de mañana y tarde de lunes a viernes, o turnos rotativos de mañana o tarde de lunes a viernes. 

En otro caso, podría ser por ejemplo, descansar dos días, trabajar cinco.

El patrón 6×2, diferentes fórmulas y 8 días

Se trabajan 6 días de mañana, de tarde o de noche y por esos 6 días trabajados, habrá dos días de descanso, respetando cuál fue la última jornada de trabajo para retomarla en los dos días posteriores.

En la tabla de cuadrantes de turnos de trabajo rotativo puedes ver un ejemplo, este patrón consecutivo de turno lo hacemos con 8 trabajadores y 2 por turno, y tenemos tres turnos diferentes, M, mañana, N, Noche y T tarde. Así, dos trabajadores siempre comparte el mismo turno rotativo.

Un fin de semana de trabajo

Este tipo de turnos de trabajo destaca por jornadas de 12 horas como máximo, el sábado y el domingo.

Cuatro días de trabajo y otros tantos de descanso

Hablamos de aquellos casos en los que el trabajador suele trabajar durante cuatro días seguidos y unas 12 horas la jornada. A cambio, pasados estos cuatro días, el trabajador tendrá otros 4 correspondientes a días de descanso sin interrupción.

Cuatro días de trabajo y dos o uno de descanso

Si el empleado tiene cuatro días de trabajo con jornadas de 12 horas, en este caso le corresponderán dos de descanso. En caso contrario, si los turnos de trabajo son de jornadas de 8 horas durante cuatro días, el empleado recibirá un día de descanso. 

Este primer caso se suele dar en empresas del sector industrial con poca actividad física. En el segundo nos encontramos ante empresas que desean abrir todos los días de la semana, pero por ley no se pueden trabajar 12 horas diarias.

Trabajo por días estacionados

Esta modalidad de turnos de trabajo es particular de empresas industriales, donde los días de descanso suelen darse tanto el fin de semana como entre semana. Este tipo de turno rotativo suele darse en fábricas y en el sector industrial.

Trabajos nocturnos

Estos turnos de trabajo rotativos se dan especialmente en dos situaciones. Por un lado, cuando la empresa o el sector de dedicación tienen un trabajo estacional.

Por otro lado, se trata de trabajos demandados por personas que necesitan compaginar este trabajo con otros de cuidados o jornadas matutinas.

Trabajos por equipos, los conocidos «continentals»

Suele darse en situaciones de trabajo por equipos. Se trata de turnos consecutivos y rotativos de 7 días por 8 horas o de 4 días por 12 horas, pasados estos días suelen corresponder entre dos o tres días.

Consideraciones legales y de salud

Cumplimiento normativo

Asegurarse de que los cuadrantes cumplen con las leyes laborales locales, incluyendo los descansos obligatorios entre turnos, límites de horas nocturnas y compensaciones por trabajo en días festivos. Esto no solo evita sanciones legales, sino que también promueve un entorno de trabajo justo y seguro.

Impacto en la salud

El trabajo en turnos rotativos puede tener efectos negativos en la salud física y mental de los empleados. Estudios han mostrado un aumento en el riesgo de trastornos del sueño, problemas cardiovasculares y estrés. Implementar políticas de apoyo y ofrecer recursos de salud mental puede ser crucial.

Cómo elaborar los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo

Uso de software especializado

Preparar el cuadrante de turnos de trabajo rotativo es una de las tareas más complejas para los responsables de la empresa.

Hay que cumplir con todos los requisitos legales de esta modalidad de trabajo, como el descanso entre turnos, límites de turnos nocturnos, etc., además del total de horas trabajadas o las preferencias de los trabajadores cuando estas se puedan tener en cuenta.

Por eso, contar con un software para la gestión de turnos, gestionar los turnos de trabajo rotativo se antoja clave.

Es el caso de Sesame, que entre otras cosas permite diseñar las plantillas de turnos asignándoles nombres, colores o abreviaturas para gestionar mejor los turnos o conocer la disponibilidad de los trabajadores y la carga de trabajo que llevan.

Es una forma de tener al día el control horario en todo momento. También ayuda a controlar la puntualidad de los trabajadores, y de anunciarles los turnos y cambios con antelación.

Participación y comunicación con los empleados

Involucrar a los empleados en la planificación de los turnos y mantener una comunicación abierta sobre sus necesidades y preferencias puede aumentar la satisfacción laboral y reducir conflictos. Esto incluye realizar encuestas periódicas y reuniones de feedback.

Monitoreo y ajuste continuo

Es fundamental monitorear continuamente el impacto de los turnos rotativos en la productividad y el bienestar de los empleados. Ajustes periódicos basados en datos reales pueden mejorar significativamente el rendimiento y la moral del equipo.

Formación y desarrollo

Capacitar a los empleados sobre la gestión del tiempo y el autocuidado, especialmente en turnos nocturnos o rotativos, puede ayudar a mitigar los efectos negativos en la salud. Programas de bienestar y apoyo psicológico son altamente recomendables.

¿Cuándo hay que entregar los cuadrantes de turnos de trabajo rotativo?

No hay nada establecido sobre la antelación con la que se anuncian los turnos de trabajo rotativo a la plantilla, pero en líneas generales suele hacerse con un mes de antelación.

Contar con una herramienta para gestionarlos como el software de rrhh de Sesame permite tanto imprimirlos como enviarlos a los trabajadores y comunicarles los horarios que les esperan.

Cuanta mayor sea la antelación con que se entregan, más fácil resultará a los empleados conciliar su vida personal y laboral.

Cuanto antes se entregue el cuadrante de turnos de trabajo rotativo, más fácil será gestionar los posibles cambios que pueda haber. Conviene tener en cuenta que los cambios en el cuadrante deben anunciarse con 15 días de antelación.

Gracias al software de gestión de turnos, anotar estos cambios y comunicarlos a los trabajadores es mucho más fácil. Es más, se pueden configurar los avisos automáticos para que el trabajador reciba la alerta ante cualquier cambio.

La instauración de los turnos de trabajo rotativo permite una actividad continua, pero para poder aplicarlos correctamente es imprescindible contar con un buen cuadrante, donde no falte la información necesaria para los trabajadores.

Trabajar con anticipación siempre es un plus, y en el caso de los cuadrantes se pueden preparar con tanta antelación como sea preciso. Eso sí, habrá que añadir la información imprescindible para los trabajadores.

Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH.

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