Guía KPIs de recursos humanos | Indicadores de gestión estratégicos

6 de mayo, 2022

Qué son los indicadores estratégicos o KPI de recursos humanos

Detrás de las siglas KPI se esconde el concepto Key Performance Indicator. Se trata de la unidad de medida de los resultados de acciones o actividades específicas. Los KPI de recursos humanos son la referencia que se toma a la hora de analizar y evaluar los diferentes procesos que se llevan a cabo en los departamento de gestión de recursos humanos de la empresa. Nos permiten detectar los éxitos o deficiencias de la organización.

También conocidos como indicadores estratégicos, son una referencia muy versátil. Se pueden aplicar en aspectos como el reclutamiento, la evaluación del desempeño o la formación. Así, es más fácil establecer una serie de objetivos y saber si se cumplen, en qué grado, si se están haciendo las acciones adecuadas para alcanzarlos, etc. Midiendo resultados, es más fácil que la empresa pueda crecer.

Los KPI de recursos humanos toman especial relevancia en la actualidad ante la guerra de retención de talento a la que están haciendo frente las empresas. Medir objetivamente los datos que disponemos de nuestros recursos humanos es fundamental a la hora de recompensar y desarrollar a los trabajadores, en definitiva para crear una buena experiencia del empleado para ellos.

Además generan más compromiso en el empleado, por lo que participan en la reducción del absentismo y la reducción de la tase de rotación de personal.

El conocimiento que tenemos hoy en día de las personas a través de los datos es vital para la transformación de la función de RRHH

Miguel Charneco, director de RRHH Arvato Supply Chain Solutions Spain

Cómo deben ser los indicadores de gestión en recursos humanos

Si quieres contar con unos KPIs de recursos humanos eficientes, deben cumplir con la regla SMART: serán específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Solo de este modo seremos capaces de plantear una serie de objetivos realistas para la organización y los podremos medir correctamente. Se trata de una fórmula de lo más simple que nos permite obtener excelentes resultados.

• Específicos: todos los KPIs de recursos humanos deben hacer referencia a una tarea o acción en concreto, deben ser lo más específicos y concisos posibles. Por ejemplo, “aumentar un 5% la producción” es un indicador mucho más concreto que si hablamos de “incrementar la producción”. El hecho de ser específicos nos permite cumplir con el resto de requisitos de los indicadores SMART.
• Medibles: de este modo, cuando el indicador es específico, también será medible. Lo que no se puede medir no se puede interpretar, y no nos servirá de nada. Si no es medible, no se pueden interpretar los datos. Recuperando el ejemplo anterior, no será lo mismo incrementar la producción en un 1,5% que en un 4,7%.
• Alcanzables: hay que ser realistas y fijar objetivos que se puedan alcanzar en las condiciones actuales de la empresa. ¿Tiene sentido intentar duplicar la producción con la misma fuerza laboral? No parece el escenario más realista. Establecer objetivos o indicadores inalcanzables no tiene ningún sentido, hay que tener en cuenta la realidad de la empresa en el momento de fijarlos.
• Relevantes: del mismo modo que utilizaremos indicadores alcanzables, buscaremos que tengan relevancia para la empresa. Es imprescindible trabajar con métricas que aportan información de valor a la organización, que nos ofrezcan datos a partir de los cuales podamos mejorar nuestra forma de trabajar. Si son irrelevantes para el modelo de negocio o la productividad de la empresa, nos los podemos ahorrar.
• Temporales: por último, es importante incidir en el carácter temporal de los indicadores de gestión en RRHH. Cada KPI de recursos humanos debe estar limitado en el tiempo. De vuelta al ejemplo inicial, podemos plantear el aumento del 5% de la producción en un año, un semestre, un trimestre… Además, hay que evaluar y analizar el indicador periódicamente introduciendo las correcciones necesarias.

Indicadores más importantes de recursos humanos y sus fórmulas

Antes de profundizar en alguno de los indicadores de RRHH más importantes, conviene recalcar que la relevancia de los indicadores depende de cada empresa. Cuestiones como el tamaño, el número de trabajadores, el volumen de trabajo o incluso el sector al que se dedica influyen en la importancia que pueda tener cada KPI de recursos humanos. A continuación os presentamos algunos de los más destacados.

Rotación de personal

Se trata de un indicador relativo al nivel de permanencia de los empleados en la organización. En un escenario ideal este KPI de recursos humanos no pasará del 5%, aunque lógicamente cuanto más baja sea esta tasa, mejor. También, es interesante conocer las causas de una elevada rotación. Si se debe a las renuncias de la propia plantilla, la dirección debería intervenir.

Índice de rotación de personal

Para calcular el índice de rotación de personal nos basaremos en la relación porcentual entre el volumen de entradas y salidas durante un periodo de tiempo determinado. Así, utilizaremos las fórmula (personas contratadas durante el periodo considerado + personas desvinculadas) / promedio efectivo. Este concepto se consigue sacando la media del número de empleados al principio y al final del periodo. El resultado se multiplica por 100 para obtener el porcentaje.

Absentismo laboral

El absentismo es uno de los grandes lastres de cualquier empresa. Con este KPI de recursos humanos, medimos las ausencias de nuestros empleados a su lugar de trabajo en periodos normales -esto excluye las vacaciones, días libres, etc.-. Es uno de los KPIs de RRHH más importantes, pues permite detectar tendencias problemáticas cuando hay un alto absentismo por faltas, atrasos o incluso permisos. A la empresa le sale caro.

Tasa de ausentismo laboral

Hay varias fórmulas para calcular el ausentismo laboral. Nosotros os proponemos utilizar la fórmula Número total de horas de ausentismo / Número total de horas planificadas x 100, lo que nos permite obtener el porcentaje de absentismo laboral que hay en la empresa. Así, también se tienen en cuenta las horas no trabajadas por retrasos, empleados que salten antes de hora, etc.

Costo de ausencia

Es innegable que el absentismo laboral tiene un coste para la empresa, y calcularlo es tan simple como sumar los gastos derivados de la ausencia. Entre otras cosas, tendremos en cuenta las cotizaciones a la seguridad social, las horas extra que habrá que abonar a otros empleados por hacer el trabajo del ausente o el coste de contratar a un sustituto. Hay calculadoras online que nos ayudan a ello, como la de Sesame HR.

Clima y satisfacción laboral del capital humano

Otro de los indicadores de recursos humanos que no podemos perder de vista es el ambiente de trabajo. La inversión en mejorar el clima laboral y reforzar el índice de satisfacción de la plantilla está más que justificada, pues es el primer paso para tener un equipo de trabajo comprometido con la organización. Cuanto mejor sea el ambiente, mayor productividad.

Nivel de satisfacción de los empleados

Las encuestas de clima laboral son un excelente termómetro a la hora de preguntar a nuestros empleados por su satisfacción laboral. Podemos cuestionarlos directamente, ofreciendo varias respuestas a elegir, por ejemplo una escala del 1 al 10 o del 1 al 5. También podemos hacer preguntas relacionados con los diferentes aspectos que influyen en la satisfacción y extraer conclusiones.

Índice de compromiso de los recursos humanos

Las encuestas de satisfacción también nos permiten medir el employee engagement, el grado de compromiso que hay entre la plantilla. Podemos cuestionarlos sobre la confianza en la empresa, el cuidado en el entorno, comunicación, logros y reconocimientos… Otros KPIs de RRHH como el absentismo o la tasa de rotación también son indicadores del compromiso de los colaboradores.

Índice de competitividad salarial

La ratio de competitividad salarial se calcula con la fórmula Salario medio ofrecido por la empresa / salario medio en el sector. En caso de querer compararte con otra empresa, en vez del sueldo medio sectorial utilizaremos el de la competencia. Si el resultado es superior a 1, la empresa es salarialmente competente; si no llegamos a 1 significa que otras empresas pagan más.

Procesos de selección y proceso de contratación

La eficiencia de los procesos de selección de personal es otro indicador muy relevante en la gestión de recursos humanos. Sin lugar a dudas, el tiempo medio de contratación es uno de los más importantes, pero tenemos otros KPIs de recursos humanos como la tasa de conversión que nos permiten optimizar estos procesos para reducir costes asociados a la contratación.

Tiempo medio de contratación

Se trata de un indicador que mide el tiempo que discurre desde la publicación de la vacante hasta la contratación de la persona que la ocupará. Utilizaremos la fórmula Días invertidos en X procesos de selección / Número de procesos de selección con el objetivo de calcular la eficiencia. Tan importante es que el resultado sea bajo como contratar a la persona adecuada.

Productividad y costes de la empresa

Una de las misiones más destacadas de recursos humanos es analizar el rendimiento de la plantilla. Muchas organizaciones han adoptado el modelo de trabajo por objetivos, lo que facilita en gran medida el seguimiento y aumento de la productividad laboral. Contamos con un par de indicadores clave para saber si nuestra plantilla es productiva o si hace falta una mejor gestión del capital humano.

Tiempo promedio en lograr un objetivo estratégico

Con este indicador sabremos si el resultado del proceso de selección ha sido el adecuado. En un escenario ideal, el tiempo medio se irá reduciendo de un objetivo a otro lo que significa que el trabajador es cada vez más productivo. Eso sí, cuestiones como el volumen de tareas que debe afrontar o incluso los factores personales pueden producir alteraciones. Por eso utilizaremos el promedio.

Tasa de productividad

Por una parte, podemos hacer un seguimiento personalizado de cada trabajador. Por otra, tenemos mecanismos como la fórmula Total de ventas durante un periodo / Total de empleados en la empresa que nos revelarán la productividad de nuestros equipos. Si quieres unos resultados más precisos, puedes utilizar como referencia el rendimiento o las horas trabajadas.

Gestión del talento

De nada sirve contratar a los mejores profesionales si eres incapaces de mantenerlos en la empresa. En este capítulo encontramos indicadores como la tasa de abandono, la permanencia media en la empresa o la satisfacción interna que nos ayudarán a optimizar la estrategia de gestión de talento. Hay dos aspectos clave que no puedes pasar por alto.

Retención de talento

Hay varias fórmulas para calcular la rotación de talento. Nosotros os proponemos hacer el cálculo de la rotación de personal mediante la fórmula Número de personas que dejan la empresa en un periodo / Promedio de empleados en esa etapa. Multiplicándolo por 100 obtenemos la tasa. Cuanto más baja sea, mayor será la retención del talento.

Tasa de promoción interna

Ofrecer planes de carrera y la posibilidad de progresar en la organización es fundamental para retener el talento. Esta tasa se obtiene mediante la fórmula número de empleados ascendidos en el periodo analizado / número total de empleados en dicho periodo. Cuanto mayor sea esta tasa, menos talento tendrás que buscar fuera de la organización.

Formación y capacitación de la fuerza laboral

Se trata de un KPI de recursos humanos con el que pretendemos obtener información sobre cómo mejorar la productividad de nuestros empleados. Para ello, es importante saber cuántas horas desempeña cada persona en su puesto, además de sus conocimientos técnicos, teóricos y prácticos relacionados con el rol que desempeña. Esta información, es muy importante para adaptar la formación a cada uno de nuestros empleados y por ello, los informes de RRHH deben recopilar todos estos datos actualizados. Aquí se enmarca la necesidad de una formación constante para tener una plantilla actualizada.

Accidentes laborales

No hace falta decir que el objetivo es tener 0 accidentes laborales en la organización. Sin embargo es inevitable que se produzcan pequeños incidentes en el lugar de trabajo. En este caso, lo que se pretende es conocer la tasa de accidentabilidad y sus causas. Si los accidentes siguen un patrón, es más fácil incidir en la prevención de riesgos laborales y minimizar las posibilidades de accidente.

Accidentabilidad laboral

La tasa de accidentabilidad se calcula mediante la fórmula (Número de accidentes x 1.000.000) / (Número de horas trabajadas – personas expuestas). Más allá del resultado que podamos obtener con este cálculo, deberíamos tener en cuenta otras variables como las consecuencias -días de baja, coste, etc.-, que dependen de la gravedad del accidente.

Cómo hacer un KPI de recursos humanos

A la hora de elaborar un KPI es fundamental definirlos adecuadamente desde el principio. Más allá del nombre que decidas ponerle, hay que especificar al máximo el objetivo, además de la forma en que se medirá. También es imprescindible indicar la fuente de donde obtendremos la información para su evaluación y la frecuencia o periodicidad con que revisaremos el indicador.

• Nombre del indicador
• Objetivo
• Concepto
• Unidad de medida
• Fuentes de origen
• Fórmula
• Frecuencia
• Meta

KPIs de un cuadro de mando de gestión de recursos humanos o dashboard

En nuestro dashboard de people analytics podemos incluir tantos indicadores como consideremos necesarios. Si tenemos que elegir, podemos indicar como las más importantes la capacitación, absentismo laboral, rotación del personal, tiempo medio para conseguir un objetivo y accidentabilidad laboral. Eso sí, siempre puedes agregar o suprimir KPIs de RRHH en función de las necesidades o características de la empresa.

Ejemplos de KPI en Recursos Humanos

A lo largo de la presente guía de indicadores de Recursos Humanos ya hemos visto algunos ejemplos de KPI en RRHH. Aspectos como el índice de rotación de personal, el tiempo medio de contratación, la tasa de promoción interna o el índice de competitividad salarial son alguno de los indicadores que nos revelan si estamos haciendo bien las cosas o si la organización tiene aspectos a mejorar.

Errores habituales en la definición de los indicadores de los departamentos de recursos humanos

Un KPI de recursos humanos aislado no significa nada. El valor reside en el análisis de su evolución, algo que no siempre teneos en cuenta. Otro error habitual es creer que son universales. Un indicador clave en una empresa puede ser totalmente irrelevante en otra. Todo depende del sector, tamaño o fase en que esté la empresa. No seguir los criterios SMART u omitir partes del KPI, siendo poco precisos en su definición, es un fallo fácil de evitar.